Jak napisać wypowiedzenie?

Trudno znaleźć osobę, która nie miałaby w ogóle do czynienia w swoim życiu z umową. Powszechnie już zawieramy umowy takie jak: umowy o pracę, umowy kredytowe, umowy na zakup domu/mieszkania czy zakup samochodu, umowy najmu mieszkania czy domu, umowy dotyczące świadczenia usług telekomunikacyjnych czy o roboty budowlane, o dzieło albo zlecenie. Wydaje się więc, iż pojęcie umowy zadomowiło się już na dobre w naszej świadomości. Niemniej można zastanawiać się, czy w równym stopniu zadomowiła się świadomość wynikających z takiej umowy konsekwencji. Niestety wciąż kilka osób posiada wiedzę, w jaki sposób wpływać na jej treść (jeszcze przed jej zawarciem) z możliwie skutecznym zabezpieczeniem własnych interesów.

Równie problematyczne może dla niektórych okazać się to, w jaki sposób rozwiązać umowę w momencie, gdy np. ze względu na zmianę okoliczności, przestała być ona dla nas korzystna czy w ogóle potrzebna. Tym samym, o ile sama kwestia formalności dotyczących zawarcia umowy wydaje się już w jakiś sposób „okiełznana”, o tyle kwestia korzystania z instytucji wypowiedzenia umowy nader często nastręcza różnego rodzaju trudności.

Ogólnie rzecz biorąc, dla uniknięcia ewentualnych nieprzyjemnych niespodzianek związanych z zawarciem określonej umowy i późniejszym stosowaniem jej postanowień, należy podjąć odpowiednie kroki jeszcze przed jej podpisaniem. W zależności bowiem od związanego z nią poziomu naszego zaangażowania (zwłaszcza finansowego), warto jej treść skonsultować z profesjonalistą w zakresie zawierania umów i ich wypowiadania – czyli np. z radcą prawnym.

Podpis na umowie nie stanowi bowiem wyłącznie graficznego znaku, ale zwykle wiąże się ze zobowiązaniem. Oznacza to, iż podpisując umowę wchodzimy tak w określone wynikające z niej prawa, jak i w obowiązki. Co za tym idzie, na podstawie umowy druga strona może od nas oczekiwać czy wymagać (a nierzadko również żądać) określonego zachowania się – i to pod rygorem wejścia na drogę prawnego egzekwowania tego zachowania się (albo odszkodowania), jak również pociągnięcia do odpowiedzialności za jego brak. W gruncie rzeczy więc, podpisywane umowy warto (a choćby trzeba) czytać i to czytać dokładnie (co wciąż nie dla wszystkich jest takie oczywiste), niezależnie od tego jak błahych kwestii one dotyczą. Jak wiadomo, czasem wzory umów są nam w pewien sposób narzucane – jak np. większość umów dotyczących dostawy mediów (czyli np. umowy na dostawę energii elektrycznej, wody, itp.). Nie zawsze są to sztywne ramy, których nie da się zmodyfikować, a o ile tak jest a np. umowa najmu lokalu użytkowego zawiera postanowienia które nam nie odpowiadają – należy bezwzględnie podpisania takiej umowy odmówić.

Tego rodzaju umowy zwykle zawierają błędy prowadzące choćby do ich niezgodności z prawem w całości, albo tylko niektórych z ich postanowień. Nierzadko bowiem wzory sporządzane są w niektórych firmach/instytucjach i wprowadzane do stosowania na dłuższy okres czasu i nie są regularnie dostosowywane do dynamicznych zmian wprowadzanych przez ustawodawcę w obowiązujących przepisach prawa. Co prawda w przypadku niezgodności umowy z przepisami ustawy, co do zasady, pierwszeństwo zwykle mają przepisy ustawy (choć nie jest to kwestia jednoznaczna bowiem mamy przepisy względnie obowiązujące – czyli takie które mogą być w umowach modyfikowane i bezwzględnie obowiązujące niemodyfikowalne, a także takie pomiędzy – semiimperatywne), tym bardziej dla uniknięcia późniejszych niepotrzebnych sporów warto takie wątpliwe postanowienia „wyłapywać” już na tym wstępnym etapie transakcji.

