Jak przeprowadzić offboarding pracownika?

Czym jest offboarding?

Offboarding jest pojęciem stosowanym w nomenklaturze HR dla określenia procesu rozstania pracownika z organizacją. Jest to zakres czynności koniecznych (jak też wskazanych) do podjęcia w związku z zakończeniem współpracy stron. O tym, jak dokładnie przebiega proces offboardingu pracownika decydują zasadniczo procedury obowiązujące w danym zakładzie pracy. Pracodawca jest przy tym jednak zobowiązany do respektowania zasad przewidzianych w przepisach prawa.

Jak przeprowadzić offboarding?

Poniżej przedstawiamy zestawienie najistotniejszych czynności, o których należy pamiętać, rozstając się z pracownikiem:

• Aspekty formalnoprawne i adekwatna komunikacja z pracownikiem

Proces offboardingu rozpoczyna się wraz z podjęciem decyzji o zakończeniu współpracy stron. W zależności od okoliczności jej inicjatorem może być pracodawca, pracownik, bądź też obie strony stosunku pracy. Bez względu na okoliczności należy pamiętać o tym, aby dochować wszelkich wymagań formalnoprawnych, w tym co do formy (np. forma pisemna) oraz treści oświadczenia (np. zawarcie pouczenia o prawie do wniesienia odwołania w oświadczeniu pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę). Przed podjęciem decyzji o rozstaniu z pracownikiem należy również ocenić, czy nie podlega on szczególnej ochronie prawnej na mocy przepisów prawa (np. z uwagi na wiek przedemerytalny).

• Komunikacja z załogą

Kolejnym elementem, który należy uwzględnić, jest adekwatna komunikacja z załogą. Wielu pracodawców zastanawia się, w jaki sposób powinni informować pozostałych pracowników o zmianach kadrowych. Wątpliwości dotyczą zwłaszcza tego, czy pracodawca może ujawniać przyczynę zwolnienia. O ile poinformowanie o samym fakcie zakończenia współpracy z daną osobą jest jak najbardziej dopuszczalne (a wręcz konieczne z uwagi na zapewnienie prawidłowej organizacji w firmie), to jednak pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność decydując się na ujawnienie przyczyny zwolnienia. W orzecznictwie sądów przyjmuje się, iż ujawnienie takiej informacji wąskiemu gronu pracowników i to wyłącznie w celach służbowych jest dopuszczalne. Pracodawca powinien przy tym ocenić, na ile przekazanie takiej informacji jest w danych okolicznościach celowe i konieczne oraz komu może ona zostać udostępniona. W praktyce będzie to najczęściej bardzo wąskie grono osób, np. przełożony pracownika, inne osoby, z którymi bezpośrednio współpracował, czy też osoby zajmujące się sprawami kadrowymi u pracodawcy.

• Zwolnienie w celu poszukiwania pracy

Pracownikowi, którego umowa o pracę została wypowiedziana z zachowaniem co najmniej dwutygodniowego okresu wypowiedzenia, przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy. Wymiar zwolnienia wynosi 2 dni robocze – w przypadku dwutygodniowego i jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia albo 3 dni robocze – w przypadku trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Za okres takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• Rozliczenie zaległego urlopu wypoczynkowego

W przypadku, gdy pracownik posiada zaległy urlop wypoczynkowy, należy zadbać o jego prawidłowe rozliczenie. Przepisy prawa przewidują w tej chwili dwie możliwości, pozostawiając pracodawcy decyzję co do wyboru jednej z nich. Po pierwsze, pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu „w naturze” w okresie wypowiedzenia. Po drugie, pracodawca może zdecydować o nieudzielaniu zaległego urlopu i wypłacie pracownikowi ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu. Zasady obliczania ekwiwalentu są uregulowane w przepisach prawa. Oczywiście istnieje możliwość zastosowania obu tych rozwiązań i np. udzielenia pracownikowi jedynie części urlopu, a w pozostałym zakresie zapłata ekwiwalentu.

• Zakaz konkurencji i inne umowy

Zakończenie współpracy to także adekwatny moment na dokonanie przeglądu wszelkich umów zawartych z pracownikiem. Do najczęściej zawieranych umów należą umowa o zakazie konkurencji, umowa o zachowaniu poufności, czy też umowy przyznające pracownikowi dodatkowe świadczenia, jak choćby opcje na akcje, czy odprawy umowne. Kompleksowa analiza umów pozwoli na ustalenie zakresu praw i obowiązków pracodawcy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy.

