Zapytanie ofertowe – wzór

Zdjęcie: zapytanie ofertowe

Dzięki zapytaniu ofertowemu można poszukiwać dostawców produktów i usług. Czym dokładnie jest taki dokument? Jak go poprawnie przygotować? Kiedy będzie skutecznym narzędziem w biznesie? jeżeli szukasz odpowiedzi, zapraszamy do lektury. Pobierz też gotowy wzór!

Przygotowanie zapytania ofertowego zwykle nie wymaga dużego wysiłku. Oczywiście im trudniejszy przedmiot zapytania, tym więcej trudności może sprawiać przygotowanie zapytania, niemniej jednak warto poświęcić na ten cel swój czas i energię, ponieważ dokument uznawany jest za jedno ze skuteczniejszych narzędzi poszukiwania odpowiednich dostawców towarów i usług. Postanowiliśmy stworzyć krótki przewodnik po procesie tworzenia takiego zapytania. Zapoznaj się z nim już teraz!

Czym jest zapytanie ofertowe?

Dokument zapytania ofertowego, ma swoje korzenie w tradycji amerykańskiej. Tam nazywane jest Request For Proposal, co w uproszczeniu można określić jako RFP. Warto podkreślić, iż polskie ustawodawstwo nie określa prawnej definicji, czym jest takie zapytanie. W praktyce zapytania ofertowe pojawiają się przy transakcjach zamówień składanych w sektorze publicznym oraz prywatnym.

W transakcjach międzynarodowych pojęcie to stosowane jest zamiennie z poniższymi określeniami:

• zapytanie o informację (ang. Request For Information – RFI);
• zapytanie o cenę (ang. Request For Proposal – RFP).

Co odróżnia zapytania ofertowe w sektorze publicznym i prywatnym?

Zapytanie ofertowe znajduje zastosowanie w sektorze publicznym i prywatnym. Kiedy jest ono wykorzystywane i jakie podmioty wystosowują zapytanie lub udzielają informacji?

Zapytanie ofertowe w sektorze publicznym

Celem składania zapytań ofertowych w sektorze publicznym jest chęć wyłonienia najlepszego spośród dostawców towarów lub wykonawców usług. Tryb oraz forma zapytań składanych w sektorze publicznym ograniczone są przez szereg unormowań i uregulowań prawnych o randze krajowej.

Zapytania w sektorze publicznym składają między innymi:

• jednostki samorządu terytorialnego;
• instytucje państwowe;
• instytucje ochrony zdrowia;
• jednostki należące do sektora szkolnictwa;
• jednostki kulturalne.

Podczas składania zapytań te podmioty zobowiązane do przestrzegania uregulowań zawartych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych. Przytoczona ustawa określa warunki, których spełnienie jest konieczne, aby możliwe było skorzystanie z instytucji zapytania ofertowego.

Taką formę w sektorze publicznym stosuje się jedynie w przypadku, kiedy szacunkowa wartość zamawianych towarów lub usług nie przekroczy konkretnego pułapu finansowego dokładnie określonego w aktualnie obowiązujących aktach prawnych. Limity te ulegają zmianom, ale w tej chwili wynoszą około 30 tysięcy euro netto, bez podatku VAT. Kiedy wartości są wyższe niż dopuszczalne, konieczne będzie zastosowanie bardziej skomplikowanej formy przetargowej.

Zapytanie ofertowe w sektorze prywatnym

Cel użycia zapytania ofertowego w przypadku podmiotów działających w sektorze prywatnym jest dokładnie taki sam, jak w przypadku sektora publicznego – wyłonienie najlepszej spośród złożonych przez dostawców lub usługodawców ofert. Zapytania składane przez przedsiębiorców prywatnych powinny jednak spełniać jedynie wymogi wewnętrznych przepisów i regulaminów. Ustawodawstwo nie przewiduje odrębnych przepisów regulujących realizację usług z sektora prywatnego, który dokonuje zakupów z własnych środków na podstawie składanych zapytań.

Jakie elementy powinno zawierać zapytanie ofertowe?

