Karty lunchowe – modny benefit ryzykowny dla pracodawców?

Dofinansowanie do posiłków stało się w ostatnim czasie modnym i pożądanym wśród pracowników benefitem. Jego wprowadzeniu sprzyjają również ostatnie zmiany w przepisach dotyczących zwolnień z ZUS. Od 1 września tego roku wartość:

• finansowanych przez pracodawców posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia (bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu) oraz
• otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych,

od której nie trzeba odprowadzać składek emerytalno-rentowych wynosi 450 zł.

Karty lunchowe tylko zgodnie z przepisami

Dofinansowanie posiłków bardzo często przybiera formę kart lunchowych, uprawniających do zapłaty za śniadanie czy lunch w punktach gastronomicznych, ale także na portalach umożliwiających zamówienie posiłków z dostawą czy choćby sklepach oferujących gotowe dania.

I tu pojawia się pierwsze wyzwanie dla pracodawców – jak ograniczyć możliwość wykorzystania takich kart lunchowych w placówkach gastronomicznych lub handlowych wyłącznie do nabywania posiłków? Tylko takie ograniczenie umożliwi bezpieczne korzystanie z preferencji ZUS-owskich. A ryzyka dla pracodawców są spore – zakwestionowanie schematy odprowadzania składek może wiązać się z koniecznością ich zapłaty choćby w dwukrotnej wysokości i to wraz z odsetkami i dodatkowymi grzywnami.

Co zatem mogą zrobić pracodawcy, by zabezpieczyć się przed poważnymi konsekwencjami? Przede wszystkim powinni zadbać o ograniczenie możliwości zakupu przez pracowników rodzaju nabywanych produktów na podstawie kart lunchowych – tak aby odbywało się to zgodnie z przepisem (np. we współpracy z dostawcami kart). Dodatkowo pomóc może odpowiednia komunikacja wewnętrzna w firmie, a w razie potrzeby – również zmiany w regulacjach płacowych.

Oferowanie posiłków firmowych dyskryminujące pracowników zdalnych?

O ile karty lunchowe mogą być wykorzystywane przez pracowników pracujących zarówno z biura, jak i zdalnie, o tyle z benefitów w postaci firmowych śniadań czy „owocowych czwartków” dostępnych wyłącznie w biurze nie skorzystają już wszyscy. Coraz częściej spotykamy się z ich wprowadzaniem właśnie po to, by zachęcić pracowników pracujących z domu do powrotu do biura. Pracodawcy mogą zastanawiać się, czy taka przysłowiowa (a może w tym przypadku choćby dosłowna) marchewka nie będzie źródłem zarzutów o dyskryminowanie pracowników pracujących zdalnie?

W naszej ocenie NIE – o ile oczywiście pracodawcy umożliwiają wszystkim pracownikom zdalnym skorzystanie z tego benefitu na równi z pracownikami stacjonarnymi. Kluczowa jest tu więc możliwość wyboru przez pracownika, czy pojawi się w biurze i skorzysta z niego. o ile natomiast to pracodawca ogranicza niektórym pracownikom możliwość skorzystania z firmowych posiłków, np. w przypadku pracy w modelu hybrydowym ze z góry określoną rotacją pracowników w biurze – ryzyko wzrasta. Warto wtedy przyjrzeć się całościowo stosowanym rozwiązaniom i ustalić, czy możliwe jest podjęcie działań w celu ograniczenia lub wyeliminowania takiego ryzyka.