Awaria systemu KSeF

Awaria to zgodnie z potocznym rozumieniem stan niesprawności uniemożliwiający korzystanie z danego urządzenia lub systemu, który wystąpił w sposób nagły i niespodziewany. Awaria może dotyczyć więc także KSeF. Trzeba odróżnić ją od stanu niedostępności KSeF, pod którym to pojęciem ustawodawca przewiduje przede wszystkim prowadzenie zaplanowanych prac serwisowych. Innymi słowy niedostępność będzie planowana a informacja o niej pojawi się z wyprzedzeniem. Awaria będzie zaś zaskakiwać podatników niczym zima drogowców.

Co się więc zadzieje, gdy KSeF ulegnie awarii? Na start rozróżnić trzeba dwa rodzaje awarii. Ważna jest tu – co interesujące – perspektywa sposobu informowania o wystąpieniu takiej awarii.

Awarie komunikowane na stronach BIP (art. 106ne ust. 1 VATU)

Awarie KSeF z zasady komunikowane będą na stronach BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU). Zgodnie z art. 106nf ust 1 VATU, w okresie trwania awarii komunikowanej na stronach ministerialnych, podatnik ma przez cały czas obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem schemy faktury ustrukturyzowanej. Tyle tylko, iż faktury wystawiane w takiej formie podatnik powinien udostępniać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Podatnik jest także obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Co równie ważne, datą wystawienia takiej faktury jest data wskazana na fakturze w pozycji P_1. Datą otrzymania takiej faktury jest zaś data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Chyba, iż data ta jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (wówczas za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru).

Faktura wystawiana w sposób uzgodniony z kontrahentem może zaginąć. Fiskus przewidział rozwiązanie także na taki wypadek. Oto bowiem na wniosek nabywcy podatnik może udostępnić ponownie tę fakturę, o ile ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do KSeF. Alternatywnie podatnik może też wystawić ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

Gdy awaria zostanie okiełznana, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, wskazanego w BIP w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik musi przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia numerów identyfikujących. o ile podatnik nie wypełni ww. obowiązków (a więc wystawi w okresie awarii fakturę niezgodną ze wzorem lub nie wyśle do KSeF faktury w ciągu 7 dni od uporania się z awarią), naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara pieniężna może być nałożona w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Tyle dobrego, iż kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025 r.

Awaria nie wyklucza korygowania faktur. Mamy tu dwa przypadki do rozpatrzenia. Po pierwsze – faktura korygująca do faktury wystawionej w czasie awarii. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać numer KSeF. Oznacza to, iż fakturę korygującą można wystawić dopiero po nadaniu przez system numeru KSeF (a więc w praktyce po ustaniu awarii). Po drugie – faktura korygująca wystawiona w czasie awarii (do faktury ustrukturyzowanej wystawionej w czasie sprawności KSeF). Korekty takie wystawia się zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Na zasadach wskazanych wyżej (również z obowiązkiem wysłania ich do KSeF w ciągu 7 dni od dnia kończącego okres awarii).

Awarie komunikowane w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3 VATU)

Inaczej rzecz ma się w przypadku awarii komunikowanych w środkach społecznego przekazu. Tu – zgodnie z art. 106ng VATU, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Dla tego przypadku nie przewiduje się obowiązku przekazywania faktur do KSeF po ustaniu tej awarii. Nie ma też w związku z powyższym sankcji związanych z naruszeniem ww. przepisów. Inna sprawa, iż z założenia to rozwiązanie może być stosowane jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury). Fiskus tłumaczy propozycję takiego rozwiązania „ogólną sytuacją geopolityczną Polski”. Po zakończeniu awarii komunikowanej w ww. sposób podatnik będzie z powrotem obowiązany do wystawiania e-faktur. Oby jednak sytuacji tej nie trzeba było sprawdzać w praktyce.

Komentarz