1 tydzień temu
Trwa sezon imprez i wyjazdów integracyjnych dla pracowników. Ich organizacja może się jednak wiązać z ryzykiem po stronie pracodawcy. Jak zadbać o jego ograniczenie już na etapie przygotowywania imprezy czy wyjazdu? Odpowiadamy poniżej.
Umowa z firmą zewnętrzną
Nie jest zaskoczeniem, iż organizując imprezę z wykorzystaniem usług podmiotu zewnętrznego (np. firmy eventowej), najważniejsze jest odpowiednie sformułowanie treści umowy. Warto zastrzec w niej, iż to dostawcy przysługuje status organizatora imprezy, a więc to on odpowiada za zapewnienie uczestnikom bezpieczeństwa przez cały okres trwania wydarzenia.
Organizator powinien także zadbać o spełnienie wszelkich wymogów, w tym prawnych, związanych z jego organizacją (np. przewidzianych dla imprezy masowej, o ile wydarzenie spełnia jej warunki). adekwatne zapisy umowy ograniczą odpowiedzialność pracodawcy w tym zakresie.
O czym jeszcze warto pamiętać, zawierając umowę z zewnętrznym podmiotem? Na pewno o postanowieniach na wypadek wystąpienia siły wyższej. Przykładem takiego zdarzenia mogą być nieodpowiednie warunki atmosferyczne – w przypadku wydarzeń organizowanych na otwartej przestrzeni.
Na możliwość organizacji eventu może wpływać również wejście w życie obostrzeń związanych z epidemią lub klęską żywiołową czy żałoba narodowa. Postanowienia umowy powinny określać, co wówczas „stanie się” z imprezą (zmiana terminu lub formy, całkowite odwołanie wydarzenia itd.) oraz czy będzie wiązało się to ze zmianą pierwotnych warunków finansowych.
Impreza masowa
Dodatkowe obowiązki mogą dotyczyć organizacji wydarzenia przewidzianego dla co najmniej 300 osób, w którym uczestniczyć będą nie tylko pracownicy. W tych przypadkach może być mowa o imprezie masowej.
Przy jej organizacji trzeba, m.in.:
- uzyskać zezwolenia na jej przeprowadzenie;
- zapewnić obecność odpowiednich służb w miejscu wydarzenia.
Oczywiście w przypadku organizowania imprezy przez firmę zewnętrzną, warto zastrzec w umowie, iż to organizator odpowiada za spełnienie powyższych wymogów.
Termin i forma wydarzenia
Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy, istotny jest też termin imprezy. o ile odbywa się ona w godzinach pracy pracowników, a udział w niej jest obowiązkowy, pracodawca jest związany przepisami BHP. Ewentualny wypadek może zostać uznany za wypadek przy pracy. Co więcej, pracodawca może odpowiadać również za szkodę wyrządzoną przez pracownika w miejscu imprezy.
Korzystniejsza dla pracodawcy w tym kontekście może okazać się organizacja spotkania integracyjnego poza godzinami pracy, przy dobrowolnym udziale pracowników. Oderwanie spotkania integracyjnego od czasu i miejsca pracy oraz obowiązków pracowniczych pozwoli ograniczyć ryzyko narażenia pracodawcy na taką odpowiedzialność.
Ochrona danych osobowych i wizerunku uczestników
Firma zewnętrzna jako organizator imprezy jest odrębnym od pracodawcy administratorem danych osobowych uczestników. Warto umownie zobowiązać organizatora do prowadzenia listy obecności czy stworzenia imiennych identyfikatorów dla uczestników. jeżeli jednak to pracodawca, na potrzeby organizatora, miałby wykonywać te czynności, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych. Wówczas to pracodawca będzie posiadał status podmiotu przetwarzającego (procesora).
Podczas imprezy mogą być wykonywane fotografie lub nagrywany film. jeżeli pracodawca chce je wykorzystać np. na swojej stronie na Facebooku czy w gazetce firmowej, musi zadbać o to, aby uczestnicy wyrazili zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku. Niezależnie, pracownicy powinni zostać poinformowani przez pracodawcę, jako administratora ich danych osobowych, m.in. o:
- jego danych kontaktowych;
- celu i podstawach przetwarzania danych osobowych;
- odbiorcach danych osobowych;
- okresie przetwarzania danych;
- przysługujących pracownikom prawach.
***
Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania dotyczące organizacji imprez integracyjnych dla pracowników. Możemy również udzielić kompleksowego wsparcia w przygotowaniu dokumentów, które pomogą zabezpieczyć Państwa interesy jako pracodawcy oraz wykażą należyte spełnienie obowiązków. Zachęcamy do kontaktu.