Pamiętajmy również, iż z prawnego punktu widzenia w umowie nie ma (a przynajmniej nie powinno być) przypadkowych słów. I nie będąc specjalistą w danym obszarze, możemy nie mieć świadomości, jakie konsekwencje może nieść za sobą dane postanowienie. Umowy warto więc czytać przed ich podpisaniem również w tym celu, by zadawać pytania i wyjaśniać wątpliwości co do znaczenia poszczególnych niezrozumiałych (czasem z uwagi na stosowanie specjalistycznego języka) zwrotów. Oczywiście negocjacje w zakresie niektórych umów bywają trudne. Zwłaszcza, o ile bardzo chcemy czy choćby (z jakichś powodów) musimy ją zawrzeć, a druga strona nie jest skora do uwzględnienia naszych uwag. Niemniej, naszym prawem jako strony – zwłaszcza takiej występującej w (słabszej) pozycji konsumenta – jest prawo do otrzymania oczekiwanych wyjaśnień co do zakresu i przedmiotu umowy oraz obowiązków, jakie z niej będą dla nas wynikać.

Co do zasady w kwestii kształtowania treści zawieranych umów obowiązuje tzw. zasada swobody umów. Zgodnie z tą zasadą,strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się:

• adekwatności (naturze) stosunku,
• ustawie ani
• zasadom współżycia społecznego.

Biorąc pod uwagę powyższe, mogłoby się wydawać, iż nie ma przeszkód ku temu by w całkowicie dowolny sposób kształtować treść zawieranej umowy. Trzeba jednak pamiętać, iż przez zawarcie umowy strony ją podpisujące wchodzą w relację, a czynność zawarcia umowy wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, ale również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów.

Niezależnie więc od sposobu, w jaki dana kwestia zostanie zostanie wyrażona w zawartej umowie, faktycznie jej konsekwencje mogą być znacznie szersze.

Przykładowo: Mieszkający w domu jednorodzinnym na wsi Jan Kowalski wynajmuje swoje puste i nieużytkowane mieszkanie Piotrowi Nowickiemu (synowi swojego sąsiada) – na okres jego studiów. Mieszkanie jest dość duże więc Piotr Nowicki (za zgodą Jana Kowalskiego) podnajmuje mieszkanie swoim dwom kolegom. Kowalski podpisał z Nowickim umowę, ale jest to tylko prosta, krótka umowa nieuwzględniająca wielu aspektów adekwatnych dla tego rodzaju czynności prawnych. Jednocześnie uwzględniona w niej została wartość czynszu płatnego przez Piotra Nowickiego – co nie zostało zmodyfikowane (np. w formie aneksu) po dołączeniu do mieszkania ww. dwóch współlokatorów. Jan nie podpisał z kolegami żadnej umowy z kolegami Piotra, porozumiał się jedynie z nimi ustnie na dokonywanie przez nich płatności określonych kwot, które w całej wysokości były przekazywane za pośrednictwem Piotra. Kwota, którą ten faktycznie otrzymywał jest więc wyższa od wartości czynszu określonej w umowie pisemnej zawartej z Piotrem Nowickim. Po kilku miesiącach zgodnego współdzielenia mieszkania i ponoszenia umówionych zobowiązań, w weekend, gdy Piotr Nowicki przebywał w rodzinnym domu na wsi, koledzy-współlokatorzy zorganizowali studencką imprezę, której rozmiary zaskoczyły ich samych, przestali „panować” nad przybyłym towarzystwem, na skutek czego mieszkanie uległo poważnym zniszczeniom. Po powrocie Piotra Nowickiego, koledzy – obawiając się obarczenia dużymi kosztami przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego – oznajmili, iż nie zamierzają ponosić odpowiedzialności. Argumentując swoje stanowisko, wskazywali na fakt, iż nie podpisali umowy, z której by wynikało, kto ponosi odpowiedzialność za straty. Dodatkowo arogancko uznali, iż brak umowy skutkuje według nich brakiem możliwości udowodnienia faktycznego korzystania przez nich z lokalu.