• Zapłata zaległych świadczeń

Choć ta kwestia może wydawać się z pozoru oczywista, to należy pamiętać, iż poza wynagrodzeniem za pracę pracodawca powinien wypłacić pracownikowi także inne należne świadczenia, jak choćby premie, dodatki i nagrody. Jako przykład można tutaj wskazać nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe, czy premie frekwencyjne. Analiza postanowień umowy o pracę, bądź aktów wewnątrzzakładowych będzie w takim wypadku konieczna, aby ustalić rodzaj należnych świadczeń, ich wysokość oraz termin zapłaty. W sytuacji, gdy zwolnienie odbywa się w trybie ustawy o zwolnieniach grupowych, należy również pamiętać o zapłacie odprawy ustawowej, względnie innych świadczeń przyznanych na tę okoliczność w aktach wewnątrzzakładowych.

• Zwrot mienia służbowego i rozliczenie zaliczek

Kolejną kwestią, o której należy pamiętać w procesie offboardingu jest rozliczenie zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi oraz mienia służbowego. Pracownik jest zobowiązany do zwrotu zaliczek, pobranej gotówki, kart paliwowych, czy kart płatniczych, jak też wszelkiego mienia służbowego, np. samochodu służbowego, laptopa, telefonu komórkowego, mieszkania. W każdym wypadku decyzja powinna zostać poprzedzona analizą ewentualnych umów łączących strony (np. umowa użyczenia samochodu służbowego) po to, aby ustalić, na jakich warunkach i w jaki sposób pracodawca może domagać się zwrotu mienia.

• Opróżnienie stanowiska pracy

Zasadniczo pracodawca powinien umożliwić pracownikowi dostęp do jego stanowiska pracy, biurka, czy szafki służbowej, aby ten mógł pobrać z niej swoje mienie prywatne. Pozostawione przez pracownika mienia na terenie zakładu pracy nie staje się własnością pracodawcy. W szczególności pracodawca nie może dokonać zniszczenia mienia prywatnego pracownika.

• Referencje, exit interview

Przepisy prawa nie przewidują obowiązku wystawienia pracownikowi referencji po zakończonej współpracy. Pracownik może zwrócić się do pracodawcy z prośbą o wystawienie takich referencji a pracodawca nie ma obowiązku ich wystawić. Szczegółowy zakres referencji zależy w praktyce od uzgodnień stron. Mogą one ograniczać się do opisu stanowiska pracy i zakresu obowiązków, ale można w nich również zawrzeć indywidualną ocenę kompetencji miękkich i predyspozycji pracownika do pracy na danym stanowisku. Dobrą praktyką jest również przeprowadzenie z odchodzącym pracownikiem tzw. exit interview. Celem takiego spotkania jest najczęściej poznanie powodów odejścia pracownika z organizacji, a także jego oceny i uwag co do sposobu organizacji pracy zakładu, czy danego działu.

• Przekazanie obowiązków

Aby proces przekazania obowiązków odchodzącego pracownika przebiegł sprawnie i bez zakłóceń, warto zaplanować go z wyprzedzeniem. Konieczne może okazać się otwarcie rekrutacji na wolne stanowisko, bądź dodatkowe przeszkolenie personelu pracodawcy. Pracodawca może również polecić odchodzącemu pracownikowi wdrożenie osoby przejmującej jego obowiązki do pracy na danym stanowisku i przygotowanie wyczerpującej listy zadań, bądź projektów, które są w toku, wraz z informacją o stanie zaawansowania prac. jeżeli stanowisko pracy wiąże się ze współpracą z klientami i partnerami biznesowymi, należy również pamiętać o odpowiednim poinformowaniu ich o zmianach kadrowych i podaniu danych kontaktowych do osoby przejmującej sprawę.

• Świadectwo pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Świadectwo pracy należy wydać w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, czyli w ostatnim dniu biegnącego okresu wypowiedzenia. W sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca wydaje świadectwo pracy w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przy czym wówczas pracodawca nie może żądać, aby pracownik stawił się po nie osobiście, ale powinien przesłać je pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego, bądź doręczyć je w inny sposób (np. osobiście do rąk pracownika w jego miejscu zamieszkania). Warto przy tym pamiętać, iż niewydanie bądź nieterminowe wydanie pracownikowi świadectwa pracy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 30.000,00 złotych.

• Wyrejestrowanie z ZUS

W związku z zakończeniem stosunku pracy pracodawca powinien wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń w ZUS.