HR Detektywi #119 Wydanie specjalne: Śmierć pracownika i pracodawcy w kontekście stosunku pracy

Śmierć pracownika jest zdarzeniem powodującym ustanie stosunku pracy w każdym przypadku. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa, zaś zdarzenie to powoduje implikacje w zakresie m.in. obowiązku wystawienia świadectwa pracy, naliczenia i wypłacenia osobom uprawnionym odprawy pośmiertnej, rozliczenia świadczeń należnych pracownikowi, a nie wypłaconych przed jego śmiercią. Sprawdź, jak postąpić w zakresie wystawienia stosunku pracy oraz co w przypadku, gdy mamy do czynienia ze śmiercią pracodawcy.

News 1: Śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną – konsekwencje dla stosunku pracy

Śmierć pracodawcy to wydarzenie o głębokim rezonansie nie tylko emocjonalnym, ale i prawnym – także w kontekście umów o pracę. Przede wszystkim warto wiedzieć, iż umowy o pracę co do zasady wygasają z dniem śmierci pracodawcy będącego osobą fizyczną bezpośrednio zatrudniającą pracowników, choć istnieją dwa wyjątki:

1. przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę;
2. ustanowienie zarządu sukcesyjnego z chwilą śmierci pracodawcy (na mocy ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, Dz.U. z 2021 r. poz. 170).

W przypadku wygaśnięcia umowy wskutek śmierci pracodawcy, pracownik nabywa prawa do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia zależny od okresu zatrudnienia (tj. od 3 miesięcy do choćby kilku dni).

Zarząd sukcesyjny umożliwia kontynuację działalności gospodarczej z wykorzystaniem przedsiębiorstwa zmarłego przedsiębiorcy i sprowadza się do reguł tymczasowego zarządu przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy. Możliwość ustanowienia zarządu sukcesyjnego mają pracodawcy zarejestrowani w CEIDG (zarządca sukcesyjny również powinien uzyskać wpis do tego rejestru). W przypadku braku ustanowienia zarządu sukcesyjnego umowa o pracę wygasa z upływem 30 dni od śmierci pracodawcy, chyba iż przed upływem tego terminu uprawnione podmioty uzgodnią z pracownikiem (w drodze porozumienia sporządzonego na piśmie), iż stosunek pracy będzie kontynuowany na dotychczasowych zasadach:

1. do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego, albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego – o ile porozumienie z pracownikiem zawiera ww. osoba;
2. do dnia wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego – o ile porozumienie z pracownikiem zawiera zarządca sukcesyjny.

Owymi podmiotami mogą być:

• małżonek przedsiębiorcy (któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku);
• zarządca sukcesyjny;
• spadkobierca ustawowy lub testamentowy przedsiębiorcy;
• zapisobierca windykacyjny przedsiębiorcy, któremu na mocy ogłoszonego testamentu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Spadkobiercy zmarłego pracodawcy ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania składkowe do wysokości udziałów w spadku, choćby jeżeli zakład pracy lub jego część przejdzie na innego pracodawcę. W przypadku ponownego zatrudnienia, zarządca sukcesyjny zatrudnia pracownika na poprzednich warunkach, o ile ów zgłosi zamiar powrotu do pracy w ciągu miesiąca od ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

News 2: Odprawa pośmiertna

Wypłata odprawy pośmiertnej jest jednym z aspektów, które pracodawcy muszą uwzględnić po stracie pracownika. Zgodnie z polskim prawem pracy, rodzina zmarłego pracownika ma prawo do jednorazowej odprawy pośmiertnej, co reguluje art. 93 Kodeksu pracy. Chociaż odprawa pośmiertna nie ma charakteru zadośćuczynienia lub odszkodowania, stanowi ważne wsparcie finansowe dla rodziny w tym trudnym czasie.