Aby komunikacja zachodząca pomiędzy nadawcą a odbiorcą zapytania ofertowego przebiegała możliwie najsprawniej, warto przestrzegać pewnych zasad redakcyjnych, tworząc taki dokument. Przede wszystkim zapytanie powinno składać z się z szeregu elementów. Wśród tych najczęściej stosowanych wymienia się:

• dane zamawiającego;
• szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
• opis;
• warunki płatności;
• miejsce realizacji zamówienia;
• termin realizacji zamówienia;
• określenie całkowitej wartości przedmiotu zapytania ofertowego, czyli szacunkowej wartości zamówienia;
• informacje o prowadzonym postępowaniu:
• warunki udziału;
• zasady prowadzenia postępowania;
• sposób prowadzenia postępowania;
• informacje o sposobie składania oferty;
• formę oraz elementy składanej oferty:
• KRS lub CEIDG;
• oświadczenie oferenta dotyczące zachowania tajemnicy;
• termin ważności składanej oferty;
• szereg dokumentów jakościowych;
• warunki i okres gwarancji;
• informacje dodatkowe;
• kryteria wyboru oferenta;
• termin i miejsce składania ofert;
• sposób powiadomienia o wybranej ofercie.

W jaki sposób wybrać najlepszą ofertę? Jakie kryteria stosować?

Wybór oferenta odbywa się na podstawie parametrów składanych ofert. Oczywiste jest, iż wybór pada na najlepszą ofertę. Najlepsza nie musi być wcale ta najtańsza, dlatego tak ważne jest szczegółowe określenie kryteriów wyboru. Ważne, aby wybór oferty był dokonywany w zgodzie z obowiązującymi w danej organizacji procedurami. Często przy wyborze pomaga system ocen punktowych oferentów, który ma charakter jawny.

Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty nie mogą wykazywać znamion dyskryminacji potencjalnych oferentów, ani nikogo faworyzować. Suma wartości kryteriów zawsze powinna stanowić 100%. Wśród najpopularniej stosowanych kryteriów stosuje się:

• cenę;
• dostawę;
• gwarancję.

Kryteria powinny mieć uniwersalny charakter. Niedopuszczalne jest, aby jednoznacznie wskazywały na konkretnego dostawcę lub wykonawcę. Każde zapytanie ofertowe musi uwzględniać zasady równego traktowania oraz uczciwej konkurencji.

Zasady wysyłki zapytania ofertowego

Aby zapytanie ofertowe spełniło swoją funkcję, powinno zostać wysłane do co najmniej trzech dostawców lub usługodawców. Istotne jest, aby wybrana forma wysyłki umożliwiała uzyskanie potwierdzenia jego przesłania. Wśród najczęściej wybieranych form wysyłania zapytań wymienia się:

• faks;
• list polecony z potwierdzeniem odbioru;
• pocztę kurierską;
• drogę elektroniczną z funkcją potwierdzenia odbioru wiadomości;
• ofertę składaną osobiście u oferenta.

Jak napisać zapytanie ofertowe – przykład dokumentu

Zapytanie ofertowe wysyła się do adresata w celach informacyjnych. Ma ono służyć zorientowaniu się, czy jest on zainteresowany podjęciem współpracy, jej ewentualnymi warunkami i kosztami.

Układ zapytania ofertowego

Wzór zapytania ofertowego powinien mieć konkretny układ. Wśród obowiązkowych elementów dokumentu znajdują się:

• miejscowość i data – w prawym górnym rogu;
• dane nadawcy – po lewej stronie;
• dane odbiorcy (adresata) – po prawej stronie;
• nagłówek;
• zwrot grzecznościowy – element nieobowiązkowy;
• część zasadnicza zawierająca określenie przedmiotu zapytania ofertowego:
• oznaczenie pożądanego towaru lub usługi;
• prośba o przesłanie oferty wyświadczenia usługi lub sprzedaży towaru;
• zapytanie o formę płatności;
• termin realizacji zamówienia;
• forma transportu;
• czas obowiązywania oferty;
• prośba o odpowiedź;
• zapewnienie o możliwości podjęcia stałej współpracy – opcjonalnie;
• zwrot grzecznościowy;
• pieczątka;
• podpis.

