Koniec stanu zagrożenia epidemicznego – co się zmienia dla działów HR?

Stan zagrożenia epidemicznego kończy się już 1 lipca. W związku z tym znikną niektóre udogodnienia i powrócą obowiązki, które zostały zawieszone na czas pandemii. Co się zmieni i jakie działania trzeba podjąć? Poniżej ważne informacje dla wszystkich pracodawcy i nie tylko.

Zmiana zasad doręczeń

W czasie pandemii zmodyfikowano zasady przesyłek pocztowych. Między innymi listonosze byli uprawnieni do pozostawiania przesyłek poleconych w skrzynce pocztowej. Co jednak najważniejsze z perspektywy działów HR – w okresie stanu zagrożenia epidemicznego, nieodebranie korespondencji (na przykład zawierającej wypowiedzenie umowy o pracę), po jej dwukrotnym awizowaniu, nie było uznawane za skuteczne doręczenie przesyłki.

15 lipca powróci tzw. fikcja doręczenia. Oznacza to, iż nieodebrane pisma doręczane za potwierdzeniem odbioru, po dwukrotnej awizacji, zostaną uznane za doręczone.

Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego pociąga za sobą także istotne zmiany w zakresie legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce. Jedynie do upływu 30 dni od daty jego odwołania – a więc do 31 lipca – przedłużona jest ważność dokumentów pobytowych (wiz, kart pobytu) i legalizujących zatrudnienie (zezwoleń na pracę, oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi). W tym samym dniu upłynie również przedłużony termin na złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy przez cudzoziemców, których wcześniejsze zezwolenia lub wizy wygasły w okresie pandemii.

Pracodawcy, którzy zatrudniają obcokrajowców, powinni więc zweryfikować, czy legalność ich dalszego pobytu i pracy jest zabezpieczona. jeżeli nie jest, to przed 31 lipca należy:

• wystąpić z wnioskiem o przedłużenie zezwoleń na pracę,
• złożyć nowe oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy do PUP.

W miarę możliwości warto również przypomnieć pracownikom zza granicy o konieczności zalegalizowania przez nich dalszego pobytu w Polsce oraz wesprzeć ich w tym procesie.

Badania medycyny pracy, szkolenia BHP oraz zaległy urlop

Koniec pandemii oznacza powrót do klasycznych reguł dotyczących badań medycyny pracy oraz szkoleń BHP.

Do 30 czerwca aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w ramach badań medycyny pracy, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 r. Pracownicy oraz pracodawcy są zobowiązani do niezwłocznego wykonania zaległych badań – mają na to 180 dni liczonych od 1 lipca. Po tym czasie stracą również ważność badania kontrolne lub wstępne przeprowadzone w czasie pandemii przez lekarza, który nie miał do tego uprawnień.

Wznowione zostaną także obowiązki dotyczące szkoleń okresowych BHP. W terminie 60 dni od 1 lipca należy zrealizować zaległe szkolenia dla pracowników. Chodzi o szkolenia, których termin przeprowadzenia przypadał na okres stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego.

Warto więc zweryfikować aktualność badań medycyny pracy oraz szkoleń BHP w organizacji.

Od 1 lipca pracodawca nie udzieli również przymusowo zaległego urlopu, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów.

W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących powrotu do przedpandemicznych zasad związanych z funkcjonowaniem działów HR nasi eksperci są do Państwa dyspozycji. Zachęcamy do kontaktu.