Co z elektronizacją doręczeń sądowych?

1 lipca przestał obowiązywać stan zagrożenia epidemiologicznego. W czasie pandemii wiele tradycyjnych procesów przeniesiono w ramy cyfrowe – w tym m.in. doręczanie części przesyłek sądowych. Czy wykorzystywany w tym celu Portal Informacyjny wciąż będzie użytkowany? Co z e-Skrzynką i czym jest System Teleinformatyczny?

Pytań jest dużo, dlatego w tym artykule przyglądamy się obecnym i przyszłym formom komunikacji z sądami – w kontekście zniesienia stanu epidemiologicznego, ale również niedawnego orzecznictwa Sądu Najwyższego oraz planowanych zmian w przepisach.

3 cyfrowe formy komunikacji z sądem

W kontekście elektronicznych form komunikacji z sądem najczęściej mówi się o 3, które prezentujemy na poniższej grafice:

Powyższe systemy o podobnej funkcji budzą wiele wątpliwości. Przyjrzyjmy się im po kolei, by zrozumieć ich działanie i występujące między nimi różnice.

Portal Informacyjny

W czasach pandemii sądy mogły korzystać ze szczególnej możliwości doręczeń, dzięki której konieczność wysyłania przesyłek pocztowych w sposób tradycyjny została ograniczona. Organ mógł przekazać:

• adwokatowi,
• radcy prawnemu,
• rzecznikowi patentowemu,
• Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej,

pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym – Portalu Informacyjnym. Takie doręczenie wywoływało skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego (analogiczne dla doręczenia pisma sądowego).

Możliwość doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego była wprowadzona jedynie na czas stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w ciągu roku od odwołania tego z nich, który obowiązywał jako ostatni.

Co po tej dacie? 9 maja 2023 r. do sejmu wpłynął Rządowy projekt ustawy nowelizującej Kodeks postępowania cywilnego[1], który ma uregulować tę kwestię na stałe.

Portal Informacyjny zostanie na stałe?

Proponowana nowelizacja wprowadza do k.p.c. art. 131^1a, zgodnie z którym sąd doręcza:

• adwokatowi,
• radcy prawnemu,
• rzecznikowi patentowemu,
• prokuratorowi,
• organowi emerytalnemu określonemu przez ministra adekwatnego do spraw wewnętrznych lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej,

pisma sądowe wyłącznie poprzez umieszczenie ich treści w Portalu Informacyjnym. Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.

Zmiana ta wprowadzi obowiązek doręczania pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. jeżeli więc zostanie przyjęta, to równoległe wysyłanie pisma w formie papierowej będzie zbędne.

W takich okolicznościach rozwiązanie to nie będzie już tylko doraźną regulacją na czas zagrożenia pandemią. Stanie się wówczas regularnym i obligatoryjnym przepisem proceduralnym regulującym sposób doręczenia przesyłek profesjonalnym pełnomocnikom przez sądy.

Nie dotyczy to jednak w dalszym ciągu samych stron niereprezentowanych przez pełnomocnika – korespondencja kierowana z sądu bezpośrednio do stron będzie odbywać się w formie papierowej.

W proponowanym brzmieniu nowelizacji wprowadzono jednak jedno zastrzeżenie: doręczanie pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego mogłoby odbywać jedynie wówczas, gdy nie ma możliwości przekazania korespondencji za pośrednictwem Systemu Teleinformatycznego. Czym więc jest System Teleinformatyczny i czym różni się od Portalu Informacyjnego?

System Teleinformatyczny

System Teleinformatyczny figuruje w Kodeksie postępowania cywilnego (art. 131¹ k.p.c.) od 8 września 2016 r., jako jedna z form komunikacji sądu (i z sądem). Jest to rozwiązanie odrębne od Portalu Informacyjnego, który miał początkowo – jak sama nazwa wskazuje – walor informacyjny.

System Teleinformatyczny to rozwiązanie, którego założeniem było umożliwienie prowadzenia całości lub znacznej części akt sprawy. Jego istotną cechą miało być umożliwienie stronom skutecznego składania wniosków procesowych i doręczania w ten sposób pism sądowych.

Zaznaczmy jednak, iż doręczenia za pośrednictwem Systemu Teleinformatycznego miały być realizowane jedynie, o ile adresat:

• wniósł pismo za pośrednictwem tego systemu albo
• wybrał ten system jako platformę, za pośrednictwem której chce wnosić i otrzymywać pisma.

