Firmy nie powinny mieć dostępu do adresu osoby wnoszącej skargę do UODO

Składając skargę do Prezesa UODO, skarżący musi podać swój adres zamieszkania. To wymóg formalny. Problem polega na tym, iż ten adres jest częścią akt sprawy, które są udostępniane podmiotowi, na którego działania wnoszona jest skarga. Uważamy, iż to poważne zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa osób, które mają odwagę walczyć o swoje prawa, dlatego złożyliśmy oficjalną petycję do Prezesa UODO. Pomóż nam zmienić obowiązującą praktykę i dołącz do naszej petycji!

Aktualna praktyka Urzędu Ochrony Danych Osobowych pokazuje, iż urzędnicy odmawiają uwzględnienia wniosku skarżącego o nieujawnianie jego adresu zamieszkania podmiotowi, którego dotyczy skarga, mimo iż dla wielu osób jest on podstawowym środkiem ostrożności. Jako podstawę urzędnicy wskazują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (KPA). Przyjrzyjmy się zatem tym przepisom.

Podanie urzędowi adresu zamieszkania jest konieczne

Zgodnie z wymogami KPA osoba wnosząca skargę do organu administracji publicznej rzeczywiście jest zobowiązana do podania swojego adresu zamieszkania, choćby o ile skargę składa elektronicznie. UODO na swojej stronie internetowej wprost wskazuje, iż skarga niezawierająca adresu pozostanie bez rozpoznania z uwagi na brak możliwości kontaktu. Można dyskutować z tym argumentem, ale nie da się ukryć, iż w wielu wypadkach będzie on zasadny. Na chwilę obecną wydaje się, iż nie wymaga on rewizji, ponieważ większy problem leży gdzie indziej. A mianowicie w kwestii, iż adres zamieszkania, jako element pisma inicjującego postępowanie, staje się integralną częścią akt sprawy, a wgląd do nich jest podstawowym prawem strony postępowania administracyjnego, a więc w tym wypadku podmiotu, na którego działania wnoszona jest skarga. O ile w sprawach, gdzie strony postępowania znają się nawzajem (np. w relacji pracownik-pracodawca), nie rodzi to dodatkowych zagrożeń, o tyle w wielu innych przypadkach sytuacja wygląda zgoła odmiennie.

Dotyczy to w szczególności skarg na podmioty działające w internecie (np. w związku z naruszeniem przepisów dotyczących cookies, nieprawidłowościami w politykach prywatności czy niechcianym marketingiem), gdzie skarżący i podmiot naruszający co do zasady nie mają bliższej relacji, która uzasadniałaby posiadanie adresu zamieszkania skarżącego. Ujawnienie w takim przypadku prywatnego adresu zamieszkania skarżącego stronie, której zarzuca się naruszenie prawa, tworzy realne i poważne ryzyko. Może ono obejmować próby wywarcia presji, działania odwetowe, nękanie czy inne formy naruszenia miru domowego. Taka perspektywa bez wątpienia wywołuje u wielu obywateli uzasadnione obawy, skutkujące tzw. „efektem mrożącym” i rezygnacją z dochodzenia swoich praw w obawie przed konsekwencjami. Jako Fundacja, która działa na rzecz ochrony praw cyfrowych, dostajemy takie sygnały od obywateli, iż jest to główny czynnik blokujący wniesienie skargi na podmiot, który przetwarza dane osobowe w sposób naruszający przepisy.

Dysproporcja uprawnień

W postępowaniu skargowym w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych zauważyć można również dysproporcję pomiędzy uprawnieniami skarżącego a podmiotu, przeciwko któremu wnoszona jest skarga, a który jest zwykle przedsiębiorcą. Zgodnie z art. 65 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych przedsiębiorca może zastrzec informacje, dokumenty lub ich części zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa, przedstawiane Prezesowi UODO. Oczywiście jest to zasadny przepis. Tajemnica przedsiębiorstwa powinna być chroniona i jak widać jej ochrona jest już w miarę trwałym standardem prawnym. Jednak takim standardem ciągle nie jest ochrona danych osób fizycznych, które dochodzą swoich praw w różnego rodzaju postępowaniach, a których określonego rodzaju dane (np. adres zamieszkania) nie mogą być zastrzeżone tylko do wiadomości organu, który prowadzi postępowanie — choćby gdy nie są to informacje, które są niezbędne drugiej stronie do merytorycznej obrony. Uważamy, iż czas to zmienić, dlatego wystąpiliśmy z petycją do Prezesa UODO.

Możliwe rozwiązania

W naszej ocenie wskazany problem mógłby zostać rozwiązany na dwóch poziomach:

1. proceduralnym — poprzez taką organizację obiegu dokumentów w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, aby adres zamieszkania skarżącego nie był włączany do materiału dowodowego udostępnianego stronie przeciwnej, ale umieszczany np. w załączniku adresowym przeznaczonym tylko do wiadomości organu prowadzącego postępowanie — na podstawie analizy ryzyka dla praw i wolności osoby skarżącej przeprowadzanej przez organ w ramach konkretnego postępowania;
2. legislacyjnym — poprzez wprowadzenie do ustawy o ochronie danych osobowych lub KPA szczególnych regulacji dotyczących postępowań przed Prezesem UODO, które gwarantowałyby ochronę danych adresowych skarżących poprzez ich nieujawnianie stronie, której dotyczy skarga, o ile nie jest to absolutnie niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy.

W przypadku zmian na poziomie legislacyjnym warto również byłoby zastanowić się nad systemową zmianą prawa, ponieważ omawiany problem nie jest specyficzny wyłącznie dla postępowań prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dotyczy różnego rodzaju postępowań, przede wszystkim cywilnych i administracyjnych, w których osoba fizyczna występuje w roli inicjatora postępowania przeciwko innemu podmiotowi, z którym pozostaje w konflikcie, nierzadko silniejszemu organizacyjnie i finansowo. Adres zamieszkania inicjatora postępowania rzadko kiedy jest informacją merytorycznie niezbędną drugiej stronie do obrony. Konieczność jego ujawnienia w wielu sprawach jest nieproporcjonalnym obciążeniem, które może niweczyć cel samego postępowania – uzyskanie ochrony prawnej. Problem ten dotyka nie tylko stron, ale również innych uczestników, takich jak świadkowie czy biegli.

W postępowaniu karnym zostało już w tym zakresie wypracowane pewne rozwiązanie, które mogłoby stanowić dobry punkt wyjścia do rozważań nad kompleksową zmianą prawa. Chodzi mianowicie o art. 148a § 1 KPK, który stanowi, że:

Problem ochrony prywatności osób, które biorą udział w różnego rodzaju postępowaniach prowadzonych przez organy władzy powinien wreszcie doczekać się kompleksowych rozwiązań. Mamy nadzieję, iż nasza petycja zapoczątkuje dobre zmiany w tym obszarze.