Jak poprawnie rozliczać umowę zlecenie zawartą z uczniami i studentami?

Na zimowym horyzoncie pojawiają się ferie. Przedsiębiorcy chcieliby do prac sezonowych zatrudniać młodzież a jednocześnie do wielu firm zgłaszają się uczniowie i studenci z pytaniem o możliwość pracy w wolne od szkoły dni. Najbardziej dogodną formą zatrudnienia wydaje się być w takich przypadkach umowa zlecenia. Uczestnicy Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego, czyli kursu dla specjalistów ds. kadr i płac zapytali trenerów, jak ją poprawnie rozliczyć w przypadku takiego młodego zleceniobiorcy?

Agnieszka Wachowicz, trenerka Eduwersum® odpowiada, iż kwestię rozliczenia umów zlecenia zawartych z uczniami i studentami należy rozpatrywać w dwóch aspektach: podatkowym i składkowym. Zacznijmy od podatków, ponieważ ten obszar wydaje się być łatwiejszy i bardziej oczywisty.

Rozliczenie umowy zlecenie: stawka podatku, ulga podatkowa, PIT-2

Ogólne zasady opodatkowania umów zleceń

Przychody z umów zlecenia, kwalifikowane jako przychody z działalności wykonywanej osobiście, podlegają opodatkowaniu progresywnemu zgodnie ze skalą podatkową. To oznacza, iż objęte są kwotą wolną od podatku (30 tys. zł) oraz iż po przekroczeniu progu podatkowego (dochód 120 tys. zł) należny podatek wynosi 32%. Pomimo tego, iż przy rozliczeniu przychodów zleceniobiorców obowiązuje skala podatkowa, rozliczając w ciągu roku ich wynagrodzenia stosujemy cały czas stawkę podstawową 12%. o ile zleceniobiorca wie, iż jego łączne dochody przekroczą (lub już przekroczyły) próg podatkowy i aby uniknąć niedopłaty w rozliczeniu rocznym chciałby mieć pobierane zaliczki w wyższej wysokości, powinien złożyć u płatnika stosowne oświadczenie. Zgodnie z nim płatnik zacznie pobierać zaliczki 32%. Z kolei zleceniobiorca, którego dochody nie przekroczą kwoty wolnej od podatku może złożyć u płatnika zleceniodawcy oświadczenie o niepobieraniu zaliczek na podatek dochodowy, np. poprzez PIT-2. Składając PIT-2 może także poprosić o pomniejszanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy o kwotę zmniejszającą podatek, tzw. ulgę podatkową (1/12, 1/24 lub 1/36 kwoty rocznej, odpowiednio 300, 150 lub 100 zł).

Opodatkowanie umów zleceń osób w wieku do 26 roku życia

To są ogólne zasady, ale o ile mówimy o uczniach i studentach, czyli z założenia osobach młodych, musimy sięgnąć do art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim niektóre przychody osób, które nie ukończyły 26 roku życia podlegają zwolnieniu z opodatkowania do wysokości 85 528 zł w ciągu roku podatkowego. Mowa tu o kwocie przychodu, czyli kwocie brutto, niepomniejszonej składki na ubezpieczenia społeczne i koszty uzyskania przychodu. Wśród przychodów zwolnionych z opodatkowania znalazły się, obok przychodów ze stosunku pracy, praktyk absolwenckich czy zasiłku macierzyńskiego, także przychody z umów zlecenia. Co to dokładnie oznacza?

Młody podatnik, o ile nie przekroczy progu stanowiącego limit zwolnienia, do dnia swoich 26 urodzin nie będzie musiał płacić podatku od wynagrodzeń uzyskanych ze zleceń.

Obowiązek opłacania podatku (a w ciągu roku zaliczek na podatek) pojawi się w ciągu roku dopiero po przekroczeniu progu zwolnienia lub z dniem ukończenia 26 lat. Tu także, młody podatnik, np. uzyskując przychody od wielu płatników, wiedząc, iż przekroczył limit powinien poprosić płatnika (lub płatników) o pobieranie zaliczek na podatek dochodowy. W przeciwnym razie w rozliczeniu rocznym może pojawić się niedopłata podatku, którą trzeba będzie wpłacić do urzędu skarbowego.

Czy od umowy zlecenie ze studentem trzeba opłacać składki na ZUS?