Odprawa przysługuje rodzinie pracownika, który zmarł w trakcie trwania stosunku pracy lub podczas pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy. Uprawnieni do odprawy są małżonek i inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. Okoliczności śmierci pracownika, takie jak miejsce, przyczyna czy fakt, czy pracownik był aktywny zawodowo czy przebywał np. na urlopie (wypoczynkowym, macierzyńskim, wychowawczym) lub na zwolnieniu lekarskim, nie wpływają na prawo do odprawy. Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, z wyjątkiem przypadków przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę (art. 231 k.p.). Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika.

• 1-miesięczne wynagrodzenie przysługuje uprawnionym w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat
• 3-miesięczne – dla zatrudnionych co najmniej 10 lat
• 6-miesięczne – dla zatrudnionych co najmniej 15 lat (art. 93 § 2 Kp).

Podstawą wymiaru odprawy jest miesięczne wynagrodzenie pracownika, obliczane na podstawie reguł ustalania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Oprócz odprawy pośmiertnej, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty zaległego i bieżącego wynagrodzenia oraz innych składników, takich jak nagrody, premie czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, proporcjonalnie do okresu przepracowanego przez zmarłego pracownika.

Pracodawca może być zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeżeli pracownik był ubezpieczony na życie, a odszkodowanie z ubezpieczenia jest co najmniej równe owej odprawie.

Rodzina może również ubiegać się o odszkodowanie z tytułu umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, ale tylko za czas do śmierci pracownika. Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, o ile pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową nie jest niższe, niż odprawa pośmiertna. W przypadku, gdy odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest niższe, wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę. Więcej o odprawie pośmiertnej przeczytasz tutaj >

News 3: Wypłata wynagrodzenia i PIT-11 po śmierci pracownika

Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. Prawa majątkowe ze stosunku pracy nie wygasają, ale przechodzą na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 Kodeksu Pracy. Na pracodawcy spoczywa obowiązek, aby ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku. Świadczenia związane ze stosunkiem pracy, otrzymują małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. Krąg osób uprawnionych do renty rodzinnej określa art. 65 i nast. u.e.r.f.u.s.

Z chwilą śmierci niewypłacone pracownikowi należności tracą charakter przychodu ze stosunku pracy, a przechodzą w przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z tym, iż nie jest to przychód ze stosunku pracy, nie podlega oskładkowaniu.

Wypłacając należności po śmierci pracownika należy rozliczyć je zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT, czyli stosując 12% zaliczkę na podatek bez potrącania kosztów uzyskania przychodów oraz ulgi podatkowej. Na koniec roku wypłacone po śmierci pracownika należności pracodawca wykazuje w PIT-11 wystawionym na rzecz osób otrzymujących świadczenie. W przypadku uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku nieletnich dzieci, należności należy wypłacić opiekunowi prawnemu. W takim przypadku PIT-11 powinien być wystawiony na dziecko.

News 4: Świadectwo pracy po śmierci pracownika

W związku ze śmiercią pracownika na pracodawcy spoczywa również obowiązek wydania świadectwa pracy. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Procedurę tę reguluje § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz.U. nr 60, poz. 282 ze zm.).

News 5: Dokumentacja niezbędna w przypadku śmierci pracownika – akt zgonu, wyrejestrowanie z ZUS

Dokumentem bazowym, niezbędnym pracodawcy w celu podjęcia adekwatnych kroków zmierzających do rozliczenia i wypłaty wynagrodzenia zmarłego pracownika jest akt zgonu. Oznaczona w nim data zgonu stanowi dzień zakończenia stosunku pracy. Dokument ten musi być opatrzony czerwoną pieczęcią organu wystawiającego. Pracodawca dysponując oryginałem aktu zgonu wykonuje jego poświadczoną kopię (za zgodność z oryginałem) i umieszcza ją w aktach pracownika.

Zmarłego pracownika należy również wyrejestrować z ubezpieczeń. Dokonuje się tego na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500, który oznacza zgon osoby ubezpieczonej.

Pobierz e-book “Wygaśnięcie stosunku pracy. Obowiązki pracodawcy i należności po zmarłym pracowniku”