Elastyczne zasady czasu pracy w urzędach państwowych

Podstawa prawna wydania rozporządzenia

Projektowane rozporządzenie jest wykonaniem upoważnienia ustawowego zawartego w art. 30 ust. 1 ustawy z 16.9.1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1917; dalej: PracUrzPU). Jak wynika z powołanego przepisu, Prezes Rady Ministrów ma obowiązek określenia, w drodze rozporządzenia, zasad ustalania przez kierowników urzędów rozkładu i wymiaru czasu pracy pracowników urzędów państwowych.

Zakres podmiotowy i cel rozporządzenia

Rozporządzenie ma regulować czas pracy urzędników oraz innych pracowników wskazanych w PracUrzPU. Projektowane rozporządzenie obejmuje więc następujące urzędy:

Projektowane przepisy mają na celu umożliwienie stosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów, uwzględniając regulacje już obowiązujące w ustawie z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: KP), szczególnie w odniesieniu do elastycznego czasu pracy.

Ujednolicenie zasad dla służby cywilnej i innych pracowników

W związku z nowelizacją ustawy z 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 409), zostało wydane zarządzenie nr 525 Prezesa Rady Ministrów z 26.10.2023 r. w sprawie sposobu organizacji czasu pracy urzędów (M.P. z 2023 r. poz. 1189). Dotyczy ono wyłącznie członków korpusu służby cywilnej.

Ponieważ przepisy PracUrzPU odnoszą się zarówno do członków korpusu służby cywilnej, jak i do urzędników państwowych oraz innych pracowników, w projekcie rozporządzenia zaproponowano regulacje analogiczne do zawartych w ww. zarządzeniu. Ma to na celu zapewnienie jednolitości przepisów mających zastosowanie do pracowników zatrudnionych w tym samym urzędzie.

Ramy czasowe pracy urzędów i ich elastyczność

Projektowane rozporządzenie wyznacza ramy, w których kierownicy urzędów będą mogli ustalić rozkład i wymiar czasu pracy. Ma to na celu uelastycznienie i dopasowanie pracy urzędów do ich specyfiki i potrzeb obywateli. W przeciwieństwie do obecnych sztywnych godzin pracy (8:15-16:15), kierownik urzędu będzie miał możliwość określenia godzin otwarcia urzędu.

Zgodnie z § 2 projektowanego rozporządzenia, kierownik urzędu ustala rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia w taki sposób, aby praca w urzędzie była:

1. wykonywana od poniedziałku do piątku, nieprzerwanie przez 8 godzin każdego dnia;
2. rozpoczynana nie wcześniej niż o godzinie 7:00 i nie później niż o godzinie 10:00.

Zróżnicowanie godzin pracy urzędu i pracowników

Projekt rozporządzenia wprowadza rozróżnienie pomiędzy godzinami pracy urzędu a indywidualnym czasem pracy poszczególnych pracowników. Kierownicy urzędów będą odpowiedzialni za ustalanie harmonogramu pracy w taki sposób, aby obsada pracownicza była adekwatna do wykonywanych zadań. W sytuacjach, gdzie przepisy KP dopuszczają elastyczne formy organizacji pracy, takie jak ruchomy czas pracy czy indywidualny rozkład czasu pracy, możliwe będzie ich stosowanie, o ile zostaną spełnione warunki dotyczące funkcjonowania urzędu zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu.

Obsługa interesantów

Projektowane rozporządzenie przewiduje, iż w urzędach obsługujących interesantów, co najmniej jeden dzień w tygodniu będzie musiał być zarezerwowany na obsługę obywateli w godzinach od 8:00 do 18:00 (§ 2. ust. 2). Ma to na celu dostosowanie pracy urzędów do potrzeb obywateli, zapewniając możliwość załatwienia spraw w dogodnym czasie, niezależnie od elastyczności godzin pracy urzędu w pozostałe dni tygodnia.

Elastyczność przy wyznaczaniu dnia wolnego oraz praca zmianowa

Kierownik urzędu, ze względu na szczególny charakter zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy, może ustalić rozkład czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na danym stanowisku tak, aby przewidywał pracę zmianową. Może ona przypadać między godziną 6:00 jednego dnia a godziną 6:00 następnego dnia, w systemie czasu pracy, który ma zastosowanie do danego pracownika.

Jeśli wymagają tego potrzeby urzędu, możliwe będzie również ustalenie, iż niektóre dni tygodnia, które normalnie nie są dniami pracy, mogą zostać przeznaczone na pracę, zwłaszcza jeżeli dany dzień wolny z tytułu obniżenia wymiaru czasu pracy musi zostać odpracowany. Umożliwi to bardziej efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników, w zależności od charakteru wykonywanych zadań.

Wyznaczanie dnia wolnego i zasady odpracowania

Projekt rozporządzenia wprowadza szczegółowe zasady dotyczące wyznaczania dni wolnych oraz ich odpracowywania. W urzędach, gdzie działa korpus służby cywilnej, dni wolne będą musiały być zgodne z tymi wyznaczonymi ww. zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Analogicznie, odpracowanie dnia wolnego będzie odbywało się w tę samą sobotę, która została wyznaczona dla członków korpusu. Natomiast w urzędach, w których korpus służby cywilnej nie działa, kierownik będzie miał większą swobodę w ustalaniu, kiedy sobota ma być dniem pracującym. Informacje o wyznaczonym dniu wolnym lub sobocie będą musiały być przekazywane pracownikom i interesantom z odpowiednim wyprzedzeniem.

Rola dyrektora generalnego urzędu w ustalaniu zasad czasu pracy

Dyrektor generalny urzędu w administracji rządowej (z wyjątkiem urzędów rejonowych i terenowych administracji specjalnej) pełni funkcję kierownika odpowiedzialnego za ustalanie czasu pracy. To on odpowiada za wykonanie zadań nałożonych na kierowników urzędów, w tym za prawidłowe ustalenie rozkładu czasu pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Etap legislacyjny

Zgodnie z informacjami Rządowego Centrum Legislacji, projekt jest w tej chwili na etapie opiniowania. Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.