Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – na czym ona polega?

Istnieją transakcje sprzedaży, które nie muszą zostać udokumentowane tradycyjną fakturą. W takiej sytuacji mamy do czynienia ze sprzedażą bezrachunkową. Pomimo braku konieczności wystawiania paragonu czy faktury, takie transakcje wymagają jednak ewidencjonowania w KPiR. Jak wygląda ewidencja sprzedaży bezrachunkowej? I kiedy można skorzystać z takiego rozwiązania? Już wszystko wyjaśniamy!

Co to jest sprzedaż bezrachunkowa

W ogólnym ujęciu sprzedaż bezrachunkowa to transakcja, w której nie zachodzi konieczność wystawiania faktury czy paragonu, chyba iż zażyczy sobie tego nabywca. Tego typu sprzedaż jest możliwa w dwóch sytuacjach, w których spełnione zostają określone warunki.

Sytuacje dopuszczające sprzedaż bezrachunkową:

• sprzedawca towaru / usługi jest zwolniony z podatku VAT (podatek od towarów i usług) i jest również zwolniony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej
• sprzedawca towaru / usługi jest zwolniony z kasy fiskalnej

Przy czym transakcja bezrachunkowa możliwa jest pomiędzy sprzedawcą spełniającym powyższe warunki a nabywcą będącym osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Ponadto nabywca nie żąda w takiej sytuacji wystawienia faktury czy paragonu. jeżeli jednak wyrazi on taką chęć, to dokument należy wystawić i nie mamy już wtedy do czynienia ze sprzedażą bezrachunkową.

Dlaczego i kto musi prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Taki rejestr transakcji bezrachunkowych muszą prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, zarówno ci zwolnieni z VAT, jak i czynni vatowcy, którzy dokonują sprzedaży bezrachunkowej. To, iż nie wystawiamy dokumentu sprzedażowego, czyli faktury albo paragonu, jest jednym, jednak przychód z takiej sprzedaży musi zostać udokumentowany i wykazany przed organami skarbowymi. W przypadku księgowości uproszczonej zostaje on wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdzie zwykle wszystkie dane są wprowadzane raz w miesiącu. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stanowi w tym przypadku księgowy dowód wewnętrzny dokumentujący uzyskany w dany dzień przychód z transakcji bezrachunkowych.

Prowadzenie sprzedaży bezrachunkowej – kto może?

Jak widać, z takiej formy realizowania transakcji mogą korzystać zarówno osoby będące czynnymi podatnikami VAT, jak i takie, które są z podatku VAT zwolnione. Przy czym nie jest to bez znaczenia, ponieważ w zależności od tego, czy jesteśmy zwolnieni z VAT-u, czy nie, inaczej prowadzona jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. Zanim jednak do tego przejdziemy, warto jeszcze określić dokładniej, w jakiej sytuacji przysługuje zwolnienie z podatku VAT i zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Zwolnienie z kasy fiskalnej przysługuje sprzedawcom w 3 przypadkach:

• kiedy realizują transakcje na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a obrót sprzedaży sprzedawcy nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł i nie miał on obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej
• kiedy działalność została rozpoczęta w trakcie roku, a przewidywana wartość obrotu ze sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczy kwoty 20 000 zł. Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony. Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności w następujący sposób: 20 000 zł x (liczba dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku).
• zwolnienie z kasy fiskalnej dotyczy także sprzedaży wybranych produktów lub usług

Dokładne informacje na temat zwolnień z kas fiskalnych można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Natomiast zwolnienie z podatku VAT jest możliwe wtedy, gdy:

• sprzedaż w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł
• działalność została rozpoczęta w trakcie roku, a przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy – w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej w tym roku – równowartości 200 tys. By obliczyć proporcję należy pomnożyć liczbę dni od rozpoczęcia działalności do końca roku przez obowiązujący limit VAT (200 tys. zł), a następnie otrzymaną liczbę podzielić przez liczbę dni w roku.
• sprzedawane towary lub usługi nie są objęte podatkiem VAT tj. są zwolnione przedmiotowo – na przykład zgodnie z art. 43 ust.1 ustawy o VAT m.in. usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, wykonywane w ramach działalności leczniczej przez podmioty lecznicze bądź usługi edukacyjne.

Informacje na temat zwolnień z podatku VAT znaleźć można przede wszystkim w art. 113 ust. 1 (zwolnienie z VAT podmiotowe) i art. 43 ust. 1 (zwolnienie z VAT przedmiotowe) ustawy o podatku VAT.

