Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Na wstępie należy wyjaśnić, czym jest wypowiedzenie umowy o pracę. Jest to istotna kwestia, która pozwoli odróżnić rozwiązanie umowy o pracę w skutek wypowiedzenia tej umowy przez pracownika, bądź przez pracodawcę – od rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

Wypowiedzenie umowy o pracę. Czym jest?

Wypowiedzenie umowy o pracę jest oświadczeniem woli którego skutkiem jest rozwiązanie umowy o pracę. Jest to jednostronna czynność prawna, co oznacza, iż dla dokonania skutku (rozwiązania stosunku pracy) nie jest wymagana zgoda drugiej strony, a jedynie poinformowanie jej. Jedna ze stron umowy o pracę przedkłada drugiej taki dokument i ta druga strona umowy zmuszona jest do jego przyjęcia do wiadomości (choć może później odwoływać się do sądu).

Instytucja wypowiedzenia umowy o pracę uregulowana jest w art. 30 – 41¹ Kodeksu Pracy. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem może zostać dokonane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, albo też za porozumieniem stron. Istotne jest to, iż pracownik może złożyć oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem w każdym czasie, choćby podczas usprawiedliwionej nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego, urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego. Tak samo w każdym czasie strony mogą dobrowolnie podpisać porozumienie rozwiązujące umowę o pracę – często nazywane nieprawidłowo wypowiedzeniem umowy o pracę za porozumieniem stron.

Podsumowując – wypowiedzenie umowy o pracę to czynność jednostronna, możemy go dokonać bez zgody drugiej strony. Porozumienie stron to dwustronna, dobrowolna „umowa o rozwiązaniu umowy o pracę”.

Prawo pracodawcy do (nie dyscyplinarnego) wypowiedzenia umowy o pracę podlega licznym ograniczeniom, do których należy np. zakaz wypowiedzenia umowy o pracę podczas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, zakaz wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej, niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, albo zakaz wypowiadania umowy o pracę powracającej z urlopu macierzyńskiego matce, która złożyła wniosek o ograniczenie wymiaru etatu (do 12 miesięcy ochrony).

Obie strony dokonując jednostronnej czynności w postaci wypowiedzenia umowy o pracę, zobowiązane są do zachowania formy pisemnej oraz do zachowania odpowiedniego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia umowy o pracę uzależniony jest od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• jeżeli pracownik zatrudniony jest krócej, niż 6 miesięcy okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie;
• jeżeli pracownik zatrudniony jest co najmniej sześć miesięcy okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc;
• jeżeli pracownik zatrudniony jest co najmniej 3 lata okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi:

• 3 dni, o ile okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, o ile okres próbny jest dłuższy, niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, o ile okres próbny wynosi 3 miesiące.

Jak prawidłowo obliczyć okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Sposób obliczania okresu wypowiedzenia określony został w przepisie art. 30 § 2¹ kodeksu pracy. Zgodnie z przytoczonym przepisem okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Zagadnienie to wymaga oczywiście szerszego wyjaśnienia, ponieważ obliczenie okresu wypowiedzenia często powoduje trudności po stronie pracowników, jak i pracodawców.

Obowiązek prawidłowego obliczenia okresu wypowiedzenia ciąży szczególnie na pracodawcy. Przemawia za tym fakt, iż ustanie zatrudnienia nakłada na pracodawcę takie obowiązki jak zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczenia ZUS w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy oraz niezwłoczne wystawienie świadectwa pracy. Oznacza to, iż dokument ten powinien zostać wydany w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Jeżeli pracodawca z przyczyn obiektywnych nie ma możliwości wydania pracownikowi świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, może to uczynić w terminie 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W przypadku zastosowania nieprawidłowego okresu wypowiedzenia pracownikowi przysługuje roszczenie o wynagrodzenie za pracę.

Obliczanie 2 tygodniowego okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład: Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę dnia 6 października 2020 r. Okres wypowiedzenia upłynie 24 października 2020 r., ponieważ 2 tygodniowy okres wypowiedzenia zawsze kończy się w sobotę po upływie pełnych 2 tygodni od dnia złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Obliczanie miesięcznego okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład: Pracodawca dnia 2 listopada 2020 r. wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę. Okres wypowiedzenia upłynie 31 grudnia 2020 r. Upływ okresu wypowiedzenia nie zmieni się w przypadku wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę dnia 1 listopada 2020 r., ponieważ umowa ulega rozwiązaniu po upływie pełnego miesiąca, dlatego w tej sytuacji okres wypowiedzenia upłynie również 31 grudnia 2020 r.

