Czym jest faktura pro forma (faktura proforma) i kiedy należy ją stosować?

Zdjęcie: faktura proforma

Faktura proforma (faktura pro forma) to dokument księgowy o charakterze informacyjnym. Wystawia się go w celu przedstawienia własnej oferty sprzedaży towarów lub usług. Sprawdź, co powinieneś wiedzieć na temat tego dokumentu!

Faktura pro forma, określana zwyczajowo mianem faktury proforma, to dokument o charakterze informacyjnym. Wystawiany jest dla przedstawienia swojej oferty handlowej oraz w celu zabezpieczenia własnych interesów. Tego rodzaju dokument często spotyka się w obrocie gospodarczym, dlatego warto poznać jego charakterystykę, strukturę i funkcje. Zapraszamy do lektury!

Czym jest faktura pro forma (faktura proforma)?

Nazwa faktury (pro forma) wywodzi się z języka łacińskiego i oznacza czynność dokonywaną dla pozoru, tymczasowo i prowizorycznie. W wielu przypadkach spolszczona forma jest pisana łącznie, jako „faktura proforma”. Zapis ten, choć często spotykany, nie jest jednak uznawany za poprawny.

Faktura pro forma jest dokumentem wystawianym kontrahentowi w celu poinformowania go o szczegółach planowanej transakcji oraz ewentualnych płatnościach, z którymi będzie się ona wiązać. Faktura może zawierać również ofertę zawarcia transakcji, wezwanie do zapłaty, propozycję lub zapowiedź wystawienia wiążącej faktury. Faktury pro forma nie uznaje się za dowód księgowy,

Faktura pro forma i jej praktyczna funkcja

Tak zwana faktura proforma to wzór dla wystawienia adekwatnej faktury VAT. Dzięki jej zastosowaniu może sobie ułatwić sprzedaż i poprawić relację z kontrahentami. Dzieje się tak, ponieważ jeszcze przed dokonaniem transakcji są oni dokładnie poinformowani o nabywanych produktach i ich cenie. Należy mieć na uwadze, iż faktura pro forma pełni jedynie funkcję informacyjną i jest zapowiedzią lub wizualizacją przyszłej faktury. Nie należy zatem na jej podstawie dokonywać zapisów w ewidencji księgowej.

Cel wystawiania faktury pro forma

Podstawowym celem, jaki przyświeca wystawcy faktury pro forma, jest spełnienie funkcji marketingowej. Faktura ta jest bowiem swego rodzaju ofertą handlową, którą sprzedawca lub usługodawca pragnie złożyć kontrahentowi. Faktura może służyć również potwierdzeniu złożonej oferty, gdy sprzedawca lub usługodawca oświadcza drugiej stronie transakcji swoją wolę zawarcia umowy sprzedaży. Tak zwaną fakturę proforma wystawia się też, aby potwierdzić przyjęcie zamówienia do realizacji.

Na fakturze pro forma widnieją się dokładnie te same elementy, jakie później znajdą się na adekwatnym dokumencie sprzedażowym. Są to więc w szczególności:

• stawka i kwota podatku VAT;
• kwota brutto;
• proponowany termin zapłaty należności.

Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?

Odbiorca towaru lub usługobiorca mogą na podstawie takiej faktury dokonać wpłaty, ale środki otrzymane przez sprzedawcę nie będą mogły zostać adekwatnie zaksięgowane do czasu, gdy ten nie wystawi adekwatnej faktury VAT. Omawiany rodzaj faktury nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych, co oznacza to, iż w imieniu prawa nie należy do dokumentów księgowych. Sprzedawca lub usługodawca jest zatem zobowiązany do wystawienia faktury VAT zaraz po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru lub wykonaniu usługi.

Nie występuje żaden obowiązek prawny co do wystawiania faktury pro forma. To zabieg dobrowolny.

Zadania faktury pro forma w obrocie gospodarczym

Podstawowym zadaniem wystawiania proform jest podtrzymanie dobrych relacji z przyszłymi klientami. Często służą one nawiązywaniu wstępnej współpracy handlowej i są podwaliną pod nawiązywanie dalszych kontaktów i relacji w obrocie gospodarczym.