Czy w obecnym stanie technologicznym komunikacja za pośrednictwem Systemu Teleinformatycznego jest w ogóle możliwa?

Nie, w praktyce system obsługi spraw sądowych nie istnieje. Trudno choćby ustalić, na jakim etapie realizacji jest proces wdrożenia.

Przedłużające się prace i rozporządzenie unijne eIDAS zmotywowały ustawodawcę do wprowadzenia kolejnej formy elektronicznych doręczeń. Mowa o adresie doręczeń elektronicznych, czyli tzw. e-Skrzynce.

Adres doręczeń elektronicznych (e-Skrzynka)

Nowy art. 131² § 1 k.p.c. stanowi, iż o ile warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, doręczeń dokonuje się na wpisany do bazy adres do doręczeń elektronicznych (o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych), wpisany do bazy adresów elektronicznych. W przypadku jego braku – doręczeń dokonuje się na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z którego adresat wniósł pismo.

Choć wspomniane przepisy wchodzą w życie już w grudniu 2023 r. to w pierwszej kolejności obowiązek komunikacji tą drogą będą miały tylko organy administracji publicznej, ZUS, NFZ czy jednostki samorządu terytorialnego. Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura oraz organy ścigania będą zobowiązane stosować tę formę dopiero od 1 października 2029 r.

Minister Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia może określić terminy, od których w postępowaniach w sprawach z poszczególnych zakresów albo w poszczególnych sądach pismo procesowe będzie można wnosić na adres elektroniczny sądu i w których możliwe będzie doręczanie w ten sposób pism przez sąd.

Ważną kwestią będzie również gotowość obywateli na prowadzenie korespondencji z sądem w formie elektronicznej. O ile osoby prawne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego (w celu komunikacji z organami administracji, samorządami itp.) będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych już w najbliższej przyszłości (terminy prezentujemy na grafice poniżej), o tyle dla osób fizycznych posiadanie takiego adresu będzie dobrowolne.

Wprowadzone zamiany są na tyle świeże, iż nie powstało jeszcze wymagane rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości (w porozumieniu z ministrem adekwatnym do spraw informatyzacji) określające warunki techniczne i organizacyjne oraz szczegółowy tryb i sposób dokonywania doręczeń. Pozostaje nam zatem czekać.

Czy nadchodzi cyfrowa rewolucja?

W tej chwili mamy dwie działające formy elektronicznej komunikacji z sądem:

• Portal Informacyjny (do komunikacji sądów z profesjonalnymi pełnomocnikami), który zostanie z nami na stałe, o ile zostanie przyjęta rządowa nowelizacja k.p.c.,
• e-Skrzynkę, z której będzie można korzystać w pełni dopiero od 1 października 2029 r. (do komunikacji sądu ze stronami i pełnomocnikami).

Trzecia opcja, System Teleinformacyjny, wciąż nie została wdrożona.

A co z tradycyjnym mailem i skrzynką e-PUAP? w tej chwili nie mogą one zastąpić tradycyjnej, papierowej komunikacji z sądami. Oczywiście organy stosują oba rozwiązania, jednak mają one jedynie charakter informacyjny i nie mogą zastąpić dokumentu złożonego na papierze.

Potwierdził to niedawno Sąd Najwyższy w swoim postanowieniu z 29 marca 2023 r. w sprawie o sygn. III CZ 427/22. Organ uznał w nim, iż dopóki nie istnieje System Teleinformatyczny obsługujący sprawy sądowe, o którym mowa w kodeksie postępowania cywilnego, tak długo przesłanie pisma do sądu mailem czy też za pośrednictwem platformy e-PUAP nie wywołuje skutków procesowych. Tym samym nie wymaga podjęcia przez sąd czynności o charakterze faktycznym (wydrukowanie załącznika do maila) i procesowym (np. wezwania do podpisania wydruku).

Informatyzacja sądownictwa w zakresie doręczania przesyłek idzie więc bardzo powoli. Odległy termin dla wprowadzenia w pełni działającej e-Skrzynki oraz brak faktycznego wdrożenia Systemu Teleinformatycznego to dwie przesłanki, które mogą świadczyć o tym, iż sądy (a może bardziej budżet państwa) nie są gotowe na postęp cyfrowy na miarę XXI wieku.

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania do powyższej treści, zachęcamy do kontaktu z autorką.

[1] Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych, ustawy – Kodeks postępowania karnego oraz niektórych innych ustaw (druk nr 3216)