Dlaczego należy negocjować załączniki do umowy najmu?

Umowa najmu lokalu komercyjnego (lokal biurowego, handlowego, usługowego) przeważnie jest dokumentem składającymi się z kilkudziesięciu stron A4. Poza „dokumentem głównym”, tj. samą umową najmu komercyjnego, do umowy dołączane są także liczne załączniki, a treść umowy wskazuje, iż „załączniki są integralną częścią umowy”. Postanowienie to oznacza, iż wszystkie załączniki do umowy najmu lokalu komercyjnego mają taki sam status prawny jak jej postanowienia znajdujące się w paragrafach, punktach, podpunktach, literach „dokumentu głównego”. Zarówno najemcy jak i wynajmujący często zapominają o tym fakcie i negocjują wyłącznie samą treść umowy, podczas gdy niektóre z załączników umowy najmu lokalu mogą często regulować kwestie istotniejsze niż postanowienia „dokumentu głównego”. Równie często występuje sytuacja, gdy najemca pozostawia treść danego załącznika do ustalenia wynajmującemu lub nie ma świadomości, iż załącznik również podlega negocjacjom, ponieważ jest „standardem wynajmującego”. Tymczasem treść załączników do umowy najmu lokalu komercyjnego powinna podlegać negocjacjom stron na równi z treścią „dokumentu głównego”. W niniejszym artykule zostały opisane załączniki do umów najmu komercyjnego, które bezwzględnie powinny podlegać negocjacjom przed zawarciem umowy wraz ze wskazaniem, które elementy załączników powinny być negocjowane. Należy zwrócić jednak uwagę, iż niniejszy artykuł ma charakter jedynie poglądowy i nie odnosi się do każdego stosunku najmu, a każda umowa najmu komercyjnego powinna zostać przeanalizowana przez prawnika.

Umowa najmu – zabezpieczenia umowy najmu

Standardowym postanowieniem w umowach najmu komercyjnego jest zobowiązanie najemcy, aby we wskazanym terminie od dnia zawarcia umowy najmu, jednak nie później niż na 2/3 dni przed datą przekazania lokalu:

• wpłacił na rzecz wynajmującego kaucję lub dostarczył gwarancję bankową zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku,
• dostarczył oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego, co do obowiązku wydania przedmiotu najmu oraz w trybie 777 § 1 pkt 5 Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku.

Zabezpieczenie umowy najmu kaucją zostało szczegółowo opisane w tym artykule, zabezpieczenie umowy najmu oświadczeniem o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybach wskazanych w art. 777 kpc w tym artykule, a zabezpieczenie z gwarancją bankową w tym artykule.

W sytuacji opisanej powyżej, gdy treść „dokumentu głównego” umowy najmu lokalu komercyjnego odnosi się wprost do załączników, dla obu stron umowy najmu niezwykle istotne będą warunki zabezpieczeń. Przykładowo kaucja może bowiem obejmować kwotę jednego czynszu, ale może obejmować kwotę trzykrotnie większą, co będzie dla najemcy skutkować nałożeniem konkretnych zobowiązań finansowych jeszcze przed objęciem lokalu. Wynajmujący może również wskazać, iż akceptuje gwarancję bankową wystawioną przez konkretny bank lub, iż gwarancja ma obejmować nie tylko czynsz najmu, ale również opłaty eksploatacyjne za wskazany okres. Podobnie oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji może obejmować nie tylko kwotę czynszu, ale także przykładowo kary umowne, które mogą być nałożone na najemcę w związku z niewykonaniem jakiegoś zobowiązania na podstawie umowy najmu komercyjnego lub na przykład odsetki od kwot głównych. Powyższe kwestie mają fundamentalne znaczenie dla obu stron umowy najmu komercyjnego i mogą powodować poważne konsekwencje finansowe w szczególności dla najemcy, a zatem wszystkie załączniki odnoszące się do zabezpieczeń umowy najmu lokalu komercyjnego, powinny zostać poddane negocjacjom przed zawarciem umowy.

