Boże Narodzenie w firmie – jak sfinansować prezenty dla pracowników

Co roku w okresie przedświątecznym, wielu pracodawców decyduje się na wręczenie upominków swoim pracownikom. Mogą być one finansowane ze środków obrotowych firmy lub ze środków przeznaczonych na cele socjalne. To właśnie od wyboru źródeł finansowania, zależeć będą w znacznej mierze obowiązki dotyczące oskładkowania i opodatkowania przyznawanych pracownikom świadczeń.

Prezenty finansowane ze środków ZFŚS

Powszechnie akceptuje się, iż prezenty świąteczne dla pracowników są świadczeniami o charakterze pomocowym. Mieszczą się przez to w definicji działalności socjalnej uregulowanej w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych („ZFŚS”). Pracodawca, który zdecyduje się na finansowanie prezentów ze środków socjalnych, powinien jednak zachować pewną ostrożność.

Zgodnie z podstawową zasadą dysponowania środkami z ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń, a także wysokość dopłat z funduszu zawsze powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Jest to tzw. kryterium socjalne.

Wręczanie prezentów finansowanych ze środków socjalnych, powinno być również dokonywane w oparciu o odpowiednie postanowienia regulaminu ZFŚŚ. Regulamin przyjęty u pracodawcy, powinien więc wskazywać, np. w jaki sposób pracodawca różnicuje wartość paczek, uzależniając je od indywidualnej sytuacji pracowników.

Niejednolite stanowisko

Orzecznictwo dotyczące wobec obowiązku stosowania kryterium socjalnego przy finansowaniu świadczeń z ZFŚS nie jest jednolite.

Zgodnie z pierwszym poglądem: Pracodawca, który przyznaje świadczenia z ZFŚS musi za każdym razem kierować się sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracowników. Odmienne postanowienia regulaminu funduszu są nieskuteczne.

Zgodnie z drugim poglądem: Pracodawca, który przyznaje świadczenia z ZFŚS musi kierować się sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracowników tylko w odniesieniu do ulgowych świadczeń i usług (a nie do wszystkich świadczeń z ZFŚS). Regulamin funduszu może ustalać, iż pracownicy korzystają z niektórych świadczeń w oparciu o zasadę powszechnej dostępności.

Mimo wszystko, to ten pierwszy pogląd zdaje się przeważać. Przychylny mu jest zwłaszcza ZUS, który często uznaje, iż prawidłowa interpretacja przepisów ustawy o ZFŚS nie zezwala na przyznanie świadczeń z ZFŚS pracownikom „po równo”, czyli z pominięciem indywidualnej analizy ich sytuacji pod kątem kryterium socjalnego. Według ZUS, tak przyznane świadczenia powinny być traktowane jako dodatki do wynagrodzenia. Niesie to za sobą konsekwencje w zakresie oskładkowania tychże świadczeń.

Tym samym, aby zminimalizować ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości przy finansowaniu świątecznych prezentów z ZFŚS, warto zadbać by:

• zasady ich przyznawania były uregulowane w regulaminie ZFŚS;
• a świadczenia były przyznawane z zastosowaniem kryterium socjalnego.

Prezenty finansowane ze środków obrotowych

Pracodawca, który nie chce stosować krytriów socjalnych przy wręczaniu upominków świątecznych lub taki, u którego nie funkcjonuje ZFŚŚ, może przeznaczyć na ten cel bieżące środki.

Ma wówczas dowolność przy ustalaniu zasad przyznawania świadczeń, ich rodzaju czy wartości. Taki pracodawca może wypłacić wszystkim jednakowe premie świąteczne, rozdać bony o tej samej wartości, czy też wręczyć pracownikom takie same upominki.

Oskładkowanie i opodatkowanie prezentów

Przy ustalaniu ewentualnych obciążeń składkowo-podatkowych wynikających z wręczanych pracownikom prezentów, należy zwrócić uwagę na trzy podstawowe kwestie, tj.:

1. z jakiego źródła finansujemy prezenty,
2. jakiego rodzaju świadczenie decydujemy się podarować (paczkę, czy np. bon towarowy),
3. jaka będzie wartość takiego prezentu.

[ZUS]

Zgodnie z rozporządzeniem składkowym upominki finansowane z ZFŚS nie stanowią podstawy składek społecznych (§ 2 ust. 1 pkt 19). Przepisy nie ustanawiają w tym zakresie limitu kwotowego. Zwolnienie nie jest również uzależnione od rodzaju danego świadczenia. Istotne jest tylko źródło finansowania. Niemniej jednak, jak już sygnalizowano powyżej, ZUS przeważnie uznaje, iż wyłączone z oskładkowania są tylko te świadczenia z ZFŚS, które zostały przyznane z zastosowaniem kryterium socjalnego.

Prezenty sfinansowane ze środków obrotowych, stanowiące ich przychód ze stosunku pracy, powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

[PIT]

Z podatku dochodowego zwolniona będzie wartość prezentów otrzymanych przez pracownika – sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS – łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Wyjątkowo, na mocy szczególnych regulacji covidowych, jeszcze do końca 2023 r., limit ten wynosi 2000 zł (art. 52l pkt 3 ustawy o PIT).

Opodatkowaniu w pełnej wysokości, bez ograniczeń, podlega za to wartość bonów, talonów, kart podarunkowych zwanych elektronicznymi bonami czy kuponów biletowych, bez względu na źródło ich finansowania (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).

W przypadku finansowania upominków ze środków obrotowych przedsiębiorstwa albo niezastosowania przez pracodawcę kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS, zasadniczo pełna ich wartość stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, jeżeli upominek taki traktowany jest jako część wynagrodzenia. Takie świadczenia trzeba więc doliczyć do pozostałych przychodów osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i pobrać zaliczkę na zasadach ogólnych.

Alternatywnie – w przypadku upominków nie mających związku ze świadczeniem pracy (nie stanowiących elementu wynagrodzenia za pracę) – mogą być one potraktowane jako darowizny na rzecz pracowników. W takim wypadku firma nie musi potrącać zaliczki na PIT ani składek na ubezpieczenia społeczne. Są zwolnione z podatku do limitów wynikających z przepisów o podatku od spadków i darowizn. Wówczas jednak, co do zasady, wydatki na ich nabycie nie stanowią też kosztu podatkowego dla firmy.

W tabeli poniżej znajdą Państwo krótkie podsumowanie.