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia stanowi tytułu do obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu. Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczenia chorobowego. Wtedy, po upływie tzw. okresu wyczekiwania, czyli w jego przypadku 90 dni ubezpieczenia, będzie miał prawo do zasiłku chorobowego w razie wystąpienia niezdolności do pracy, a także, już bez okresu wyczekiwania, zasiłku opiekuńczego czy macierzyńskiego. Zleceniodawca z kolei opłaca obowiązkowo składkę na ubezpieczenie wypadkowe. W razie wystąpienie tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń, czyli istnienia w tym samym czasie kilku takich tytułów (np. umowa o pracę czy działalność gospodarcza + umowa zlecenie lub kilka zleceń równolegle), zleceniobiorca nie będzie musiał opłacać obowiązkowo składek społecznych o ile z pozostałych tytułów osiąga wymaganą podstawę do składek. W przypadku umowy o pracę i zleceń jest to równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 1 stycznia 2025 r. 4666 zł brutto), a o ile zbieg dotyczyłby działalności gospodarczej wymagane jest odprowadzanie składek z działalności od 60% przeciętnego wynagrodzenia.

Decyduje status ucznia lub studenta i wiek do 26 roku życia

Podobnie jak przepisy podatkowe, tak i przepisy ubezpieczeniowe przyznają jednak swego rodzaju „ulgę” najmłodszym zleceniobiorcom. Stanowią bowiem, iż umowy zlecenia zawarte z osobami, które nie ukończyły 26 roku życia, a posiadają status ucznia szkoły ponadpodstawowej lub studenta i nie są jednocześnie pracownikami zleceniodawcy, nie stanowią tytułu do ubezpieczeń, ani społecznych ani zdrowotnego. Taki młody zleceniobiorca nie podlega zatem żadnym ubezpieczeniom obowiązkowo, ale także nie może przystąpić do nich dobrowolnie.

Status ucznia lub studenta – co adekwatnie oznacza i jak go udokumentować?

Zastanówmy się, co w praktyce oznacza status ucznia lub studenta i jak go udokumentować. Za szkoły ponadpodstawowe, zgodnie z ustawą prawo oświatowe, uważa się: licea ogólnokształcące, technika, szkoły branżowe I i II stopnia, trzyletnie szkoły specjalne przysposabiające do pracy oraz szkoły policealne dla osób posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, o okresie nauczania nie dłuższym niż 2,5 roku.

Dla celów ubezpieczeń społecznych za ucznia uważa się do dnia 31 sierpnia każdego roku kalendarzowego osobę, która: kontynuuje naukę w tej samej szkole, skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w kolejnej szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września, skończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Do 30 września danego roku za ucznia ZUS uzna osobę, która ukończyła szkołę średnią i podjęła studia wyższe. Taka osoba musi jednak przedłożyć płatnikowi odpowiednie zaświadczenie wystawione przez uczelnię wyższą potwierdzające fakt przyjęcia na studia.

Studentem jest osoba, która złożyła ślubowanie i kształci się na studiach I lub II stopnia bądź na jednolitych studniach magisterskich.

Nie mają statusu studenta uczestnicy studiów doktoranckich oraz podyplomowych. Bardzo ważne w kontekście ubezpieczeń jest rozróżnienie statusu studenta od posiadania praw studenta. Dla ZUS te pojęcia nie są tożsame. Zgodnie z ustawą o szkolnictwie wyższym prawo studenta do 31 października danego roku zachowują osoby, które ukończyły studia pierwszego stopnia. Status studenta obowiązuje natomiast do dnia zakończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Dniem zakończenia studiów jest:

• dzień złożenia egzaminu dyplomowego,
• w przypadku kierunków lekarskich, lekarsko-dentystycznych i weterynarii – data złożenia ostatniego wymaganego programem egzaminu,
• w przypadku farmacji i fizjoterapii – data zaliczenia ostatniej wymaganej programem praktyk.

To oznacza, iż osoba która złożyła egzamin dyplomowy na studiach licencjackich lub inżynierskich np. 25 czerwca, traci status studenta z dniem złożenia tego egzaminu, choć zachowuje prawa studenta jeszcze do końca października. W takim przypadku zleceniodawca, który dotychczas nie zgłaszał takiej osoby do ubezpieczeń jako studenta, musi po dniu złożenia egzaminu dokonać takiego zgłoszenia.