Umowa najmu – prace adaptacyjne najemcy / wynajmującego

Na rynku nieruchomości komercyjnych rzadko zdarza się, iż stan danego lokalu w pełni odpowiada potrzebom najemcy. Przyjętą praktyką jest zatem wykonanie tak zwanego fit-out’u, tj. kompleksowego przygotowania powierzchni i indywidualnej aranżacji przestrzeni lokalu. Przykładowo, najemcy może zależeć na powierzchni typu open space lub na pokojach przedzielonych ścianami działowymi. Stopień złożoności fit-out’u zależy również od przedmiotu działalności jaka ma być prowadzona w lokalu, szczególnie w zakresie lokali usługowych, przykładowo: sklepów, siłowni, centrów rozrywki, w zakresie których należy dostosować instalacje elektryczne, teletechniczne, SAP i DSO, czy instalacje sanitarne, w tym klimatyzacji i wentylacji. Fit-out może ponadto obejmować kwestie związane z pracami demontażowymi, montażem stolarki, drzwi, wykładzin podłogowych, malowaniem, tapetowaniem, oświetleniem, itd.

Prace adaptacyjne mogą zostać wykonane przez wynajmującego na jego koszt i ryzyko przed przekazaniem lokalu najemcy lub mogą zostać wykonane przez najemcę na jego koszt i ryzyko już po przekazaniu lokalu. Sposoby rozliczenia nakładów na przedmiot najmu zostały opisane w tym artykule. Bez względu jednak na to, która strona wykona prace adaptacyjne, niezwykle istotne jest aby w załączniku do umowy najmu lokalu przede wszystkim określić zakres prac adaptacyjnych, które zostaną zrealizowane w ramach fit-out’u lokalu. Ponadto, należy doprecyzować sposób wykonania prac adaptacyjnych, parametry techniczne poszczególnych elementów, materiały, kolory, typy elementów, itd. Z naszego doświadczenia wynika, iż im precyzyjniej zostaną opisane poszczególne elementy prac adaptacyjnych, tym bardziej zminimalizowane będzie ryzyko, iż najemca lub wynajmujący będą interpretowali odmiennie zakres tych prac, co może prowadzić do potencjalnych sporów. Ponadto zmiana prac adaptacyjnych, które zostały już wykonane w przedmiocie najmu może okazać się kosztowna. Istotne zatem, aby na tym etapie strony negocjowały zakres załącznika wraz z osobami posiadającymi odpowiednią wiedzę techniczną dotyczącą wskazanych powyżej kwestii. Ponadto załącznik ten powinien określać harmonogram wykonywania prac w ramach dostosowania lokalu do przedmiotu działalności najemcy, dzięki czemu wynajmujący i najemca będą mieli kontrolę nad terminowością wykonywania prac.

Umowa najmu – standard podstawowego wyposażenia lokalu

Na wstępie należy stwierdzić, iż na rynku nieruchomości komercyjnych nie istnieje żaden wzór tego jak powinien wyglądać lokal biurowy, a standard wyposażenia lokalu odnosi się do jego wielu elementów, m. in. jego stanu technicznego, składników wyposażenia i ich zużycia, instalacji oraz elementów wykończeniowych.

W praktyce załącznik opisujący standard podstawowego wyposażenia lokalu powinien zatem odnosić się przede wszystkim do takich elementów lokalu jak wykładzina, sufit, powierzchnia ścian, drzwi, łazienki (jeśli nie są częściami wspólnymi nieruchomości), typy ścian działowych, dostosowanie klimatyzacji, itd. Analogicznie jak przy załączniku opisującym zakres prac adaptacyjnych najemcy / wynajmującego, niezwykle istotne szczególnie dla najemcy jest, aby możliwie precyzyjnie określić poszczególne elementy podstawowego wyposażenia lokalu. Nie wystarczy zatem napisać, iż w lokalu będą znajdowały się 4 pary drzwi. Należy określić przykładowo, iż drzwi wejściowe pomiędzy powierzchnią biur, a holem windowym będą drzwiami aluminiowymi przeszklonymi danego typu, o danej wysokości wraz z określeniem producenta, a pozostałe drzwi wewnątrz lokalu będą drzwiami drewnianymi ze skrzydłami wykończonymi konkretnym laminatem, o danej wysokości wraz z określeniem producenta. Innym przykładem mogą być zastosowane farby w przedmiocie najmu. Rekomendowane jest określenie producenta farb, określonych kolorów farb oraz zakresu odmalowania przedmiotu najmu.

