Kiedy pracodawca musi zapewnić pracownikom posiłki i napoje ?

Obowiązek zapewnienia profilaktycznych posiłków i napojów

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, o ile jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania [por. art. 232 Kodeksu pracy].

Tym samym pracodawca zobowiązany jest zapewnić napoje i posiłki, w przypadku gdy:

• pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych;
• jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Warunki uciążliwe występują, gdy nasilenie szkodliwych czynników przekracza ich średni zakres.

Zgodnie z przepisami prawa pracy, o ile pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić im posiłki profilaktyczne. o ile nie ma on możliwości bezpośredniego wydawania takich posiłków, może np. wydawać produkty spożywcze, z których pracownicy sami przyrządzą sobie posiłek. Spotyka się czasem praktykę, iż pracownicy sami nabywają produkty do posiłków profilaktycznych, zaś pracodawca zwraca im koszty na podstawie faktur zakupowych [tak wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 lutego 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 2839/08].

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie jedno danie gorące, przy czym, o ile pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych lub przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Rozporządzenie określa przy tym warunki pracy oraz rodzaje prac, których wykonywanie rodzi po stronie pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikowi posiłku lub napojów.

Obowiązki pracodawcy wynikające z rozporządzenia

Pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:

• posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego, przy czym:
• posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal;
• pracodawca powinien zapewnić pracownikowi możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku, o ile ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie;
• napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków w sposób, co do zasady ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a o ile u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników.

Należy również zapamiętać, że:

• posiłki i napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie.
• pracodawca powinien zapewnić zachowanie odpowiednich warunków higienicznosanitarnych przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów.
• pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Posiłki

Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
• związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
• pod ziemią;
• zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje

Pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym:

• w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25oC,
• w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
• przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10oC lub powyżej 25oC,
• przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
• na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28oC.

Pracodawca powinien zapewnić pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w niektórych przypadkach napoje powinny być dodatkowo wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Co szczególnie istotne, pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje, mogą natomiast żądać od zakładu pracy zwrotu poniesionych na nie wydatków w sytuacji, gdy pracodawca wbrew obowiązkowi im ich nie dostarczył.

A co z podatkiem od osób fizycznych ?

Wartość posiłków i napojów jako wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy jest wolna jest od podatku dochodowego. Od podatku wolna jest także wartość otrzymanych przez pracowników przykładowo bonów czy kuponów uprawniających pracowników do otrzymania na ich podstawie artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Bony uprawniające do nabycia posiłków lub artykułów spożywczych, które nie zostały wydane przez pracodawcę na podstawie przepisów prawa pracy lub postanowień układu zbiorowego pracy (art. 86 § 2 KP), nie podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na pracownicze ubezpieczenie emerytalne lub rentowe [ tak Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 września 2013 r., sygn. II UK 74/13].

Przekazujesz prezenty o małej wartości swoim pracownikom albo innego rodzaju podarunki o charakterze nieodpłatnym i zastanawiasz się jakie rodzi to skutki na gruncie ustawy o VAT? jeżeli tak, to przeczytaj ten artykuł.

Podsumowanie

Obowiązek pracodawcy w przedmiocie zapewnienia pracownikom określonych świadczeń rzeczowych w postaci posiłków i napojów należy do obowiązków w zakresie pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Zgodnie z przepisami prawa pracy, o ile pracownicy są zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie zapewnić im posiłki i napoje profilaktyczne.