Wspólnota mieszkaniowa – głosowanie przez Internet

Wspólnota mieszkaniowa – głosowanie przez Internet

Ustawa o własności lokali ustanawia generalną zasadę, zgodnie z którą uchwały wspólnot mieszkaniowych zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów. Przepis nie odnosi się jednak do żadnych „technicznych” warunków formalnych podejmowania uchwał, nie wprowadza procedur oraz nie określa wymagań samego sposobu przeprowadzania aktu głosowania.

W obecnych czasach, z jednej strony – wraz z dynamicznym rozwojem środków komunikacji elektronicznej oraz upowszechnieniem usług internetowych, a z drugiej – w związku z epidemią koronawirusa w Polsce i nałożonymi ograniczeniami, praktyczną kwestią dla wielu wspólnot mieszkaniowych wydaje się możliwość zbierania głosów członków wspólnot mieszkaniowych w formie elektronicznej. Co więcej, należy zwrócić uwagę, iż choćby przed stanem zagrożenia epidemicznego w Polsce, wielu zarządzających nieruchomościami napotykało na praktyczne problemy związane ze zbieraniem głosów w trybie indywidualnego głosowania. Często, aby zebrać głosy, konieczne było podjęcie szeregu angażujących czynności organizacyjnych mających na celu odebranie wypełnionej karty do głosowania. Głosowanie nad uchwałami wspólnoty mieszkaniowej przez Internet z pewnością minimalizuje te problemy, a w konsekwencji pozwala na sprawniejsze zarządzanie wspólnotą.

Czy jednak głosowanie przez Internet we wspólnocie mieszkaniowej jest prawnie dopuszczalne, a jeżeli tak – jakie warunki techniczne należy spełnić, tak aby głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej nie zostało podważone?

Głosowanie przez Internet we wspólnocie mieszkaniowej – czy jest to prawnie dozwolone?

Jak zostało wyżej wskazane, dla ważności podjęcia uchwał, ustawa o własności lokali nie przewiduje zachowania jakiejkolwiek szczególnej formy. Ustawa wskazuje jedynie na trzy tryby głosowania:

• na zebraniu, albo
• w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, albo
• częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.

Przepis nie wskazuje ponadto w jaki sposób powinny być oddawane głosy zarówno w toku zebrań właścicieli lokali (przykładowo: poprzez podniesienie ręki, z użyciem karty do głosowania, dzięki systemu elektronicznego), jak i w drodze indywidualnego zbierania głosów.

Wydaje się zatem, iż z uwagi na brak wskazania wprost przez ustawodawcę możliwości oddawania głosów przez członków wspólnot mieszkaniowej poprzez składanie oświadczeń woli w formie elektronicznej, należy odnieść się do uregulowań zawartych w Kodeksie cywilnym dotyczących oświadczeń woli. Sądy wskazują bowiem, iż „nie ulega wątpliwości, iż głosowanie nad uchwałą jest oświadczeniem woli (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13), a „wielość tychże oświadczeń, w sytuacji, gdy stanowi o większości właścicieli, doprowadza do podjęcia wielostronnej czynności prawnej, jaką jest uchwała (patrz: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 10 lipca 2013 r., sygn. akt I ACa 18/13). Oddanie głosu należy zatem interpretować jako zajęcie stanowiska przez właściciela lokali w zakresie określonej sprawy będącej przedmiotem głosowania w celu ustalenia woli organu, tj. zebrania członków wspólnoty mieszkaniowej. W związku z powyższym oraz w świetle art. 1 ust. 2 ustawy o własności lokali, głosowanie nad uchwałą przez członków wspólnoty mieszkaniowej należy interpretować zgodnie z regułami określonymi w art. 60 Kodeksu cywilnego. Stosownie do treści art. 60 kc z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Oświadczenie woli w postaci elektronicznej może zostać złożone na szereg sposobów poprzez urządzenie elektroniczne z dostępem do Internetu, między innymi za pośrednictwem poczty elektronicznej czy aplikacji. Elektroniczna forma oświadczenia woli, choćby w sytuacji gdy oświadczenie nie jest opatrzone podpisem elektronicznym jest zatem prawnie dopuszczalną formą uzewnętrzniania woli osoby głosującej.

• Przykład: W wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., sygn. akt V ACa 110/13, wspólnota mieszkaniowa podjęła uchwałę umożliwiającą jej członkom głosowanie nad uchwałami w formie elektronicznej – poprzez Internet drogą mailową, na konto e-mail zarządcy nieruchomości, po uprzednim złożeniu deklaracji o głosowaniu w ten sposób w formie papierowej z oryginalnym podpisem i podaniem adresu mailowego. Głosowanie dokonywane przez właścicieli lokali za pośrednictwem poczty elektronicznej nie było zatem obowiązkowe i było możliwe wyłącznie wówczas, gdy członek wspólnoty złożył uprzednio pisemną deklarację. Uchwała o możliwości głosowania przez Internet została zaskarżona przez jednego z członków wspólnoty mieszkaniowej. Sąd uznał jednak, iż uchwała nie narusza interesu właścicieli lokali. Wprost przeciwnie – Sąd stwierdził, iż uchwała taka, wobec dynamicznego rozwoju środków komunikacji jest w pełni uzasadniona i skutkuje zwiększeniem dostępności dla osób zainteresowanych podjęciem przez zarząd czynności wymagających uchwały właścicieli lokali.