W nawiązaniu do ww. skutków prawnych wynikających z umowy, w powyższej historii można dopatrzeć się zaistnienia co najmniej kilku istotnych szerszych aspektów prawnych (mimo iż nie ma o nich mowy w pisemnej umowie).

Jeden z nich (niezależny od samego faktu zniszczenia mieszkania) dotyczy ustawowego obowiązku rozliczenia osiąganych przez wynajmującego (Jana Kowalskiego) przychodów z tytułu najmu mieszkania z urzędem skarbowym. I faktycznie (w istocie) przychód powinien się odnosić nie tylko do kwoty czynszu określonej w podpisanej z Piotrem Nowickim umowie, ale również do kwot otrzymywanych przez Jana Kowalskiego (za pośrednictwem Nowickiego) od współlokatorów. Powyższy obowiązek oczywiście nie został w umowie określony (nie musiał być), ale już sam fakt otrzymywania tego rodzaju przychodów wiąże się z koniecznością rozliczenia z fiskusem. Wynika to wprost z ustaw podatkowych.

Drugi z aspekt (odnoszący się wprost do roszczeń z tytułu zniszczeń wynajętego mienia) to:

brak podpisania umowy ze współlokatorami Piotra Nowickiego, jak również − brak uwzględnienia w umowie (tak w umowie pisemnej zawartej przez Jana Kowalskiego z Piotrem Nowickim, jak i w umowach ustnych „zawartych” przez Piotra Nowickiego z kolegami) odpowiednich postanowień dotyczących prawa do roszczeń z tytułu ewentualnych zniszczeń,

nie przesądza w jakimkolwiek stopniu o braku możliwości pociągnięcia sprawców tych zniszczeń do odpowiedzialności. Poza obowiązującymi przepisami, z ewidentną pomocą mogą tutaj przyjść właśnie (powoływane powyżej) – tak zasady współżycia społecznego, jak i ustalone zwyczaje. Wszak ww. koledzy przez kilka miesięcy korzystali z przedmiotowego lokalu mieszkalnego – płacąc umówiony czynsz i faktycznie zamieszkując w nim (co możliwe byłoby do udowodnienia przykładowo poprzez zeznania świadków, np. sąsiadów) – co należy traktować jako (nie spisane na piśmie, ale jednak) wyrażenie woli odpłatnego korzystania z tego lokalu – a z drugiej strony wyrażenie woli udostępnienia lokalu za opłatą – podsumowując: została zawarta umowa najmu lokalu. Natomiast w kwestii spowodowanych w mieszkaniu poważnych strat, należy zauważyć, iż choćby mimo braku zawarcia w umowie odpowiednich zapisów (dotyczących odpowiedzialności za ewentualne straty), korzystanie z lokalu zgodnie z utartymi zwyczajami i zasadami współżycia społecznego mieści się w pewnych ustalonych ramach. A w ramach tych z pewnością nie mieszczą się dewastacje, jakie potrafią mieć miejsce na skutek alkoholowych studenckich imprez.

Oczywiście powyższy przykład należy do kategorii tych bardziej skomplikowanych i co za tym idzie mogących wymagać bezpośredniej interwencji doświadczonego profesjonalisty (np. radcy prawnego). Niemniej, najprostszy morał, jaki z tego przykładu wynika to fakt, iż warto umowy zawierać na piśmie oraz pamiętać o przynajmniej rozważeniu uwzględnienia w nich różnego rodzaju „nietypowych” sytuacji, które (nawet czysto hipotetycznie) mogą wystąpić i to niezależnie od relacji łączących strony. Autor niniejszego artykułu wynajął kiedyś (także prawniczej!) rodzinie mieszkanie, a następnego dnia po parapetówce w mieszkaniu znalazło się kilkanaście okolicznych krzewów… Odnosi się to do: tak zapisów dotyczących ewentualnej odpowiedzialności za nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z umowy, jak i możliwości wypowiedzenia umowy przed terminem, na jaki została ona zawarta (np. w przypadku uzasadnionej utraty zaufania i obawy przed kolejnymi stratami).