Co zawiera ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Według wytycznych ma ona mieć zbroszurowaną formę z ponumerowanymi kartami. W opisie dobrze jest również podać informację o tym, co jest przedmiotem sprzedaży. Ponadto w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej musi się znaleźć:

• kolejny numer wpisu
• kwota przychodu (wartość przychodu brutto)
• data jego uzyskania

Przy czym ewidencję sprzedaży bezrachunkowej zwykle należy sporządzać na koniec każdego dnia wraz z podsumowaniem dziennego przychodu uzyskanego z jej tytułu, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu kolejnym.

Forma ewidencji sprzedaży bezrachunkowej

W przypadku sprzedaży bezrachunkowej forma jej ewidencji zależy także od szeregu innych czynników. O jednym wspomniano już wcześniej, jednak nie o wszystkich. Co zatem wpływa na sposób ewidencji sprzedaży bez wystawionych rachunków i paragonów?

Czynniki wpływające na sposób ewidencjonowania transakcji bezrachunkowych:

• status podatnika VAT (czynny lub zwolniony)
• rodzaj sprzedaży (stacjonarna lub wysyłkowa)

W zależności od powyżej wymienionych okoliczności sposób rejestrowania sprzedaży bezrachunkowej będzie nieco inny.

Sprzedaż bezrachunkowa a podatek VAT – jak ewidencjonować?

W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, nie muszą oni prowadzić oddzielnej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Taką sprzedaż należy ewidencjonować w rejestrze sprzedaży objętej podatkiem VAT, czyli tam, gdzie rejestruje się standardowe faktury VAT. Danymi, jakie muszą się znaleźć obok numeru wpisu, daty uzyskania dochodu i jego kwoty, są także dane nabywcy i przedmiotu sprzedaży oraz stawki podatkowe, jakimi są objęte dane produkty / usługi. Następnie zarejestrowany w ten sposób przychód z transakcji bezrachunkowej przepisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co istotne, przychody z tego typu sprzedaży muszą być w przypadku vatowców ujawnione również w jednolitych plikach kontrolnych.

Jak wykazać sprzedaż bezrachunkową w JPK V7?

Podatnicy VAT są zobligowani do elektronicznej ewidencji VAT i wysyłki jednolitego pliku kontrolnego (JPK_V7) do organów skarbowych. Jest to zestawienie zawierające informacje o zakupach i sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Sprzedaż bezrachunkowa również zostaje tutaj ujęta. Struktura pliku umożliwia bowiem wykazanie dodatkowych oznaczeń i symboli. W przypadku sprzedaży bezrachunkowej należy ją sklasyfikować, jako dokument wewnętrzny inny niż faktura, wybierając oznaczenie WEW.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stacjonarnej i wysyłkowej

W przypadku stacjonarnej sprzedaży towarów lub usług, gdzie dopuszcza się gotówkową formę zapłaty, sprzedawca jest zobligowany do codziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Przy czym rejestr powinien zawsze znajdować się w miejscu realizacji transakcji. Na koniec każdego dnia, jeżeli sprzedawca sam prowadzi swoją księgowość, musi wpisać uzyskany w danym dniu przychód, do KPiR. jeżeli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, można to zrobić na koniec miesiąca.

Nieco inaczej jest w przypadku sprzedaży wysyłkowej. W takiej sytuacji sprzedawca zwykle otrzymuje zapłatę drogą elektroniczną – na konto bankowe. Z tego też powodu podstawowym potwierdzeniem transakcji będzie wyciąg bankowy. jeżeli jednak przez wzgląd na brak szczegółowych danych dotyczących transakcji w opisie przelewu bankowego, nie można go zidentyfikować jako zapłaty za sprzedaż, to wtedy należy prowadzić standardową ewidencję, taką jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – podsumowanie najważniejszych informacji

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej jest rejestrem transakcji sprzedażowych obejmujących towary lub usługi, do których nie było konieczności wystawienia paragonu lub faktury. Jej prowadzenie jest obowiązkowe, ponieważ stanowi dowód uzyskania przychodu. Dane zebrane w rejestrze muszą być wpisane do KPiR. Szczegółowy sposób prowadzenia ewidencji zależy od takich czynników jak rodzaj sprzedaży (stacjonarna lub wysyłkowa) oraz status podatnika VAT (czynny lub zwolniony).