Formularz oceny okresowej pracownika

Przepisy nie regulują dokładnie kryteriów oceny okresowej. Nie oznacza to jednak, iż pracodawcy mają w tym zakresie pełną dowolność. Dostępne są ogólne wytyczne i zasady, które warto mieć na uwadze zarówno przy ich formułowaniu, jak i podczas przygotowywania samego formularza oceny, które omawiamy w artykule. Poruszamy również dwa inne ważne wątki: przechowywania takiej dokumentacji oraz ochrony danych osobowych ocenianego pracownika.

Kryteria oceny okresowej pracownika

Przepisy nie dają precyzyjnych wskazówek w zakresie ustalania kryteriów oceny okresowej, a jedynie jej ogólną podstawę. Przede wszystkim główne wytyczne, które trzeba brać pod uwagę, dotyczą:

– oceny samego pracownika oraz wyników jego pracy[1],

– sumienności i staranności wykonywania pracy, stosowania się do poleceń przełożonych, przestrzegania porządku, czasu i regulaminu pracy, zasad BPH i ochrony przeciwpożarowej,[2]

– tajemnicy przedsiębiorstwa, zasad współżycia społecznego oraz dbałości o dobro zakładu i jego mienie.[3]

Tym samym może nasunąć się wniosek, iż pracodawca ma dość dużą dowolność w kreowaniu kryteriów oceniania pracowników. Niemniej jednak musi pamiętać o pewnych zasadach. Jakich?

Najważniejsze zasady

Poddawane ocenie wymagania powinny być powiązane z obowiązkami, które pracownik wykonuje na danym stanowisku, charakterem tego stanowiska. Przy tworzeniu kryteriów oceny okresowej pracodawca może opierać się na zakresie obowiązków dla danego stanowiska czy innych dokumentach wewnętrznych np. różnego rodzaju matrycach kompetencji i obowiązków na poszczególnych stanowiskach.

Pracodawca może oceniać pracownika pod kątem realizacji wyłącznie tych zadań czy obowiązków, których jest on świadomy (o których został poinformowany). Istnieje również pogląd, iż pracodawca powinien powiadomić pracownika o wprowadzonych kryteriach oceny okresowej oraz sposobie jej przeprowadzania zanim przystąpi on do pracy.

Tworząc kryteria i w konsekwencji już samą ocenę, pracodawca powinien kierować się również ogólną regulacją z Kodeksu pracy, dotyczącą obowiązku poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika[4].

Dlatego też formułując takie kryteria warto pamiętać, aby sama ocena (w tym przygotowany formularz oceny okresowej pracownika) nie budziła wątpliwości czy wręcz kontrowersji pod kątem możliwości naruszenia dóbr osobistych. W szczególności chodzi tu o nazewnictwo ocen wystawianych pracownikowi za dany obszar – np. poprzez unikanie sformułowań „pracownik poniżej normy czy poziomu”).

Formularz oceny okresowej pracownika

Przed ułożeniem modelowego formularza oceny okresowej pracownika pracodawca musi pamiętać, aby wskazane w nim obszary dotyczyły:

• zadań wykonywanych przez pracownika w ramach jego pracy, o których został on uprzednio poinformowany i których jest świadomy,
• sposobu wykonywania pracy (chodzi tu m.in. o dbałość o porządek i czas pracy, stosowanie się do obowiązujących w organizacji regulacji wewnętrznych i poleceń przełożonych),
• aspektów dotyczących kompetencji miękkich pracownika (takich jak postawa, współżycie społeczne, umiejętność pracy w zespole i stosunek do innych współpracowników).

Oczywiście rozmowa prowadzona z pracownikiem powinna być rozwinięciem wspomnianych wyżej punktów. Niemniej, dla celów dowodowych, główne kwestie, które pracodawca chce przekazać, muszą jasno wynikać z pisemnego formularza oceny okresowej pracownika.

