Zamówienia publiczne czeka duża zmiana. Firmy będą potrzebowały certyfikatu

2 godzin temu

Rynek zamówień publicznych w Polsce jest wart około 587 mld zł rocznie, a do 2029 roku jego wartość może zbliżyć się do biliona złotych. Od 12 lipca 2026 roku zacznie obowiązywać nowy system certyfikacji wykonawców, który ma uprościć udział firm w przetargach. To ważne, ponieważ 7 na 10 polskich firm prywatnych nigdy nie złożyło oferty w przetargu publicznym, a nowe zasady mogą zmienić konkurencję o kontrakty finansowane z pieniędzy publicznych.

Zamówienia publiczne to zakupy towarów, usług i robót budowlanych realizowane przez administrację oraz inne podmioty publiczne. Mogą dotyczyć m.in. budowy dróg, dostaw sprzętu, usług IT, remontów, zamówień medycznych czy obsługi instytucji.

Dla części firm to jeden z najważniejszych kanałów sprzedaży. Problem w tym, iż udział w przetargach często wymaga przedstawiania tych samych dokumentów w kolejnych postępowaniach.

Certyfikat ma być „paszportem” do przetargów

Nowa certyfikacja wykonawców ma ograniczyć formalności. Firma, która uzyska certyfikat, będzie mogła łatwiej potwierdzać swoją wiarygodność oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniach.

Certyfikat ma działać jak dokument potwierdzający, iż przedsiębiorstwo przeszło wcześniejszą weryfikację. Dzięki temu przy kolejnych przetargach nie będzie musiało za każdym razem od nowa udowadniać części wymaganych informacji.

– Certyfikacja może stać się dla firm realnym narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej na rynku zamówień publicznych. Dla części przedsiębiorców będzie oznaczała szybszy dostęp do postępowań i mniejsze obciążenia administracyjne, ale dla innych okaże się koniecznością, bez której coraz trudniej będzie skutecznie konkurować o kontrakty publiczne – mówi mec. Michał Liżewski, partner kancelarii LEGALLY.SMART, specjalista z zakresu prawa zamówień publicznych.

Z czasem certyfikacja może stać się rynkowym standardem. Oznacza to, iż formalnie ma ułatwiać dostęp do przetargów, ale w praktyce może też stworzyć nową granicę między firmami przygotowanymi do nowych wymagań a tymi, które nie zdążą się dostosować.

Większość firm nie startuje w przetargach

Skala wyzwania jest duża. Z raportu Polskiego Instytutu Ekonomicznego „Miliardy na stole” wynika, iż 7 na 10 polskich firm prywatnych nigdy nie złożyło oferty w przetargu publicznym i choćby nie rozważało takiego kroku. Co więcej, tylko 13 proc. przedsiębiorstw w 2025 roku podjęło próbę udziału w postępowaniu. To pokazuje, iż dla wielu firm rynek zamówień publicznych jest zbyt trudny, zbyt sformalizowany albo zbyt ryzykowny proceduralnie.

Firmy obawiają się, iż popełnią błąd formalny, nie spełnią wymogu dokumentacyjnego albo zostaną wykluczone mimo dobrej oferty. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw takie ryzyko może zniechęcać do startu, szczególnie gdy udział w przetargu wymaga czasu, kosztów i wsparcia prawnego.

MŚP mogą mieć większy problem

Największym wyzwaniem będzie przygotowanie organizacji do nowych standardów. Certyfikacja ma wymagać uporządkowania dokumentacji oraz sposobu zarządzania ryzykiem. Nie bez znaczenia jest też compliance, czyli zgodność działania firmy z przepisami, regulaminami i wewnętrznymi procedurami. W zamówieniach publicznych ma duże znaczenie, bo wykonawca musi wykazać, iż spełnia wymagania i może rzetelnie wykonać kontrakt.

Nowe regulacje mogą szczególnie mocno dotknąć mniejsze firmy. Często nie mają one rozbudowanych działów prawnych, compliance ani administracyjnych, które mogłyby gwałtownie przygotować firmę do certyfikacji.

– Duże organizacje są zwykle lepiej przygotowane do wdrażania procedur i standardów wymaganych przy certyfikacji. Dla części sektora MŚP nowe regulacje mogą oznaczać dodatkowe koszty, konieczność reorganizacji procesów oraz ryzyko czasowego ograniczenia dostępu do rynku zamówień publicznych – tłumaczy mec. Liżewski.

Rynek jest wart setki miliardów złotych

Stawka jest wysoka, bo rynek zamówień publicznych w Polsce jest wart około 587 mld zł rocznie. Według prognoz do 2029 roku jego wartość może zbliżyć się choćby do biliona złotych.

Tak duża skala oznacza, iż zmiana zasad może mieć wpływ na wiele branż. Dotyczy to nie tylko największych firm infrastrukturalnych, ale także przedsiębiorstw z sektora IT, transportu, usług, budownictwa, ochrony zdrowia czy dostaw dla administracji.

Dla części wykonawców certyfikat może stać się sposobem na szybszy udział w przetargach i ograniczenie kosztów administracyjnych. Jednak dla innych będzie dodatkowym progiem wejścia, który wymusi zmianę sposobu działania.

Największa zmiana od lat

Nowy system certyfikacji wykonawców zacznie obowiązywać od 12 lipca 2026 roku. Eksperci przewidują, iż w kolejnych latach certyfikaty będą jednym z kluczowych elementów oceny wiarygodności firm działających na rynku publicznym – bo zamawiający sprawdzają m.in. doświadczenie, sytuację finansową, brak podstaw do wykluczenia oraz zdolność organizacyjną przedsiębiorstwa.

– W praktyce certyfikacja przełoży się na szybszy udział w postępowaniach, ograniczenie formalności oraz łatwiejsze potwierdzanie wiarygodności wykonawcy. Jednocześnie firmy, które nie przygotują się odpowiednio wcześnie do nowych wymogów, mogą mieć coraz większy problem z utrzymaniem konkurencyjności na rynku publicznym. To nie będzie wyłącznie zmiana proceduralna, ale realna zmiana zasad funkcjonowania całego rynku zamówień publicznych – podsumowuje mec. Michał Liżewski.

Firmy muszą przygotować dokumenty i procedury

Jeżeli certyfikat rzeczywiście uprości potwierdzanie warunków udziału w przetargach, może pomóc części wykonawców wejść na rynek. Jednak bez przygotowania organizacyjnego część MŚP może mieć problem z wykorzystaniem tej zmiany.

Rynek zamówień publicznych jest zbyt duży, aby przedsiębiorcy mogli go ignorować. Jednocześnie nowe przepisy pokazują, iż samo zainteresowanie publicznymi kontraktami nie wystarczy. Coraz większe znaczenie będą miały procedury, wiarygodność i zdolność firmy do działania według jasno opisanych standardów.