3 miesięcy temu
Rozwiązania paperless coraz częściej wkraczają do działów HR. Jednym z narzędzi, które sprawdza się w digitalizacji tego obszaru działalności są e-teczki pracownicze. Ich zalety to przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych, a także zapewnienie dostępu do informacji o dowolnej porze oraz w każdym miejscu. Taka opcja zdecydowanie ułatwia działanie w dobie pracy zdalnej. Jakie inne korzyści zapewnia wdrożenie e-teczek?
Forma pisemna w HR – jak można sporządzać dokumentację?
W obszarze HR funkcjonuje tylko kilka kluczowych dokumentów, które wymagają zachowania formy pisemnej (użycia podpisu tradycyjnego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego) pod rygorem nieważności. Chodzi, m.in. o:
- potwierdzenie warunków pracy przez pracodawcę,
- umowę o zakazie konkurencji,
- umowę o współodpowiedzialności materialnej,
- wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń należności innych niż wskazane w Kodeksie pracy.
Jednak większość dokumentów z zakresu HR nie musi być sporządzana w formie pisemnej. Tak jest, np. z wnioskami urlopowymi, regulaminami, ewidencją czasu pracy czy PIT-ami. Oznacza to, iż taka dokumentacja może od razu być tworzona w formie online i nie wymaga podpisu pracownika.
Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas spędzany na digitalizacji papierowych dokumentów, a także znacznie usprawnia obieg informacji w całej organizacji.
W jakiej formie można przechowywać dokumenty z zakresu HR?
Od 2019 r. przepisy przewidują możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w formie elektronicznej lub papierowej. Zgodnie z Kodeksem pracy, dokumentacja prowadzona w tradycyjnej formie papierowej może zostać przekształcona na formę elektroniczną.
Na czym polegają e-teczki pracownicze?
Skoro możliwe jest tworzenie i przechowywanie dokumentów online, to warto rozważyć wdrożenie w organizacji e-teczek pracowniczych. Na czym dokładnie polega to rozwiązanie? Elektroniczne teczki osobowe pozwalają na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, a także akt osobowych pracowników w systemie. Do takiego systemu dostęp mają wyznaczone przez pracodawcę osoby (w szczególności pracownicy działu HR).
W specjalnym oprogramowaniu e-teczka jest podzielona na 5 części, od A do E (podobnie jak jej odpowiednik papierowy). Dokumenty można wyszukiwać dzięki tzw. metadanych (np. po PESELu czy dacie sporządzenia dokumentu), co ułatwia i przyspiesza pracę pracownikom HR.
Jakie są zalety e-teczek?
E-teczki pracownicze wiążą się nie tylko z wieloma korzyściami natury praktycznej, ale również wizerunkowej. Największe zalety tego rozwiązania to:
- przyśpieszenie i ułatwienie pracy działów HR – dzięki e-teczkom pracownicy działu HR mają zapewniony szybki i łatwy dostęp do akt osobowych pracowników niezależnie od miejsca wykonywania pracy (biuro / zdalnie). Dodatkowo mogą w łatwy sposób eksportować / drukować dokumenty i wydawać je pracownikom;
- obniżenie kosztów prowadzonej działalności – oszczędności to efekt rezygnacji z przechowywania i archiwizacji tradycyjnych dokumentów, a także zakupu tonerów do drukarek czy papieru;
- zwiększone bezpieczeństwa danych w organizacji – m.in. poprzez ograniczenie ryzyka dostępu nieuprawnionych osób do dokumentacji, tworzenia kopii zapasowych, zapewnienie integralności dokumentu (każda zmiana w dokumencie jest widoczna);
- promocja proekologicznych działań – korzystanie z rozwiązań w duchu paperless to doskonała szansa na zbudowanie korzystnego wizerunku organizacji.
Jak przygotować się do digitalizacji dokumentów i wprowadzenia e-teczek w dziale HR?
Procedura digitalizacji dokumentów i wprowadzenia e-teczek pracowniczych w dziale HR może wydawać się skomplikowana, ale wcale nie musi taka być – kluczem jest jej adekwatne zaplanowanie oraz zorganizowanie. Na początku procesu pojawia się sporo działań, ale można podzielić je na etapy (nie trzeba od razu obejmować e-teczką wszystkich pracowników).
Kluczem do sukcesu we wdrażaniu e-teczek jest zaangażowanie działów HR oraz IT, a także wybór odpowiedniego narzędzia. To ostatnie musi spełniać wymogi rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dobra umowa z dostawcą elektronicznego rozwiązania to podstawa sprawnego funkcjonowania e-teczek pracowniczych.
Konieczne jest także ustalenie, czy digitalizacją papierowych dokumentów spółka zajmie się wewnętrznie, czy zleci to na zewnątrz. Ewentualny outsourcing również warto zabezpieczyć umową.
Dodatkowo należy pamiętać, iż digitalizacja dokumentów poprzez zmianę ich postaci z papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenia go kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy czy osoby przez niego upoważnionej. Jest to niezbędne do potwierdzenia zgodności formy cyfrowej z dokumentem papierowym. Dlatego konieczne będzie zorganizowanie pieczęci elektronicznej dla spółki lub podpisów kwalifikowanych dla wyznaczonych osób.
Podczas przygotowań do wdrożenia e-teczek pracowniczych warto opracować także krótką procedurę (instrukcję działania dla HR) w zakresie obsługi narzędzia. W takim dokumencie powinny znaleźć się informacje dotyczące, m.in. tego, jak wydawać dokumenty pracownikom, co zrobić w razie awarii czy jak zabezpieczyć dostęp do programu.
Jeżeli potrzebujecie Państwo naszego wsparcia we wprowadzeniu e-teczek do działu HR, to zachęcamy do kontaktu. Chętnie pomożemy zarówno przy wybraniu podmiotu prowadzącego e-teczki, jak i audycie działu HR czy wdrożeniu rozwiązania.