Umowa najmu – opłaty eksploatacyjne

Przez opłaty eksploatacyjne należy rozumieć comiesięczne opłaty, które najemca zobowiązany jest uiszczać związane z kosztami bieżącego funkcjonowania, utrzymania w należytym stanie lub niezbędnymi naprawami i remontami budynku, w którym znajduje się lokal oraz grunt, na którym posadowiony jest budynek. Opłaty eksploatacyjne to zatem wszystkie koszty związane z utrzymaniem nieruchomości, budynkiem położonym na nieruchomości oraz jego obsługą. W skład opłat eksploatacyjnych wchodzą przede wszystkim:

• podatek od nieruchomości oraz opłaty roczne z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości,
• opłaty za zarządzanie i administrowanie nieruchomością,
  koszty mediów dostarczanych do budynku (zużytych w sposób inny niż bezpośrednio przez najemców), w szczególności koszty ciepłej i zimnej wody oraz ogrzewania, koszty wentylacji i klimatyzacji, koszty energii elektrycznej, koszty dostępu do usług telekomunikacyjnych budynku i nieruchomości,
• koszty konserwacji i napraw budynku oraz jego powierzchni wspólnych, parkingów i otoczenia,
• koszty konserwacji, naprawy, obsługi, kontroli, serwisowania, oświetlenia i modernizacji wszelkich maszyn, urządzeń, aparatur, sprzętu i instalacji znajdujących się w budynku, innych niż te należące do najemców budynku,
• koszty sprzątania budynku oraz jego powierzchni wspólnych, parkingów i otoczenia, a także urządzeń ogólnego przeznaczenia,
• koszty ogrzewania, wentylacji i chłodzenia lokali najemców z wyłączeniem kosztów energii elektrycznej zużytej przez urządzenia zainstalowane w lokalach najemców,
• koszty odprowadzania ścieków sanitarnych,
• koszty związane z zapewnieniem bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz koszt zapewnienia monitoringu pożarowego.

Z punktu widzenia wynajmującego korzystne jest, aby załącznik do umowy najmu komercyjnego zawierający listę opłat eksploatacyjnych stanowił katalog otwarty, tzn. listę określającą „w szczególności” opłaty wskazane w załączniku. Wynika to przede wszystkim z tego, iż umowy najmu lokalu komercyjnego zawierane są często na okres choćby 30 lat (co zostało szerzej opisane w tym artykule), wynajmujący zatem negocjując umowę nie jest w stanie przewidzieć wszystkich opłat jakie mogą być związane z użytkowaniem budynku w przyszłości. Przykładowo, od dnia 1 stycznia 2019 r. właściciele budynków wartych łącznie ponad 10 mln zł, którzy czerpią dochody z najmu komercyjnego płacą podatek w wysokości 0,035% wartości początkowej budynku miesięcznie.

Z drugiej strony, najemca negocjujący umowę najmu lokalu komercyjnego powinien dążyć do tego, aby załącznik stanowił katalog zamknięty, tj. odnosił się wprost do wszystkich opłat, które najemca zobowiązany będzie ponosić w trakcie obowiązywania umowy najmu komercyjnego. W tej sytuacji, choćby gdy prawo nałoży na wynajmującego nowe opłaty czy podatki, najemca nie będzie zobowiązany do uiszczania ich w ramach opłat indywidualnych.

Komentarz Capital Legal

Treść załączników do umowy najmu komercyjnego powinna podlegać negocjacjom stron na równi z treścią „dokumentu głównego”. Jak zostało wskazane powyżej treść poszczególnych załączników do umowy najmu komercyjnego i zakres zobowiązań stron może stanowić o zasadności i opłacalności (bądź nie) zawarcia danej umowy. Ponadto, precyzyjne opisanie w załącznikach zobowiązań stron może minimalizować lub eliminować ryzyko wystąpienia konfliktu na etapie wykonywania umowy najmu komercyjnego.

Należy jeszcze zwrócić uwagę, iż umowy najmu komercyjnego zawierają również inne załączniki, których znaczenie jest mniejsze niż tych załączników, które zostały opisane w niniejszym artykule, np. odpisy z KRS dla wynajmującego i najemcy, protokół zdawczo-odbiorczy, plan piętra, plan lokalu czy odpis z księgi wieczystej dla nieruchomości. Treść tych załączników powinna jednak również zostać zbadana przez prawnika przed zawarciem umowy najmu komercyjnego.

Potrzebujesz pomocy?

Jeżeli potrzebujesz pomocy prawnika od nieruchomości przy sporządzeniu umowy najmu lub analizie jej postanowień, skontaktuj się z nami.