Tak zwana proforma służy również przygotowaniu kontrahenta na przyszłe koszty zakupu. Daje to możliwość optymalnego rozplanowania budżetu, co z kolei wpływa na terminowość realizacji zapłaty.

Wystawianie faktury pro forma – jakie elementy powinna zawierać?

Informacje zawarte w fakturze pro forma są tożsame z tymi, które pojawią się we adekwatnym dokumencie. Odmienny będzie jedynie nagłówek. Często się zdarza również, iż faktury pro forma są wyraźnie oznaczone czerwonym znakiem wodnym, aby nie było możliwości pomylenia ich z tymi adekwatnymi.

Do elementów, jakie znajdą się na fakturze, zalicza się:

• datę wystawienia faktury;
• numer identyfikujący w sposób jednoznaczny fakturę pro forma;
• imiona i nazwiska lub nazwy wystawcy oraz odbiorcy faktury;
• adresy kontrahentów;
• datę dokonania dostawy towarów lub wyświadczenia usługi;
• nazwę produktu, towaru lub usługi;
• jednostkę miary i ilość dostarczanych towarów lub wykonywanych usług;
• cenę jednostkową towarów lub usług netto;
• kwoty rabatów i upustów;
• wartość sprzedaży netto;
• stawkę opodatkowania VAT;
• kwotę podatku VAT;
• wartość sprzedaży brutto;
• kwotę do zapłaty wyrażoną słownie.

Co jeszcze może znaleźć się w treści?

Wśród elementów nieobligatoryjnych, które mogą się znaleźć na fakturze, figurują:

• termin realizacji transakcji;
• termin zapłaty za transakcję;
• forma zapłaty (gotówka lub przelew).

Warto wiedzieć, iż w przypadku faktury pro forma nie jest wymagane złożenie podpisu na dokumencie – ani tym wystawionym w wersji papierowej, ani w wersji elektronicznej.

Czy jest ustalony ostateczny termin na wystawienie dokumentu?

Nie ma konkretnego terminu, kiedy należy wystawić fakturę pro forma. Ważne jednak, aby nie robić tego po otrzymaniu zaliczki lub przedpłaty, ponieważ wówczas na sprzedawcy ciąży obowiązek wystawienia adekwatnej faktury VAT. Z wystawianiem faktur pro forma nie wiążą się żadne konsekwencje ani rygory prawne, dlatego warto tego rodzaju dokumentów wystawiać jak najwięcej. Pełnią one bowiem w przedsiębiorstwach usługowych i sprzedażowych istotną funkcję marketingową.

Faktura pro forma a konsekwencje podatkowe

Dokumentu określanego potocznie jako faktura proforma, w przeciwieństwie do innych faktur, nie uznaje się za dowód księgowy. Mimo to jest on coraz częściej wykorzystywany w obrocie gospodarczym podczas transakcji pomiędzy kontrahentami. Dzieje się tak, ponieważ dokument nie powoduje skutków podatkowych, a posiada duże walory informacyjne.

Faktura pro forma nie powoduje obowiązku zapłaty wskazanego w tym dokumencie podatku, nie stanowi też podstawy do odliczenia wykazanego w dokumencie podatku VAT. Co ważne, wystawienie tego rodzaju faktury nie zwalnia sprzedawcy lub usługodawcy z obowiązku wystawienia faktury adekwatnej będącej dokumentacją dla dokonanej dostawy lub wyświadczonej usługi.

Podsumowując, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu prawa podatkowego. Służy ona jedynie celom marketingowym i informacyjnym. To pewnego rodzaju oferta handlowa. Jej wystawianie nie jest kwestią obligatoryjną, ale coraz częściej stosowaną praktyką. Otrzymanie tego rodzaju faktury nie powoduje wystąpienie obowiązku podatkowego, ale również nie daje możliwości skorzystania z odliczeń od podatku. Faktura pro forma przyjmuje postać tradycyjnej faktury VAT, a różnicę stanowi odmienny tytuł oraz numeracja dokumentu. Czasami na dokumencie pojawia się także wyraźny znak wodny.