Wypadek samochodem prywatnym użytkowanym w celach służbowych

Pani Moniko! Mamy problem! Podpisaliśmy z naszym księgowym umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – robimy tak z wieloma pracownikami biura. Siedziba firmy znajduje się z dala od komunikacji zbiorowej, a często jeździmy załatwiać sprawy do kontrahentów, czy też urzędów typu ZUS, US itp. Chcemy być fair wobec pracowników… Niestety, zdarzyło się tak, iż w godzinach pracy nasz kreatywny księgowy spowodował wypadek, w wyniku którego samochód uległ znacznemu uszkodzeniu. Zima nas zaskoczyła… Zastanawiamy się teraz czy to firma ma obowiązek ponoszenia kosztów naprawy samochodu prywatnego w związku z zaistniałą sytuacją? Prosimy o wskazówki!
Napisał do mnie Andrzej (imię zmienione), menedżer personalny z białostockiej firmy z branży spożywczej

Zgodnie z §1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych:

• samochodów osobowych
• motocykli i
• motorowerów niebędących własnością pracodawcy

zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Umowa ta zawierana jest w celu ustalenia warunków użytkowania przez pracownika pojazdu do celów służbowych. Warunki określone w umowie powinny być zgodne z przepisami rozporządzenia.

Na mocy zawartej umowy pracodawca wypłaca pracownikowi wskazane przepisami rozporządzenia stawki za kilometr przebiegu pojazdu, które mają na celu pokrycie kosztów płynów (paliwa, płynu do spryskiwaczy, oleju), ale także kosztów amortyzacji pojazdu, czy jego napraw.

W efekcie pracodawca nie będzie ponosił konsekwencji finansowych w związku z naprawą prywatnego pojazdu pracownika, chyba iż to pracodawca przyczynił się do uszkodzenia pojazdu. Samochód stanowi własność pracownika, wobec czego koszty naprawy będą obciążać pracownika, a nie jego zakład pracy.

1. Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
2. Minister adekwatny do spraw transportu w porozumieniu z ministrem adekwatnym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, adekwatnych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

Nie ma przepisu, na podstawie którego można byłoby żądać zwrotu kosztów naprawy uszkodzonego samochodu. W art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym jest mowa wyłącznie o możliwości używania do celów służbowych samochodów prywatnych. W przepisie tym nie ma mowy o możliwości czy obowiązku przyznania pracownikowi prawa do zwrotu kosztów. Zasady wszelkich rozliczeń (także sposób zwrotu kosztów eksploatacji w postaci np. kilometrówki, ryczałtu czy kosztów naprawy) powinny zostać określone w umowie cywilnej między pracodawcą a pracownikiem.

Pobierz podsumowanie zmian w kadrach i płacach 2022