HR-owe Koło Ratunkowe: Urlop proporcjonalny byłego pracownika APT

Od 15 września w firmie rozpoczął pracę pracownik, który wcześniej od stycznia do sierpnia był zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej. Aktualny pracodawca zawarł z nim umowę na czas określony do końca czerwca przyszłego roku. Łączny staż pracy tego pracownika na potrzeby ustalenia uprawnień urlopowych to 9 lat. Pojawiło się w kadrach pytanie, jak ustalić wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego tego pracownika, biorąc pod uwagę, iż zasady nabywania prawa do urlopu pracowników tymczasowych różnią się od zasady powszechnej wynikającej z kodeksu pracy.

Kodeks pracy o urlopie wypoczynkowym. Na czym polega zasada proporcjonalności?

Zgodnie z kodeksem pracy urlop wypoczynkowy podlega tzw. zasadom proporcjonalności. Jedna z nich mówi, iż pracownikowi podejmującemu pracę w danym roku kalendarzowym u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – o ile zatrudnienie ma trwać co najmniej do końca tego roku. W przypadku wykorzystania w danym roku urlopu w wymiarze wyższym, niż przysługujący proporcjonalnie do okresu zatrudnienia nowy pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu nie może być jednak niższy niż ten, który wynika z okresu przepracowanego u wszystkich pracodawców w danym roku kalendarzowym.

Praktyczny przykład na wyliczenie urlopu proporcjonalnego

Przykład: pracownik, którego roczny wymiar urlopu wynosi 20 dni był zatrudniony u pierwszego pracodawcy od stycznia 2023 do czerwca 2024 b.r. i wykorzystał w 2024 roku 12 dni urlopu. Zgodnie z zasadą proporcjonalności za przepracowanych 6 miesięcy przysługiwało mu 10 dni. Pracodawca wykaże w świadectwie pracy faktycznie wykorzystany urlop (12 dni) natomiast nowy pracodawca, zatrudniający pracownika od lipca co najmniej od końca roku, udzieli mu już tylko 8, które pozostały do wykorzystania w tym roku. Łącznie, pracując 12 miesięcy, pracownik będzie miał do dyspozycji pełny roczny wymiar urlopu.

Pracownik tymczasowy a kwestia urlopu wypoczynkowego

Nieco inaczej wygląda kwestia urlopu w przypadku osoby będącej pracownikiem tymczasowym.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, takiemu pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 2 dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego pracodawcy użytkownika lub więcej niż jednego pracodawcy użytkownika.

Jeżeli pracownik tymczasowy nie wykorzysta urlopu w okresie, w którym wykonuje pracę tymczasową, agencja wypłaca mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Jak widać nie ma tu znaczenia staż pracy, nie ustala się także rocznego wymiaru urlopu. Nie obowiązują również zasady proporcjonalności. To oznacza, iż pracownik tymczasowy, który przepracowałby cały rok w agencji pracy tymczasowej nabyłby prawo do 24 dni urlopu (12 miesięcy x 2 dni za każdy miesiąc). Nie ma przy tym znaczenia czy jest to pierwszy czy kolejny rok zatrudnienia pracownika.

Jak wyliczyć urlop proporcjonalny byłego pracownika APT?

Jak zatem ustalić wymiar proporcjonalnego urlopu pracownika, który wcześniej wykonywał pracę tymczasową, a jego urlop był ustalany na szczególnych zasadach na podstawie odrębnych przepisów? Ze względu na istotne różnice pomiędzy regulacjami urlopowymi zawartymi w kodeksie pracy i ustawie o pracy tymczasowej nie można łączyć tych dwóch porządków. Agencja pracy tymczasowej za 8 miesięcy zatrudnienia – pozostawania w dyspozycji pracodawców użytkowników – udzieliła pracownikowi 16 dni urlopu (8 miesięcy x 2 dni), lub wypłaciła za nie ekwiwalent pieniężny.

Nowy pracodawca, nie będący agencją pracy tymczasowej, powinien ustalić uprawnienia urlopowe pracownika w oparciu o kodeks pracy, nie stosując rozliczenia z dotychczas udzielonym urlopem z tytułu pracy tymczasowej.

Ponieważ pracownik nie ma co najmniej 10-letniego stażu pracy, proporcjonalny urlop wypoczynkowy za cztery miesiące pracy wyniesie 7 dni, zgodnie z wyliczeniem:

20 dni / 12 x 4 = 6,67 dnia, który musimy zaokrąglić w górę do 7 dni.

Pomimo tego, iż same uprawnienia urlopowe są ustalane według odmiennych zasad, pracodawca nie będący agencją pracy tymczasowej powinien pamiętać, iż okres zatrudnienia w ramach stosunku pracy w agencji pracy tymczasowej należy uwzględnić w stażu pracy, na podstawie którego ustali wymiar urlopu wypoczynkowego swojego pracownika zgodnie z kodeksem pracy.