Czy KSeF dotyczy Ciebie?

Kogo i od kiedy będzie obowiązywał KSeF? Jakie transakcje będą podlegały temu systemowi? Które transakcje będą z niego wyłączone? o ile nie jesteś pewien odpowiedzi na powyższe pytania zapraszam do lektury artykułu. Dowiesz się czy KSeF obejmuje również Ciebie.

Co to jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, stworzony i nadzorowany przez Ministerstwo Finansów, poprzez który przedsiębiorcy będą doręczać, i z którego będą pobierać faktury VAT. Nie oznacza to, iż nie wystawisz już faktury w swoim programie. To przez cały czas będzie możliwe, a choćby konieczne. Jednak, aby „weszła ona do obrotu” i była uznana za fakturę, będziesz ją musiał przesłać właśnie poprzez ten system. Szerzej o koncepcji KSeF pisałem tutaj.

KSeF obecnie

Być może nie zdajesz sobie sprawy, iż Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już od 2022 r. Tyle, iż nie jest on obowiązkowy. Co to oznacza w praktyce?

Do lipca 2024 roku będziesz mógł go testować i wdrażać w swojej firmie, tak aby płynnie korzystać z niego po tej dacie. Nie oznacza to, iż po jego wdrożeniu będziesz już musiał z niego korzystać. Możesz sprawdzić, jak on działa i próbnie wysłać poprzez KSeF kilka faktur, a pozostałe przesyłać tak jak dotychczas.

Dobrowolność KSeF oznacza również, iż Twój kontrahent niekoniecznie musi z niego korzystać i nie chce z niego korzystać dobrowolnie. W takim przypadku będziesz musiał dostarczyć mu fakturę w tradycyjny sposób – np. mailem, osobiście lub pocztą.

Może się jednak zdarzyć, iż kontrahent wyrazi zgodę na korzystanie KSeF. Zgoda ta musi być pewna -tzn. najlepiej abyś odebrał od swojego kontrahenta takie oświadczenia – czy to w mailu czy na piśmie. Kluczowym bowiem zagadnienie przy korzystaniu z KSeF jest to, iż wprowadzenie danych do tego systemu jest równoznaczne z wystawieniem takiej faktury, ale również z jej odebraniem przez kontrahenta. Dlatego sugeruję, aby zgodę kontrahenta utrwalić, tak by w przyszłości nie kwestionował otrzymania takiej faktury.

Przykład

Pan Adam prowadzi kancelarię prawną. Nie zatrudnia innych osób. Swoje usługi świadczy głównie na rzecz dużego dewelopera – DOM spółka z o.o. Ma również zawarte umowy z kilkoma innymi podmiotami. DOM spółka z o.o. zwróciła się do Pana Adama o przesyłanie faktur dzięki KSeF. Dla bezpieczeństwa Pan Adam poprosił o wyrażenie pisemnej zgody na taką formę przesyłania faktur. Po opanowaniu systemu Pan Adam zwrócił się do pozostałych swoich klientów o taką możliwość przesyłania faktur. Jednak część z nich odmówiła i do tych klientów Pana Adam przez cały czas musi wysyłać faktury w umówionej formie (osobiście, pocztą lub elektronicznie).

Model fakultatywny stosowania KSeF skończy się z dniem 30 czerwca 2024 roku.

KSeF dla wszystkich?

Od 1 lipca 2024 roku, wszyscy podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, będą zobowiązania do stosowania KSeF. Ale, jak to już jest w prawie podatkowym, z pewnymi wyjątkami.

Nie ma znaczenia czy świadczysz swoje usługi sam – np. jesteś informatykiem i masz jednego kontrahenta, czy też prowadzisz duże przedsiębiorstwo produkcyjne lub gospodarstwo rolne. o ile jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT będziesz musiał stosować KSeF od lipca 2024 roku.

Przypomnę, iż czynnym podatnikiem VAT nie jest każdy przedsiębiorca, a jedynie ten, który musiał lub chciał dokonać rejestracji do podatku VAT. Status czynnego podatnika VAT objawia się tym, iż masz prawo odliczać podatek VAT z faktur kosztowych, ale również masz obowiązki np. składanie deklaracji czy plików JPK oraz zapłatę do urzędu skarbowego tego podatku (a dokładnie różnicy między podatkiem należnym a naliczonym).

