4 miesięcy temu
Już od 1 stycznia 2025 roku pierwsze podmioty będą zobowiązane do założenia i używania skrzynki do e-Doręczeń. Ma ona w przyszłości zastąpić komunikację tradycyjną między podmiotami publicznymi i prywatnymi.
Na czym polegają e-Doręczenia?
e-Doręczenia to usługa, dzięki której możliwe jest wysyłanie i odbieranie elektronicznej korespondencji. Elektroniczny „list” przesłany za pośrednictwem skrzynki do e-Doręczeń jest równoważny z przesyłką poleconą. Dotyczy to nie tylko korespondencji do urzędów, sądów czy innych instytucji publicznych. e-Doręczenia będą mieć zastosowanie również w relacjach między podmiotami prywatnymi (np. między spółkami) – warunkiem jest posiadanie adresu doręczeń elektronicznych (dalej: ADE).
e-Doręczenia to tzw. usługa zaufania (jak np. podpis zaufany). Wynika to między innymi z tego, iż zaufany dostawca tej usługi (obecnie Poczta Polska) potwierdza wymianę danych, identyfikuje nadawcę i odbiorcę, a także zabezpiecza dokumenty tak, żeby nikt nie mógł w nie ingerować. Jednocześnie system wytwarza wszelkie niezbędne dowody, w tym potwierdzenia nadania oraz odbioru dla całego procesu.
Nowe terminy, te same zasady
Kolejne przesunięcie terminu jest spowodowane przede wszystkim brakiem gotowości podmiotów publicznych, które mają jako pierwsze korzystać z doręczeń elektronicznych, a nie zostały odpowiednio przygotowane na nadchodzącą zmianę. Obecne dane podane przez Ministerstwo Cyfryzacji wskazują, iż jedynie 30% podmiotów zdołało złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-Doręczeń.
Warto zwrócić uwagę na to, iż 1 stycznia 2025 roku to maksymalny termin, jaki ustawa zakłada na przedłużenie wdrożeń e-Doręczeń. Dalsze przedłużenie wymagałoby nowelizacji ustawy.
Co to oznacza dla spółek?
Zasady funkcjonowania skrzynek oraz obowiązki, które mają do wykonania podmioty publiczne i prywatne (tj. zabezpieczenie obszarów HR, RODO, administracji) mają się nie zmienić. Na wprowadzenie zmian będzie po prostu więcej czasu. o ile ktoś założył już skrzynkę do e-Doręczeń, to do czasu wdrożenia będzie ona „martwa” – nie będzie na nią nic przychodzić.
Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?
ADE jest nadawany indywidualnie użytkownikowi e-Doręczeń i nie może zmienić właściciela. Nie jest to adres e-mail, a ciąg znaków, który umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata. Do korzystania z e-Doręczeń konieczne jest posiadanie ADE, a wniosek o jego nadanie można złożyć na rządowej stronie internetowej. We dokumencie trzeba wskazać administratora skrzynki, czyli osobę uprawnioną do aktywacji ADE oraz zarządzania skrzynką.
Jakie są plusy i minusy związane z e-Doręczeniami?
Do plusów e-Doręczenia bez wątpienia należy bardzo wysoki standard bezpieczeństwa przesyłanej korespondencji. Głównym atutem jest to, iż wiadomości są zabezpieczone przed zmianami. Dodatkowo użytkownik jasno widzi, od kogo pochodzi poczta lub do kogo ją wysyła.
Kolejna zaleta e-Doręczeń dotyczy dostępności do skrzynki – można z korzystać w każdej chwili oraz na dowolnym urządzeniu. Dzięki temu da się ominąć długie kolejki na poczcie. Dodatkowo e-Doręczenia są częścią szerszej idei paperless. W związku z tym ograniczamy zużycie papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne.
Minusem e-Doręczeń może być fakt, iż będą obligatoryjne dla wszystkich podmiotów. Jedynie osoby fizyczne będą mogły wybrać, czy chcą korzystać z e-skrzynki. e-Doręczenia z pewnością będą wyzwaniem dla dużych spółek, które będą musiały powierzyć konkretnej osobie (administratorowi) dostęp do całej korespondencji, w tym także tej zawierającej wrażliwe dane (np. z ZUS).
Kluczowe terminy
Od 01.01.2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych mają nowe podmioty wpisywane w KRS (np. spółki, stowarzyszenia, fundacje) i zawody zaufania publicznego.
Podmioty wpisane do KRS przed 01.01.2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń od 01.04.2025 r.
Adres do doręczeń elektronicznych warto jednak założyć przed 01.01.2025 r. Nastąpi wtedy automatyczne przekazanie informacji o adresie do e-Doręczeń do KRS. Oznacza to, iż podmiot nie będzie musiał samodzielnie aktualizować tych danych w rejestrze.
Od 01.01.2025 r. organy administracji rządowej (ZUS i NFZ) rozpoczną elektroniczne dostarczanie pism. Z biegiem czasu coraz więcej instytucji publicznych będzie korzystało z e-Doręczeń. Jako ostatnie (od 01.10.2029 r.) do e-systemu mają obowiązkowo dołączyć:
- sądy;
- komornicy;
- prokuratura;
- policja.
Warto jednak dodać, iż od 01.07.2024 r. systemy komornicze zostały odpowiednio dostosowane do obsługi e-Doręczeń. Z tego względu chętni komornicy mogą już teraz korzystać z tej usługi. W najbliższych miesiącach praktyka pokaże, czy szybsze przystąpienie do systemu przez komorników zdało egzamin.
Terminy zakładania adresu do e-Doręczenia dla właścicieli JDG
Od 01.01.2025 r. przedsiębiorcy zakładający w CEIDG jednoosobową działalność gospodarczą będą zobowiązani podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń. Informacje te muszą udostępnić także osoby, które prowadziły JDG przed 01.01.2025 r., ale dokonają zmiany wpisu w CEIDG pomiędzy 01.07.2025 r. a 30.09.2026 r.
W pozostałych przypadkach osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG mają obowiązek założenia adresu do e-Doręczeń do 01.10.2026 r., ponieważ zmiana terminu w komunikacie ich nie dotyczy. Daty, które obowiązują te osoby, są wprost wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych.
Natomiast nie można wykluczyć, iż planowana nowelizacja obejmie również wydłużenie terminu dla JDG. Jest to możliwe, tym bardziej iż podmioty wpisane do KRS (np. spółki) dostały dodatkowe trzy miesiące na przygotowanie.
W przypadku problemów lub pytań dotyczących korzystania z e-Doręczeń zachęcamy do kontaktu z autorami.