Należy jednak mieć na uwadze, iż wobec omawianych powyżej trybów głosowania zawartych w ustawie o własności lokali – nie można wprowadzić obowiązkowego sposobu głosowania w formie elektronicznej. Głosowanie w tej formie powinno być bowiem jedynie możliwością, ale nie może być obligatoryjne.

Jak w praktyce powinno wyglądać głosowanie w formie elektronicznej we wspólnocie mieszkaniowej?

Zgodnie z art. 60 Kodeksu Cywilnego, który jak zostało wyżej wskazane, znajduje zastosowanie w sprawie – dla złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej niezbędne jest przekazanie go dzięki systemu informatycznego innej osobie w taki sposób aby:

• mogła się ona zapoznać z jego treścią oraz
• aby była możliwość zidentyfikowania osoby, od której to oświadczenie pochodzi.

Przepis wprowadza zatem wymagania prawne, które powinny zostać spełnione, aby głosowanie przez Internet we wspólnocie było możliwe i nie zostało podważone.

W pierwszym kroku wspólnota mieszkaniowa powinna powziąć uchwałę w sprawie możliwości głosowania uchwał w formie elektronicznej oraz przyjąć regulamin głosowania uchwał właścicieli lokali w formie elektronicznej.

Ponadto każdy właściciel, który będzie zainteresowany głosowaniem drogą mailową, na skrzynkę poczty elektronicznej zarządcy nieruchomości, winien wcześniej jednorazowo złożyć odpowiednią własnoręcznie podpisaną deklarację w formie papierowej, z podaniem swojego adresu poczty elektronicznej, w której określi sposób głosowania nad uchwałami wspólnoty drogą elektroniczną. W przypadku, gdy właścicielami lokalu jest małżeństwo, rekomendujemy również zawarcie w oświadczeniu informacji, czy lokal jest w ustroju wspólności ustawowej małżeńskiej czy współwłasności w częściach ułamkowych.

W sytuacji, gdy wspólnota mieszkaniowa nie widzi konieczności posługiwania się specjalną aplikacją służącą do głosowania, należy stworzyć odrębny adres e-mail, na który właściciele lokali będą wysyłać maile ze stanowiskami odnośnie poszczególnych głosowań. Właścicielom lokali należy udostępnić możliwość głosowania: poprzez wysłanie fotokopii (skanu, zdjęcia) wypełnionej i podpisanej karty do głosowania na założony adres e-mail lub poprzez wysłanie oświadczenia zawierającego: nazwę i numer uchwały, której dotyczy oddawany głos oraz stanowisko – wskazanie czy dana osoba jest „za” czy „przeciw” podjęciu uchwały. Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub administrator powinien każdorazowo potwierdzać otrzymanie wiadomości e-mail.

W regulaminie należy ponadto uregulować inne kwestie, nie odnoszące się bezpośrednio do głosowania, takie jak przykładowo: możliwość zmiany zadeklarowanego adresu e-mail, stosowane zabezpieczenia informatyczne przesyłu danych, itd.

Komentarz Capital Legal

Orzecznictwo sądowe zajmuje liberalne stanowisko w zakresie wykładni przepisów dotyczących możliwości zbierania głosów członków wspólnot mieszkaniowych w formie elektronicznej. Podejście to wydaje się słuszne, uwzględnia bowiem obecność technologii w życiu większości członków wspólnot mieszkaniowych i ułatwia zarządzanie wspólnotami.

Na koniec warto również zwrócić uwagę nie tylko na samą możliwość głosowania w formie elektronicznej, ale również na umożliwienie zarządom wspólnot mieszkaniowych porozumienia się z właścicielami lokali poprzez e-mail, fora dyskusyjne, czy aplikacje internetowe przeznaczone dla konkretnych wspólnot. Dzięki internetowi członkowie wspólnot mieszkaniowych mogą informować się o bieżących sprawach, wspólnie ustalać treść uchwał czy wymieniać poglądy w zakresie części wspólnych nieruchomości.

Należy jednak pamiętać, iż możliwość głosowania w formie elektronicznej nie może być obligatoryjna, ale dobrowolna. Warto również skonsultować z prawnikiem oraz przyjąć regulamin głosowania uchwał właścicieli lokali w formie elektronicznej, który doprecyzowuje szczegóły techniczne związane z oddawaniem głosów.

Potrzebujesz pomocy w sprawach związanych ze wspólnotami mieszkaniowymi?

Jesteśmy zespołem adwokatów i radców prawnych z praktycznym doświadczeniem w prawie nieruchomości, zarówno komercyjnych jak i należących do osób fizycznych. Zakres świadczonych przez nas usług w znacznym stopniu dotyczy szeroko pojętej tematyki nieruchomości, z uwzględnieniem zagadnień związanych z obsługą prawną wspólnot mieszkaniowych. Zapraszamy do kontaktu.