Dodatki za zdalną pracę bez podatku

Firmy intensywnie przygotowują się na nowe, wchodzące 7.4.2023 r., zasady rozliczania pracy zdalnej. Jeden z dylematów, jaki muszą rozwiązać, to sposób wyliczenia nieopodatkowanych dodatków dla pracowników. Eksperci przestrzegają przed wolnoamerykanką.

– Rekompensaty nie mogą być dowolne. Muszą odzwierciedlać rzeczywistość, inaczej fiskus może je zakwestionować – mówi Artur Kowalski, doradca podatkowy w kancelarii AK-TAX.

– jeżeli dodatki nie będą adekwatne do ponoszonych w czasie pracy w domu kosztów, skarbówka uzna je za formę wynagrodzenia, które powinno być opodatkowane – potwierdza Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w InFakt.

Przypomnijmy, iż zgodnie z nowymi regulacjami pracownikowi na home office trzeba zapewnić odpowiednie materiały i narzędzia. Pracodawca musi też pokryć koszty pracy w domu, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Zatrudniony może wykorzystywać do pracy na odległość własny sprzęt (np. komputer czy telefon). Przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent. Pracodawca może także wypłacać załodze ryczałty, odpowiadające przewidywanym kosztom home office.

Z przepisów o pracy zdalnej wynika też, iż to, co pracownicy dostaną od firmy (ekwiwalenty, ryczałty, narzędzia, zwrot kosztów), nie jest ich przychodem. Nie muszą więc przejmować się podatkiem.

– Fiskus może jednak ten przychód naliczyć, jeżeli rekompensaty okażą się wyższe niż koszty zdalnej pracy. Oznaczałoby to korekty rozliczeń i konieczność zapłaty podatku – ostrzega Artur Kowalski.

Jak wyliczyć kwoty dodatków dla pracowników, aby skarbówka ich nie zakwestionowała? Nowe przepisy stanowią, iż „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

– Pracodawca musi więc razem z pracownikiem sporządzić kosztorys, z którego jasno wynika, w jaki sposób określono wysokość rekompensaty. Przykładowo, da się wyliczyć wydatki na prąd, jeżeli znamy cenę za kWh energii i wiemy, ile jej zużywa wykorzystywany przez osiem godzin dziennie komputer. jeżeli pracownik sam go sobie kupił, pracodawca też powinien mu to zrekompensować, np. przyznając miesięczny dodatek w wysokości odpisu amortyzacyjnego, jaki nalicza się dla tego rodzaju sprzętu – tłumaczy Piotr Juszczyk.

– Przy rozliczaniu kosztów domowego internetu należy przyjąć jakąś proporcję, wiadomo przecież, iż nie jest wykorzystywany tylko do celów służbowych – przestrzega Artur Kowalski.

Jakie kwoty nie wzbudzą podejrzeń skarbówki? – Każda sytuacja jest inna, wydaje się jednak, iż fiskus nie będzie się szczegółowo przyglądać ryczałtom czy ekwiwalentom w wysokości 100–200 zł miesięcznie. Wyższe mogą już go zainteresować – mówi Artur Kowalski.

– Ustalenie prawidłowych i bezpiecznych zasad przyznawania dodatków dla osób pracujących poza firmą stanowi nie lada wyzwanie dla pracodawców. Warto jednak o to zadbać, dobry regulamin pracy zdalnej może nam służyć przez lata. I zabezpieczyć przed niepotrzebnymi sporami z fiskusem – podsumowuje Piotr Juszczyk.