Jak dokumentować sprzedaż?

Faktura, rachunek, nota księgowa, paragon, a może bez dokumentu? Pewne pojęcia dotyczące dokumentowania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami są ze sobą mylone lub błędnie stosowane. Mowa bowiem o podstawowych dokumentach jakie może wystawić przedsiębiorca. Nie każda transakcja powinna być fakturowana, jak też nie zawsze musisz wydać paragon. W poniższym artykule wyjaśnię różnice.

Faktura

Każdy przedsiębiorca spotkał się z fakturą. W zasadzie jest to pierwszy dokument, z którym masz do czynienia na samym początku przygody z biznesem. Pojęcie faktury wiąże się ściśle z ustawą o podatku od towarów i usług, a zatem jest związany z podatnikami tego podatku.

I już tutaj wymaga wyjaśnienie, kto jest podatnikiem podatku od towarów i usług. Wbrew temu co się powszechnie sądzi, podatnikami tego podatku nie są tylko przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Podatnikami są wszyscy przedsiębiorcy (ale nie tylko) prowadzący działalność gospodarczą, przy czym niektórzy, szczególnie ci co dopiero rozpoczynają prowadzenie biznesu, mogą korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego z podatku VAT (zasadniczo dotyczy to przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży nie przekroczy kwoty 200 000 w skali roku).

A zatem podatnicy VAT muszą (co do zasady) potwierdzać sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz innych podatników fakturą.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie, faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Pominięcie w fakturze tych danych powoduje, iż taki dokument nie jest w świetle prawa fakturą. Ciekawostką jest, iż faktura nie musi zawierać słowa „faktura”, czy „faktura VAT”.

Nie będę wymieniał wszystkich elementów, ponieważ zasadniczo faktury powinny być wystawiane w formie elektronicznej. W tym celu przedsiębiorcy stosują dostępne programy, które zawierają wszystkie wymagane elementy, jednym z nich jest chociażby Comarch ERP XT. Co więcej od lipca 2024 każda faktura będzie wysyłana do fiskusa (tzw. KSeF), a zatem prawidłowość jej wystawienia będzie weryfikowana na bieżąco.

Już teraz korzystając z systemu Comarch ERP XT możesz wysłać dane do KSeF. Przekonaj się jakie to proste i zobacz jak wygląda obsługa integracji z KSeF w programie Comarch ERP XT.

Czasami faktury mogą mieć ograniczony zakres danych – głownie dotyczy to sprzedaży dokonywanej przez podatników zwolnionych podmiotowo.

Rachunek

Powszechnie przyjmuje się, iż o ile przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z podatku VAT (zwolnienie podmiotowe) to powinien wystawiać rachunki, a nie faktury. Po części jest to prawda, ale nie do końca.

Elementy jakie ma zawierać rachunek zostały wskazane w Ordynacji podatkowej, natomiast elementy faktury w ustawie o VAT.

Jak już zatem się domyślasz, przedsiębiorca powinien wystawiać fakturę, a nie rachunek. Tyle tylko, iż w przypadku podatników zwolnionych to jest ten sam dokument. o ile porównamy zakres elementów jakie ma zawierać rachunek, z tymi, które ma zawierać faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego, okaże się, iż oba dokumenty zawierają te same dane. Zatem w świetle definicji zawartej w ustawie o podatku od towarów i usług dokument, który wystawiłeś i nazwałeś np. rachunkiem, jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Pamiętaj jednak, iż taki przypadek będzie miał miejsce, o ile korzystasz ze zwolnienia podmiotowego. W przypadku podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni muszą oni wystawić „pełną fakturę”, z wszystkimi wymaganymi danymi.

Nota

Kolejnym dokumentem jak może się pojawić w działalności gospodarczej jest nota (nota księgowa). Jak wskazałem wcześniej do dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług służy faktura. Jednak nie zawsze otrzymujesz pieniądze z tego właśnie tytułu. Jak zatem udokumentować otrzymaną należność niezwiązaną ze sprzedażą? Należy wystawić notę (notę księgową).

Najczęstszym przypadkiem, z jakim możesz się zetknąć z notą, to kara umowna, obciążenie kontrahenta odsetkami za nieterminową płatność za fakturę czy przenoszenie na kontrahenta opłat skarbowych.

Przykład

Pan Adam świadczy usługi programistyczne. Na 31 maja miał termin oddania aplikacji. Niestety aplikacja została zakończona w dniu 15 czerwca. Umowa przewiduje, iż za każdy dzień niedochowania terminu Pan Adam będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200 zł za dzień. W dniu 20 czerwca kontrahent przesłał Panu Adamowi notę (obciążeniową) na kwotę 3 000 zł.

Pani Iwona jest doradcą podatkowym. Złożyła do sądu administracyjnego skargę w imieniu klienta i zapłaciła opłatę skarbową za pełnomocnictwo i wpis. Koszty te obciążają klienta, dlatego Pani Iwona wystawiła mu notę.

Paragon

Przypomnę tylko, iż paragon fiskalny jest wystawiany w przypadku, gdy sprzedaż następuje na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej – czyli upraszczając – na rzecz konsumenta. Wówczas podstawowym dokumentem jest właśnie paragon. Jednak klient ma prawo żądać wystawienia faktury (ale już nie na firmę), wówczas masz obowiązek taką fakturę wystawić. Pamiętaj jednak, iż nie możesz wystawić faktury do paragonu, na którym nie ma NIP-u nabywcy. Grożą za to konsekwencje finansowe i karnoskarbowe. Szerzej na temat wystawiana paragonów pisałem tutaj.

Bez dokumentu

Może się również zdarzyć, iż danej transakcji sprzedaży nie będziesz musiał dokumentować czy to fakturą czy też paragonem. O paragonach pisałem w poprzednim artykule, więc skupię się na fakturze.

Otóż, o ile jesteś podatnikiem VAT zwolnionym podmiotowo lub wykonujesz usługę VAT zwolnioną, to ustawa nie obliguje Cię do dokumentowania transakcji fakturami. Jednak najczęściej nabywca i tak będzie chciał taką fakturę otrzymać – chociażby, żeby ująć ją w swoich kosztach podatkowych – a jego żądanie wystawienia faktury powoduje, iż musisz ją wystawić. Dlatego też sytuacje te zdarzają się bardzo rzadko.

Przykład

Pan Andrzej prowadzi działalność ogrodniczą – zakłada i opiekuje się trawnikami. Jest podatnikiem VAT zwolnionym. Podpisał umowę z Panią Iwoną, prowadzącą biuro rachunkowe, na pielęgnację terenów zielonych wokół jej firmy. Pani Iwona rozlicza się jednak ryczałem i nie prosi o wystawienie faktury za te usługi, więc Pan Andrzej ich nie wystawia. Jednak w nowym roku Pani Iwona zmieniła formę opodatkowania na zasady ogólne i faktura kosztowa będzie miała wpływ na jej podatek. Więc zwróciła się do Pana Andrzeja o wystawianie faktur od nowego roku. Pan Andrzej w takiej sytuacji musi wystawiać faktury za usługi na rzecz Pani Iwony.