Obliczanie 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład: Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę dnia 30 stycznia 2020 r. Okres wypowiedzenia rozpocznie się dnia 1 lutego 2020 r. i zakończy się dnia 30 kwietnia 2020 r.

Co w przypadku, gdy podczas trwania 2 tygodniowego okresu wypowiedzenia staż pracy pracownika wyniesie 6 miesięcy i będzie uprawniał go do miesięcznego okresu wypowiedzenia umowy o pracę?

Przykład: Pracownik zatrudniony jest w danej firmie od dnia 1 stycznia 2020 r. Dnia 18 czerwca 2020 r. pracodawca wręcza pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. W dniu wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę staż pracy pracownika wynosi mniej, niż 6 miesięcy, co wskazuje na zastosowanie 2 tygodniowego okresu wypowiedzenia.

Jednakże podczas trwania 2 tygodniowego okresu wypowiedzenia, który upłynąłby 4 lipca 2020 r. staż pracy pracownika wyniesie 6 miesięcy, co będzie uprawniało go do miesięcznego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku pracodawca musi zastosować miesięczny okres wypowiedzenia, ponieważ do stażu pracy zalicza się również okres wypowiedzenia umowy o pracę.

Obliczanie 3 dniowego okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład: Pracodawca wręcza wypowiedzenie umowy pracownikowi w piątek dnia 6 listopada 2020 r. 3 dniowy okres wypowiedzenia upłynie we wtorek dnia 10 listopada 2020 r., ponieważ liczymy tylko dni robocze, a niedziele i święta należy wyłączyć.

Obliczanie tygodniowego okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Przykład: Pracodawca wręcza wypowiedzenie umowy o pracę dnia 1 maja 2020 r. Okres wypowiedzenia upłynie w sobotę dnia 9 maja 2020 r. Tygodniowy okres wypowiedzenia liczony jest od najbliższej niedzieli i trwa zawsze do soboty.

Powyższe przykłady należy analogicznie zastosować w sytuacji złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracownika.

Treść oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę

Ze względu na odmienne obowiązki i ograniczenia nałożone przez ustawodawcę, konstrukcja pisma mającego doprowadzić do rozwiązania wypowiedzenia stosunku pracy przez pracodawcę i pracownika będzie nieco inna.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika

Oświadczenie woli pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę musi zawierać takie elementy jak: miejscowość i datę, dane pracownika, dane pracodawcy, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia, podpis pracownika i podpis pracodawcy, czyli strony przyjmującej oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Należy zaznaczyć, iż w standardowej sytuacji pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, także zawartej na czas nieokreślony. Zobowiązany jest do tego jedynie w przypadku gdy składa oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę

Konstrukcja oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracodawcę jest nieco bardziej skomplikowana.

Do jego podstawowych elementów zaliczamy: miejscowość i datę, dane pracodawcy, dane pracownika, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, określenie długości okresu wypowiedzenia oraz datę jego upływu, pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy, podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę oraz podpis pracownika, czyli strony przyjmującej oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca zobowiązany jest do wskazania przyczyny uzasadniającej jej wypowiedzenie. Przepisy kodeksu pracy nie zawierają żadnych wskazówek dotyczących formułowania tego uzasadnienia. Jak wskazuje orzecznictwo obowiązek podania przyczyny będącej podstawą decyzji o zakończeniu zatrudnienia polega na opisaniu tych właśnie okoliczności w taki sposób, aby nie budziły wątpliwości co do zarzutu stawianego pracownikowi.

Przyczyna wskazana przez pracodawcę musi być prawdziwa, skonkretyzowana i dostatecznie zrozumiała dla pracownika. Ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę powinna być rozpatrywana indywidualnie w zależności od występujących okoliczności.

Z reguły pracodawca, aby uniknąć zarzutu braku uzasadnienia bardzo szczegółowo opisuje wszystkie zdarzenia stanowiące naruszenie obowiązków przez pracownika. Natomiast zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę nie musi być szeroko rozbudowane i szczegółowe, najważniejsze aby uwzględniało interes pracownika i było dla niego zrozumiałe. Podane przyczyny wypowiedzenia nie muszą charakteryzować się znaczną wagą, ani powodować znacznych szkód po stronie pracodawcy.