Nie można zapominać o tym, iż pracownik powinien mieć prawo wypowiedzenia się co do poszczególnych części oceny, a jego opinię trzeba zaznaczyć w formularzu. Pracodawca, kierując się zasadą obiektywizmu w dokonywanej ocenie, powinien również wziąć taką opinię pod uwagę (co oczywiście nie znaczy, iż autoocena i opinia pracownika są dla niego wiążące).

Czy formularz oceny okresowej można przechowywać w aktach osobowych pracownika?

Nie ma takiego wymogu. Niemniej, zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy, nie będzie błędem, gdy dokumenty związane z ocenami okresowymi będą dołączone do części B akt osobowych – jako dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika.

Alternatywnie pracodawca może zdecydować się na przechowywanie wspomnianej dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej poza aktami osobowymi pracowników. W tym aspekcie trzeba jednak pamiętać o kwestii odpowiedniego zabezpieczenia dostępu osób postronnych -z perspektywy ochrony danych osobowych.

Jak długo przechowywać dokumenty związane z oceną?

Przepisy nie wskazują tego wprost. jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na przechowywanie ich w aktach osobowych, termin ten wynosi 10 lat (lub dłużej – co może wynikać z odrębnych regulacji). o ile jednak pracodawca potraktuje dokument jako inny, związany z zatrudnieniem, wydaje się, iż bezpiecznym terminem na przechowywanie ocen okresowych będzie okres 3 lat (to czas przedawnienia ewentualnych roszczeń pracowników w związku z otrzymaną oceną).

Ochrona danych osobowych pracownika

Organizując system ocen pracowniczych, nie możemy zapominać o ochronie danych osobowych. Istotne jest zapewnienie dostępu do wyników oceny wyłącznie uzasadnionemu kręgowi odbiorców, np. działowi HR oraz bezpośrednim przełożonym osoby ocenianej.

Również same dane zamieszczone w formularzu oceny okresowej pracownika nie powinny wykraczać poza uzasadniony zakres (np. w takim dokumencie nie powinien znajdować się PESEL pracownika).

Coraz częściej zdarza się, iż organizacje korzystają z platform wspomagających dokonywanie ocen okresowych. W takich przypadkach bardzo istotnym aspektem jest odpowiednie uregulowanie współpracy z ich dostawcami – z perspektywy ochrony danych osobowych. Może się to odbyć np. poprzez zawarcie z takim podmiotem umowy powierzenia danych.

Formularz oceny jako cenne źródło informacji

Komentarz naszej Dyrektor HR, Agaty Cisowskiej:

Ocena okresowa pełni nie tylko rolę retrospektywną, skupiającą się na omówieniu, w jakim stopniu pracownik wywiązuje się z obowiązków i udzieleniu informacji zwrotnej na temat realizacji zadań i projektów. Równie ważna jest funkcja prospektywna oceny, czyli wskazanie obszarów do rozwoju, zdefiniowanie oczekiwań przełożonego związanych z rozwojem pracownika, poznanie aspiracji zawodowych osoby ocenianej oraz wytyczenie celów i zadań na kolejny okres.

Funkcje te wpływają na siebie nawzajem – omówione obszary do poprawy i rozwoju stają się kryteriami kolejnej oceny. Wspólne zaplanowanie konkretnych i wymiernych celów jest bodźcem do działania. Daje też możliwość monitorowania postępów, a następnie odniesienia się do nich. Z kolei formularz oceny okresowej pracownika, odzwierciedlający szerszy kontekst związany z określeniem jego mocnych stron i oczekiwań rozwojowych, może stać się bardzo ważnym źródłem informacji przy planowaniu szkoleń, ścieżek rozwojowych czy sukcesji.

Jeśli potrzebują Państwo pomocy w zaplanowaniu procesu ocen okresowych (w tym ustaleniu kryteriów oceniania pracownika), zachęcamy do kontaktu.

[1] art. 94 pkt 9) KP

[2] art. 100 KP

[3] art. 100 KP

[4] art. 11¹ KP