Przykład

W lipcu 2024 roku Pan Adam przesłał wszystkie wystawione przez siebie faktury do KSeF. Nie odbierał już oświadczeń od swoich kontrahentów (tych, którzy wcześniej nie wyrazili zgody na KSeF). Niestety jeden z nich, nie zapłacił za usługi Pana Adama. Po rozmowie telefonicznej okazało się, iż nie jest on czynnym podatnikiem VAT, a w związku z tym nie korzysta z KSeF, czyli nie otrzymał faktury. Pomimo zdziwienia Pana Adam, jego klient miał rację.

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT

Jednym z wyjątków związanych z obligatoryjnym stosowaniem KSeF od lipca 2024 roku, jest sytuacja, gdy nasz kontrahent nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Nie oznacza to jednak, iż tacy podatnicy nie będą musieli stosować KSeF. Podatnicy zwolnieni z podatku od towarów i usług lub ci, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione z tego podatku, będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2025 roku.

Przykład

Pan Adam, zaskoczony taką sytuacją z klientem, zwrócił się do niego z prośbą o wyrażenie zgody na przekazywanie faktur poprzez KSeF. Klient wyraził zgodę wysyłając maila. Następną fakturę Pan Adam może już przekazać za pośrednictwem KSeF. Gdyby klient nie wyraził zgody, Pan Adam mógłby wysyłać temu klientowi fakturę poprzez KSeF dopiero od stycznia 2025 roku.

Warto też zwrócić uwagę na jeden przypadek. Dotyczy on osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, ale wynajmujących nieruchomość. Taka osoba też jest podatnikiem VAT – chociaż najczęściej korzysta ze zwolnienia. o ile wynajem jest na cele mieszkalne, to wówczas transakcja jest zwolniona z VAT, a w związku z tym faktury wystawiasz wyłącznie na żądanie nabywcy – innej osoby fizycznej. W takim przypadku nigdy nie będziesz musiał rejestrować się do KSeF.

Ale o ile wynajmujesz swoją nieruchomość na inne cele (np. spółce, która prowadzi tam działalność) to od stycznia 2025 r. takie osoby będą musiały wystawiać fakturę w KSeF – choćby o ile nie zarejestrowały się jako czynni podatnicy VAT.

Przykład

Pani Anna jest właścicielką lokalu mieszkalnego. Wynajmuje go podmiotowi, który wykorzystuje ten lokal do działalności gospodarczej – świadczy w nim tzw. najem krótkoterminowy. Łączny przychód Pani Anny z najmu nie przekracza 200 000 zł – korzysta one ze zwolnienia podmiotowego. Spółka oczekuje od Pani Anny faktury za najem tego lokalu. Od stycznia 2025 roku Pani Anna będzie musiała korzystać z KSeF.

Przykład

Pan Tomasz również posiada lokal mieszkalny. Wyjmuje go państwu Nowak, na cele mieszkalne. Pan Nowak również potrzebuje faktury za najem, gdyż jego firma dofinansowuje mu ten wydatek. W takim przypadku Pan Tomasz nie będzie zobowiązany do przesyłania faktury poprze KSeF, ale wyda ją w formie papierowej lub elektronicznej.

Kiedy nie występuje KSeF

Jak wskazałem w powyższym przykładzie, niektórych faktur nie będziesz musiał wprowadzać do tego sytemu. I to niezależne od tego czy przyjdzie lipiec 2024 czy też styczeń 2025 r. Dotyczy to właśnie sprzedaży udokumentowanej fakturą wystawioną na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Jeżeli kupujący – nieprowadzący działalności gospodarczej – zażąda wydania faktury, to masz obowiązek mu ją wystawić. Jednak taka faktura nie jest wprowadzana do KSeF.

Dodatkowa nie będzie obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez podmioty, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (podmioty zagraniczne). Podmioty te będą mogły fakultatywnie korzystać z KSeF.

Faktury z kasy rejestrującej a KSeF

Faktury mogą być drukowane przez drukarki fiskalne (kasy rejestrujące). Za fakturę uznaje się również paragon fiskalny, na którym znajduje się numer NIP nabywcy – o ile kwota takiej faktury nie przekracza 400 zł. Te dokumenty będą obowiązkowo wprowadzane do KSeF dopiero od stycznia 2025 roku. Do tego czasu podatnik ma możliwość przekazywania jej kontrahentom w formie papierowej lub elektronicznej.

Takie sytuacje zdarzają się najczęściej na stacjach paliw albo w dużych supermarketach, w których zasadniczo zakupy są dokonywane przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej.

Nie zostawiaj integracji z KSeF na ostatnią chwilę.
Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego już teraz!

Sprawdź