Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym

Czym jest faktura pro-forma? W jakim sytuacjach powinna zostać wystawiona? Ministerstwo Finansów w komunikacie z dnia 2 kwietnia 2013 podało informacje dotyczące nie uznawania faktur pro forma za dokument księgowy. Dowiedz się więcej na ten temat – szczegóły w poniższym artykule.

Czym jest faktura proforma?

Faktura pro-forma jest dokumentem wystawianym w obrocie gospodarczym. Wystawienie faktury proforma spełnia jedynie funkcję informacyjną, nie ujmuje się faktury proformy w ewidencjach księgowych.

Pro forma nie odzwierciedla sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej, a jej celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty, przyjęcia zamówienia do realizacji, swoiste wezwanie do zapłaty, swoista zapowiedź

Wyraźne oznaczenie dokumentu wyrazami proforma powoduje, iż nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT. Wystawienie faktury pro formy (mimo użycia słowa “faktura” na dokumencie) nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.

Wystawienie faktury

Wystawiony dokument proforma nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru/ wykonania usługi albo otrzymanie zapłaty (w całości lub części) przed dostawą towaru/wykonaniem usługi.

Fakturę podstawową należy wystawić w terminie:

• 30 dni od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub montażowych,
• 60 dni od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
• 90 dni od dnia wykonania czynności – w przypadku drukowania książek
• z upływem terminu płatności – dla dostaw m.in. energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, najmu, ochrony, stałej obsługi prawnej i biurowej.
• do 15 dnia następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę lub dokonano dostawy towarów/usług – w pozostałych przypadkach

Fakturę, co do zasady, można również wystawić przed dokonaniem sprzedaży (faktury wystawiane z góry). Nie mogą być one jednak wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru/wykonaniem usługi;
• otrzymaniem – przed dokonaniem dostawy towaru/wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty,

Jak traktować proformę, która zawiera wszystkie elementy faktury?

Zagadnienie faktury proformy, która zawiera wszystkie elementy wymagane dla faktury nie jest jednoznacznie uregulowane przepisami, dlatego pojawiają tu się sprzeczne interpretacje.

Z jednej strony mamy Odpowiedź Ministerstwa Finansów dotyczącą dokumentów określanych mianem faktur pro-forma, w którym Ministerstwo wprost wskazuje, iż niezasadne jest stanowisko, iż wystawienie pro formy (w celu np. potwierdzenia przyjęcia zamówienia), w przypadku gdy będzie zawierała wszystkie dane wymagane dla faktur (w tym kwotę podatku), rodzi obowiązek zapłaty wykazanego podatku do urzędu skarbowego na podstawie art. 108 ustawy o VAT. Na końcu Ministerstwo podkreśla, iż zmiany w 2013 roku dotyczące wystawiania faktur nie zmieniły merytorycznego podejścia charakteru dokumentów proforma. Samo wyjaśnienie jest z roku 2013, jednak w wydawanych interpretacjach indywidualnych (np. z roku 2020, czy z 2018) możemy spotkać odniesienie do danych wyjaśnień, czyli potwierdzenie tego stanowiska.

Z drugiej strony mamy art. 108 ustawy o VAT, który wskazuje, iż jeżeli dany podmiot wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku jest obowiązany do jego zapłaty.

Według stanowiska Krajowej Informacji Skarbowej artykuł ten mówi o fakturze, a zatem nie o dokumencie będącym proformą, noszącym takie miano. Ustawa o VAT nie przewiduje w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu wystawiania dokumentów określanych mianem “pro forma”.

Na wątpliwości, jak traktować dokument o nazwie faktura proforma, która zawiera wszystkie elementy wymagane dla faktur VAT składa się to, iż w tej chwili faktura nie musi zawierać oznaczenia “faktura”, “faktura VAT” oraz to, iż fakturę można wystawić przed dokonaniem dostawy towaru/świadczeniem usługi. A zatem fakturę oraz proformę różnić może jedynie nazwa.

Jednoznacznego rozstrzygnięcia, jak należy traktować proformę, zawierającą wszystkie elementy faktury nie znajdziemy, dlatego aby uniknąć potencjalnych problemów – wystawiając proformę, wystarczy nie umieszczać na niej wszystkich składowych dla faktury – dla swojego bezpieczeństwa w razie ewentualnych sporów z urzędem skarbowym.