Należy pamiętać, iż adekwatne uzasadnienie przyczyny rozwiązania stosunku pracy jest najważniejszym i najtrudniejszym elementem oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę – gdy to dokonywane jest przez pracodawcę.

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony bez podania przyczyny

Wypowiedzenie umowy o pracę na czas nieokreślony bez podania przyczyny lub bez jej skonkretyzowania stanowi naruszenie prawa. Podanie przyczyny pozornej, nieprawdziwej jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.

Przykładem może być sytuacja, w której pracodawca w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę posłużył się ogólnikowym zwrotem ,,nieprzestrzegania przepisów BHP”, co jest zdecydowanie niewystarczające. W takim przypadku pracodawca powinien opisać jakie konkretnie przepisy BHP naruszył pracownik, a także powinien wskazań datę i okoliczności tych naruszeń.

Jedną z najczęściej podawanych przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę jest utrata zaufania do pracownika. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego utrata zaufania powinna być oparta na przesłankach natury obiektywnej oraz racjonalnej i nie stanowić arbitralnych ocen i subiektywnych uprzedzeń. Nie wystarczy przytoczenie w uzasadnieniu informacji o utracie zaufania do pracownika.

Pracodawca musi wskazać rzeczywiste i konkretne przyczyny, które doprowadziły do utraty zaufania. Do takich przyczyn można zaliczyć: długotrwałe i częste nieobecności pracownika, niezawinione naruszenie istotnych obowiązków, niedokładność i brak rzetelności w wykonywaniu obowiązków, wykonywanie obowiązków w sposób niewłaściwy. Zgodnie z orzecznictwem utrata zaufania do pracownika może stanowić uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę szczególnie w przypadku pracownika zajmującego stanowisko kierownicze.

Jego zachowanie musi być nieprawidłowe, przy czym nie musi dochodzić do naruszenia obowiązków pracowniczych. Oznacza to, iż formułując uzasadnienie przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę z powodu utraty zaufania należy wziąć również pod uwagę zajmowane przez pracownika stanowisko.

Pracodawca nie ma możliwości sprostowania wypowiedzenia umowy o pracę, dlatego powinien starannie przygotować się do złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę, a wszelkie wątpliwości warto skonsultować z radcą prawnym specjalizującym się w dziedzinie prawa pracy.

Elementy fakultatywne oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę

Dopuszczalne (a choćby całkiem częste) jest umieszczenie w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę informacji o zwolnieniu pracownika ze świadczenia pracy. Należy wskazać okres tego zwolnienia. Pracodawca nie jest zobowiązany do uzasadnienia decyzji o zwolnieniu pracownika ze świadczenia pracy.

Kolejnym, fakultatywnym elementem jest informacja o udzieleniu pracownikowi na podstawie art. 167 kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Zgodnie z tym przepisem pracownik zobowiązany jest wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, o ile w tym okresie pracodawca mu go udzieli.

Dotyczy to zarówno zaległego urlopu wypoczynkowego, jak i bieżącego. Istotną kwestią jest to, iż przepisy kodeksu pracy zezwalają na udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. W tym przypadku warto posłużyć się przykładem:

Jeżeli pracodawca dnia 18 września 2020 r. wręczy pracownikowi wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia, to okres wypowiedzenia rozpocznie się od dnia 1 października 2020 r. Oznacza to, iż pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 167¹kodeksu pracy w okresie od dnia 1 października 2020 r. do dnia 31 grudnia 2020 r.

Pracodawca bez względu na rodzaj umowy o pracę zobowiązany jest do umieszczenia w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. Pouczenie to powinno zawierać: termin na wniesienie przez pracownika odwołania, sąd to którego należy wnieść odwołanie z podaniem miejscowości, w której sąd ten się znajduje. Pracodawca nie musi podawać dokładnego adresu siedziby sądu, najczęściej jednak pracodawcy umieszczają go w treści pouczenia.

Brak pouczenia stanowi naruszenie przepisów kodeksu pracy, ale nie uprawnia pracownika do dochodzenia takich roszczeń jak uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy i odszkodowania. Może być jedynie podstawą do przywrócenia terminu wniesienia odwołania do sądu pracy.

