Zamknięcie roku – 5 rzeczy do zrobienia przed 31 marca

Luty to w spółkach czas intensywnych przygotowań do zamknięcia poprzedniego roku – w szczególności uwaga skupia się na terminowym sporządzeniu sprawozdań: finansowego i z działalności

Rutynowe podejście do powtarzającego się co roku obowiązku sprawia, iż wiele kwestii, może umknąć. Na co trzeba zwrócić uwagę przed 31 marca?

1. Uproszczenia dla mikro i małej jednostki

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, warto przeanalizować:

• wartość sumy aktywów bilansu,
• przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz
• wysokość średniorocznego zatrudnienia.

Może się okazać, iż spółka spełnia przesłanki do uzyskania statusu mikro lub małej jednostki, a co za tym idzie do zastosowania przewidzianych w ustawie o rachunkowości uproszczeń. Są to m.in. możliwość odstąpienia od sporządzenia sprawozdania z działalności zarządu czy przygotowanie uproszczonego sprawozdania finansowego dla jednostki mikro.

Zarząd samodzielnie nie może podjąć decyzji o zastosowaniu uproszczeń. Do tego potrzebna jest decyzja organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy), a tę trzeba uzyskać z wyprzedzeniem.

2. Data ważności podpisu elektronicznego

Każde sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone podpisami elektronicznymi – podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektroniczny. Warto z odpowiednim wyprzedzeniem sprawdzić, czy wszystkie osoby podpisujące (osoba prowadząca księgi, członkowie zarządu czy wspólnicy w spółkach osobowych) posiadają istotny podpis elektroniczny.

Szczególnie ważne jest to w spółkach z zarządem jednoosobowym. Ustawodawca przewidział możliwość podpisania hybrydowego (częściowo elektronicznie a częściowo pisemnie) dla zarządów wieloosobowych. W sytuacji, gdy jest tylko 1 członek zarządu, brak podpisu elektronicznego może skutkować niezachowaniem terminu przygotowania rocznych dokumentów finansowych.

3. Testowe wgranie dokumentów do repozytorium

Po podpisaniu sprawozdań przez wymagane osoby warto sprawdzić, czy technicznie pliki spełniają wszystkie wymagania i mogą zostać złożone w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Czasami plik jest źle nazwany lub za duży. Testowe wgranie niezwłocznie po podpisaniu pozwoli na korektę nieprawidłowości i ponowne podpisanie dokumentów w terminie.

4. Treść sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności powinny zostać sporządzone zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, które określają ramy dokumentów finansowych. Ze względu na dynamikę zmian otoczenia nie należy podchodzić do tego obowiązku „schematycznie” i jedynie odświeżać dotychczasowe wzory.

Przygotowując sprawozdania warto sięgnąć do wytycznych Komitetu Standardów Rachunkowości.

5. Dalsze kroki

Ostatni krok polegający na zatwierdzeniu dokumentów finansowych dla większości spółek powinien zostać zrealizowany do końca czerwca.

Do tego czasu warto:

• zaplanować współpracę z audytorami (spotkania, nowa umowa, o ile jest konieczna),
• zweryfikować kadencje organów spółki,
• ustalić dostępność wszystkich osób, których obecność na corocznym zgromadzeniu jest niezbędna (oprócz aktualnych członków zarządu i wspólników, także byli członkowie zarządu mają prawo i obowiązek brania udziału w przygotowaniu sprawozdań i uczestniczenia w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników/akcjonariuszy – można ich z tego obowiązku z wyprzedzeniem zwolnić).

W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu.