Awaria Krajowego Systemu e-Faktur: jak wystawić fakturę

16 czerwca 2023 r. sejm uchwalił ustawę, która wprowadziła obowiązek e-fakturowania od 1 lipca 2024 r. Niedługo, bo już 1 stycznia 2025 r. obowiązek obejmie większość przedsiębiorców. Co mają zrobić, jeżeli system ulegnie awarii, lub będzie niedostępny?

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system system udostępniony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, udostępnianie oraz otrzymywanie faktur. Faktury te są sporządzane według określonego schematu, w ustrukturyzowanej formie.

Kogo obowiązuje wystawianie faktur dzięki Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Wystawianie faktur w systemie Krajowym Systemie e-Faktur obowiązuje czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku. Podatników zwolnionych z VAT podmiotowo i przedmiotowo obowiązek obejmie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Nie mogę wystawić faktury w Krajowym Systemie e-Faktur! Co się dzieje?

Jak każdy system, również Krajowy System e-Faktur może ulec awarii lub być zwyczajnie niedostępny. Problem z wysyłką może również powstać po stronie przedsiębiorcy.

Awaria to sytuacja, gdy system z jakiegoś powodu przestał działać. Komunikat o awarii znajdziesz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz za pośrednictwem systemu interfejsowego. jeżeli informacji o awarii KseF nie można podać w tych miejscach, to może zostać udostępniona dzięki mediów społecznościowych.

Niedostępność ma miejsce wtedy, gdy jesteśmy wcześniej poinformowani o braku możliwości skorzystania z systemu. Może się to zdarzyć na przykład przy planowanych pracach serwisowych.

Problem wysyłki po stronie podatnika pojawia się gdy masz problem z wysyłką faktury spowodowany na przykład brakiem dostępu do Internetu.

Wystawianie i udostępnianie faktur w czasie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur

W czasie awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury w formie ustrukturyzowanej, zgodnej z ustawowym wzorem poprzez swój program do fakturowania. Następnie taką fakturę udostępnia nabywcy w uzgodniony sposób. Tak wystawiona faktura musi być oznaczona kodem umożliwiającym dostęp do niej w Krajowym Systemie e-Faktur. W terminie do 7 dni roboczych od zakończenia awarii systemu należy przesłać do niego wystawione faktury.

Za datę wystawienia takiej faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika na fakturze, natomiast za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez kontrahenta poza system. W przypadku nieudostępnienie faktury nabywcy poza systemem, za datę otrzymania uznaje się dzień nadania numeru Krajowego Systemu e-Faktur.

Wystawianie i udostępnianie faktur w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Gdy Krajowy System e-Faktur jest niedostępny, na przykład z powodu prac serwisowych, podatnik wystawia fakturę dzięki systemu do fakturowania w wymaganej ustawą ustrukturyzowanej formie. Następnie przesyła ją do kontrahenta w uzgodniony sposób. Faktura musi zostać wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur na następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności.

Co robić, gdy przyczyna braku dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur leży po stronie podatnika?

W przypadku gdy problem z wysyłką faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) leży po stronie podatnika, faktury należy wystawić w postaci elektronicznej dzięki systemu do fakturowania. Muszą one zachować wymaganą ustawą ustrukturyzowaną formę. Następnie trzeba je przesłać do kontrahenta w uzgodniony wcześniej sposób. W takich przypadkach fakturę trzeba przesłać do Krajowego Systemu e-Faktur nie później niż w kolejnym dniu roboczym po wystawieniu faktury.

Kary pieniężne za brak faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

Naczelnik urzędu skarbowego nakłada karę pieniężną gdy podatnik pomimo obowiązku

• nie wystawia faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
• nie wystawia faktury zgodnie z udostępnionym wzorem w przypadku awarii, niedostępności, albo problemów leżących po stronie podatnika

nie przesyła w wymaganym terminie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

Osobie, która nie dotrzyma obowiązku grozi kara w wysokości

• 100% podatku wykazanego na tej fakturze
• 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktury bez wykazanego podatku

Kary zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.

Krajowy System e-Faktur w Polsce działa na razie na zasadzie dobrowolności. Co za tym idzie, dla większości podatników jest to coś zupełnie nowego. Dla wielu osób zmieni kompletnie metody fakturowania. Najwięcej zmian odczują osoby wystawiające faktury bez użycia systemów komputerowych.

Przed wejściem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych warto zapoznać się z przepisami, żeby uniknąć nieprzyjemności, na przykład kar pieniężnych. Warto też korzystać z systemów udostępnianych na rynku, takich jak inFakt, które zapewniają integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Sprawdź, jak działa KSeF w inFakt!