Wskazanie przez pracodawcę podstawy prawnej w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę

Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku wskazania w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy. Brak wskazania podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy lub jej błędna kwalifikacja nie powodują wadliwości oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Pracownikowi nie przysługuje również w takim przypadku odszkodowanie. Co nie zmienia faktu, iż wskazanie podstawy prawnej i trybu wypowiedzenia jest co najmniej mile widzianym zwyczajem.

Forma pisemna wypowiedzenia umowy o pracę

Jak już wspomniano na wstępie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę – niezależnie od tego czy sporządzone przez pracownika czy pracodawcę, powinno nastąpić na piśmie. o ile pracodawca nie zachowa formy pisemnej, to takie oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę będzie skuteczne, ale wadliwe. Pracownik może zaskarżyć do sądu dokonane w taki sposób wypowiedzenie umowy o pracę. Z kolei niezachowanie wymaganej przepisami formy pisemnej przez pracownika powoduje jedynie trudności dowodowe.

Dla zachowania formy pisemnej konieczny jest własnoręczny podpis osoby uprawnionej na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę za pośrednictwem wiadomości e-mailowej

Złożenie pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę za pośrednictwem wiadomości e-mail jest w tej chwili dopuszczalne. Jednakże, dla zachowania wymaganej przepisami prawa formy pisemnej oświadczenie to musi zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Takie wypowiedzenie stosunku pracy spełnia wszystkie wymogi prawne, ponieważ bezpieczny podpis elektroniczny jest równoznaczny w skutkach z podpisem własnoręcznym. Oświadczenie dostarczone pracownikowi za pośrednictwem wiadomości e-mailowej bez bezpiecznego podpisu elektronicznego będzie skuteczne, ale wadliwe. Pracownik będzie mógł żądać przed sądem uznania takiego wypowiedzenia za bezskuteczne.

Wysłanie przez pracownika za pośrednictwem wiadomości e-mail wypowiedzenia umowy o pracę opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym jest oczywiście również dopuszczalne i kwestia ta nie budzi żadnych wątpliwości. Należy zaznaczyć, iż to dla pracownika to tak naprawdę przepis instrukcyjny – bowiem według przeważającej większości prawników brak bezpiecznego podpisu elektronicznego w wiadomości e-mail zawierającej rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika – nie wywołuje żadnych negatywnych skutków dla pracownika, a takie oświadczenie jest skuteczne.

Wypowiedzenie umowy o pracę w formie wiadomości e-mail jest stosowane bardzo rzadko. Zastosowanie takiej formy niesie za sobą wiele wątpliwości, przede wszystkim w kwestii możliwości zapoznania się drugiej strony z oświadczeniem. Z drugiej strony ze względu na trwający stan pandemii – można się spodziewać, iż zjawisko to będzie coraz częstsze.

Podsumowanie

Prawidłowe sporządzenie wypowiedzenia umowy o pracę pozwoli uniknąć wielu negatywnych konsekwencji, przede wszystkim po stronie pracodawcy. Ważne jest precyzyjne przygotowanie się do złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę, a przede wszystkim zapoznanie się z aktualnymi przepisami prawa pracy. W przypadkach skomplikowanych warto poprosić o opinię radcę prawnego specjalizującego się w dziedzinie prawa pracy. Koszt takiej porady w naszej Kancelarii to zwykle 350zł – zgodnie z cennikiem usług Kancelarii.

Szczególną uwagę należy zwrócić przy obliczaniu okresu wypowiedzenia oraz (Pracodawca) formułowaniu przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę. Ta ostatnia kwestia, jest jednym z najważniejszych elementów wypowiedzenia, a sądy nader często rozpoznają sprawy o uznanie dokonanego wypowiedzenia za bezskuteczne.

Poniżej udostępniamy wzory wypowiedzeń umów o pracę – są to jednak wzory ogólne, Kancelaria zastrzega, iż ich poprawne wypełnienie zwykle wymaga wiedzy i doświadczenia, w związku z tym nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za ich użycie bez skorzystania z usług z zakresu prawa pracy świadczonych profesjonalnie przez prawników Kancelarii Prawnej specjalizujących się w prawie pracy.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika / Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę