1 dzień temu
Kartoteki pacjentów zawierają szereg danych wrażliwych, dlatego podlegają szczególnym obostrzeniom pod kątem archiwizacji. Te same zasady obowiązują zarówno w przypadku prywatnych gabinetów lekarskich, jak i szpitali. Poznaj dobre praktyki przechowywania dokumentacji medycznej pacjentów.
Okres archiwizacji dokumentacji medycznej
Archiwizowanie dokumentacji medycznej co do zasady trwa 20 lat, jednak od tej zasady są pewne wyjątki. Kartoteki pacjentów poniżej 2. roku życia przechowujemy 22 lata, natomiast okres 30-letni obowiązuje w przypadku zgonu pacjenta z powodu uszkodzenia ciała. Krócej archiwizujemy zdjęcia RTG (10 lat) oraz skierowania na badania i zalecenia lekarskie (5 lat).
Jak prawidłowo archiwizować dokumentację pacjentów?
Dane pacjentów należą do kategorii danych zwykłych (imię, nazwisko, numer pesel) oraz wrażliwych (informacje o stanie zdrowia). Obowiązek ich szczególnej ochrony wynika nie tylko z RODO, ale również z ustawy o prawach pacjenta. Więcej na temat samej archiwizacji dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Natomiast dobre praktyki w zakresie przechowywania danych pacjentów to:
- segregowanie ich według jasnych zasad,
- zachowanie zasad bezpieczeństwa (używanie haseł, szyfrów, zamykanych szaf czy sejfów),
- ochrona przed zniszczeniem,
- stosowanie technik anonimizacji.
Bardzo ważna jest również natychmiastowa utylizacja danych po upływie okresu, w którym ich przechowywanie jest wymagane.
Archiwum stacjonarne czy elektroniczne?
Obecnie dokumentacja pacjentów przechowywana jest głównie w formie elektronicznej. Wynika to z obowiązku prowadzenia kartotek w ten właśnie sposób. Ze względu na to, iż został on wprowadzony stosunkowo niedawno, wiele gabinetów medycznych wciąż dysponuje archiwami stacjonarnymi, przy czym nie mają obowiązku ich digitalizacji. Dlatego archiwizacja danych bardzo często przebiega dwutorowo. Pamiętajmy, iż takie same obostrzenia w zakresie bezpieczeństwa obowiązują przy archiwach stacjonarnych i elektronicznych.
Zabezpieczenie dokumentów zawierających dane wrażliwe to zadanie, które można powierzyć specjalistom. Oferta firmy posiadającej wieloletnie doświadczenie w obsłudze podmiotów działających w branży medycznej dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/. To ważne, by wybrać partnera, który wie, na czym polega archiwizacja kartotek i jak powinna przebiegać. W tym przypadku najważniejsze są trzy kwestie: bezpieczeństwo, terminowość i skrupulatność.