Zapytanie ofertowe – wzór do pobrania

Cały czas nie wiesz, w jaki sposób sporządzić zapytanie ofertowe? Zagadnienie jest dla ciebie zupełną nowością i chciałbyś zobaczyć wzór takiego dokumentu? Specjalnie dla ciebie sporządziliśmy darmowy wzór zapytania ofertowego w PDF i docx. Wystarczy, iż go pobierzesz, edytujesz, uzupełnisz i prześlesz do adresatów. Nie zapomnij się wcześniej własnoręcznie podpisać, a następnie wybrać formę wysyłki, która umożliwia otrzymanie potwierdzenia otrzymania pisma przez odbiorcę. Powodzenia!

Jakich błędów nie powinieneś popełniać przy tworzeniu zapytania ofertowego?

Błędnie sformułowane zapytanie ofertowe może spowodować wiele trudności i przysporzyć dodatkowej pracy. Niewłaściwie sformułowany dokument może również całkowicie odstraszyć oferentów lub przyciągnąć jedynie tych, których produkty lub usługi cechują się niską jakością.

Najpopularniejszym z błędów jest niedbale sporządzony tekst zapytania ofertowego. Może on zawierać błędy merytoryczne, być nieprecyzyjny, stawiać przed oferentami wygórowane i nieuzasadnione oczekiwania lub wymagać zachowania nierealnych terminów realizacji. Niedopuszczalne jest tworzenie zapytań ofertowych zawierających znamiona podejmowanych prób manipulacji, czyli na przykład uwzględniających podejrzanie krótki czas realizacji, krótki czas na złożenie oferty lub opis przedmiotu zamówienia, który faworyzuje produkty lub usługi oferowane przez konkretny podmiot. Takie zachowania noszą znamiona nieuczciwej konkurencji i mogą wiązać się z konsekwencjami prawnymi lub utratą dobrej reputacji przez zamawiającego.

Konsekwencje źle sformułowanego zapytania ofertowego

Podstawową konsekwencją nieprawidłowo sformułowanego zapytania ofertowego jest konieczność realizacji zakupu towaru lub usługi niespełniających oczekiwań zamawiającego. Aby tego uniknąć, należy starannie przygotować dokument, a następnie przeprowadzić jego wnikliwą ocenę pod kątem nieistotnych oczekiwań. Należy pamiętać, aby swoją uwagę skupiać na dopracowywaniu kluczowych zagadnień.

Podsumowując, zapytanie ofertowe jest dokumentem pozwalającym na skuteczne poszukiwanie najlepszych dostawców produktów i usług. Aby jednak pismo spełniało swoją rolę, powinno zostać skrupulatnie sprawdzone. Nie może zawierać błędów merytorycznych ani znamion stosowania praktyk nieuczciwej konkurencji czy faworyzowania. Zapytanie ofertowe może zostać wystosowane zarówno przez podmioty należące do sektora prywatnego, jak i publicznego. W obydwu przypadkach służy podobnemu celowi. Warto jednak wiedzieć, iż w przypadku podmiotów publicznych wystosowanie dokumentu wiąże się z koniecznością dostosowania się do licznych uregulowań prawnych.

Najczęściej zadawane pytania

Jak poprawnie napisać zapytanie ofertowe?

Pisząc poprawne zapytanie ofertowe należy zawrzeć w nim: przeznaczenie i funkcje, jakie ma spełniać usługa/dostawa, dodatkowe wyposażenie, warunki dostawy, niestandardowe wykończenie. Szczegółowe instrukcje i wzór znajdziesz w naszym artykule.

Jak napisać maila z zapytaniem o ofertę?

Pisząc maila z zapytaniem o ofertę, zawrzyj w nim wszystkie informacje, które chcesz uzyskać, takie jak oznaczenie pożądanego towaru lub usługi, prośba o przesłanie oferty wyświadczenia usługi lub sprzedaży towaru, zapytanie o formę płatności, termin realizacji zamówienia, forma transportu, czas obowiązywania oferty.

Kto podpisuje zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe podpisuje wykonawca lub osoba mająca prawo do reprezentowania wykonawcy.

W jakim celu sporządza się zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe składa się w celu zaproszenia dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert dostarczenia konkretnego produktu lub usługi.