Uwzględnienie prawa do wypowiedzenia umowy, jest ważnym aspektem w kategorii dotyczącej zawierania umów (niezależnie od ich rodzaju). Oczywiście w bardzo wielu przypadkach w kwestii wypowiedzenia umowy wypowiadają się także same przepisy prawa. Wówczas niezależnie od faktu, czy odpowiednie klauzule zostały zawarte w treści umowy czy nie, prawo to przysługuje stronom (albo stronie) z mocy ustawy. zwykle jednak brak zawarcia odpowiednich postanowień w treści umowy może skutkować różnego rodzaju ograniczeniami i problemami. Co do zasady postanowienia dotyczące wypowiedzenia warto w absolutnie każdej zawieranej umowie uwzględnić. Wiedza ta – jak i umiejętność formułowania takiego najprostszego postanowienia powinna być elementem nauczania już w szkole podstawowej. Niezależnie od tego z kim zawieramy umowę i jak bardzo tej osobie ufamy czy mamy choćby obowiązek ufać. Choćby dlatego, iż nie określając jasno w umowie tych zasad narażamy się na niepotrzebny konflikt z najbliższą rodziną, przyjaciółmi czy znajomymi. Paradoksalnie to właśnie spisana umowa nas przed takim konfliktem chroni.

W nawiązaniu do powyższego, trzeba pamiętać, iż postanowienia dotyczące wypowiedzenia niestety nie zawsze mogą być kształtowane w sposób całkowicie dowolny i uznaniowy. W zależności bowiem od rodzaju zawieranej umowy, określane w umowie terminy i zasady stosowania instytucji wypowiedzenia powinny odpowiadać zasadom wynikającym z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Oczywiście zastosowanie innych jest możliwe – ale wymaga zgody obydwu stron zarówno na etapie zawierania umowy jak i jej wypowiadania.

Przykładowo: przepis art. 27 ustawy prawo balonowe przewiduje iż umowa dotycząca przechowania balonów powinna mieć minimum tygodniowy termin wypowiedzenia. Stefan zawarł z Panfucym umowę przechowania balonów w której zapisali termin wypowiedzenia 3 dni. Stefan wypowiedział umowę Panfucemu na trzy dni przed terminem w którym chciał odebrać balony, po trzech dniach przyjechał do Panfucego, a ten mu balony wydał, uścisnął dłoń i życzył miłej zabawy.
W opisanym przykładzie nie wydarzyło się nic złego – umowa została konsensualnie (czyli zgodnie) zawarta i tak samo wykonana. W ten sposób wygląda 95% umów zawieranych w społeczeństwie. Problem pojawia się dopiero wtedy gdy pomiędzy stronami wystąpią nieporozumienia – a te prowadzą nie tylko do sądów, ale i do zwykłych niepotrzebnych konfliktów pomiędzy ludźmi.

Przy zawieraniu umów lepiej jednak liczyć się z różnego rodzaju uzasadnionymi ograniczeniami występującymi w tym zakresie, wynikającymi z różnych okoliczności np. z charakteru danej czynności prawnej. W razie wątpliwości lepiej skonsultować się ze specjalistą w zakresie zawierania i wypowiadania umów – np. z radcą prawnym.

Instytucja wypowiedzenia umowy stanowi niezwykle ważne narzędzie dla stron umowy, ale powinno być stosowane jako ostateczność. Wcześniej warto jednak wezwać drugą stronę w formie która, będzie później do udowodnienia (na piśmie, kilkoma sms’ami, albo mailami) do prawidłowego wykonania tej umowy, nim ją wypowiemy, albo spróbować wynegocjować lepsze – bardziej korzystne dla nas warunki.

Jednocześnie, dla „ułatwienia” sobie możliwości skorzystania tego narzędzia, warto już w umowie uwzględnić okoliczności, w których będzie ono mogło zostać zastosowane. W najprostszej formie, postanowienia umowy dotyczące wypowiedzenia mogą otrzymać brzmienie: „Stronom przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z miesięcznym terminem wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy najmu na czas określony wymaga zachowania formy dokumentowej.”. Postanowienie takie oznacza, iż w przypadku, gdy jedna ze stron będzie chciała rozwiązać zawartą umowę, będzie ona miała prawo to zrobić składając drugiej stronie wypowiedzenie (na piśmie), które będzie miało skutek równo po miesiącu. Co do zasady tylko przy umowach o pracę terminem, od którego liczy się początek biegu wypowiedzenia jest pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone wypowiedzenie. Oczywiście można też taki skutek by liczenie terminu wypowiedzenia następowało na koniec następnego miesiąca kalendarzowego zastrzec także w umowie.

Przykładowo: Jan Nowak złożył wypowiedzenie umowy zawartej dostawcą pieczywa, która przewidywała miesięczny okres wypowiedzenia. Wypowiedzenie zostało doręczone ww. operatorowi w dniu 15 listopada 2020 r. Tym samym, umowa ulegnie rozwiązaniu z dniem 15 grudnia 2020 r.

W przypadku umów bardziej złożonych, zwłaszcza tych wymagających zaangażowania znaczących zasobów pieniężnych albo, których przedmiotem są rzeczy o dużej wartości, postanowienia dotyczące wypowiedzenia warto odpowiednio rozbudować (z możliwie skutecznym zabezpieczeniem własnego interesu). W przypadku np. oddania w najem mieszkania wyposażonego w wartościowy sprzęt i meble, w umowie należałoby przewidzieć postanowienia dotyczące odpowiedzialności za ich zniszczenie (oczywiście z pominięciem „zniszczeń” wynikających z ich należytego użytkowania) – z jednoczesnym uwzględnieniem prawa do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym w przypadku stwierdzenia rażących naruszeń w tym zakresie.

W zakresie formy wypowiedzenia umowy, co do zasady powinno ono mieć formę pisemną. Wynika to chociażby ze względów dowodowych – trudno byłoby bowiem udowodnić (np. przed sądem) fakt „złożenia” wypowiedzenia w sposób werbalny.

Natomiast, sama treść wypowiedzenia powinna zawierać elementy takie jak:

• oznaczenie miejscowości i daty (mimo iż oczywiście najistotniejsza i tak będzie data doręczenia);
• dane składającego wypowiedzenie oraz dane drugiej strony umowy („odbiorcy” wypowiedzenia);
• nagłówek (np. „wypowiedzenie” albo “wypowiedzenie umowy”);
• informacja identyfikująca umowę, do której odnosi się wypowiedzenie (np. numer umowy albo data jej zawarcia);
• informacja dotycząca terminu wypowiedzenia (czyli kiedy zgodnie z zamiarem osoby która ją wypowiada umowa przestanie obowiązywać);
• zwrot grzecznościowy oraz własnoręczny podpis.

Wypowiedzenie umowy stanowi w gruncie rzeczy nieskomplikowane pismo, ale jego treść powinna jednoznacznie (dla uniknięcia niepotrzebnych wątpliwości) wskazywać umowę, której dotyczy, oraz stronę (osobę/podmiot), która je składa – a także (oczywiście) zawierać jej podpis. Trzeba również pamiętać, iż dla skutecznego złożenia wypowiedzenia konieczne jest jego doręczenie. W przypadku więc braku możliwości złożenia pisemnego wypowiedzenia osobiście do rąk drugiej strony (za pokwitowaniem na kopii pisma!), można posłużyć się pocztą, wybierając jednak taką formę wysyłki, która pozwoli nam uzyskać potwierdzenie zarówno samego faktu doręczenia, jak i jego datę czyli wysyłając ją listem poleconym.Zgodnie z idącym z duchem czasu kodeksem cywilnym (jeżeli w umowie nie zastrzeżono inaczej) – wypowiedzenie umowy sporządzonej na piśmie wymaga zachowania formy dokumentowej – czyli może być także dokonane mailem.

Piotr Kłodziński – Radca Prawny Warszawa

Obsługa prawna firm Warszawa