W dynamicznie rozwijającym się sektorze logistycznym i e-commerce, kontrole celno-skarbowe stają się coraz częstszym zjawiskiem. Dla wielu przedsiębiorców otrzymanie zawiadomienia o wszczęciu kontroli stanowi początek stresującego okresu, który może zakończyć się dotkliwymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Szczególnie narażone są firmy prowadzące intensywną wymianę handlową z podmiotami zagranicznymi oraz przedsiębiorstwa e-commerce operujące w złożonym środowisku prawno-podatkowym.
Praktyka pokazuje, iż znaczna część nieprawidłowości stwierdzanych podczas kontroli wynika z nieznajomości przepisów lub niewłaściwej interpretacji obowiązków podatkowych, a nie z celowego działania na szkodę Skarbu Państwa. Odpowiednio przygotowana strategia obrony oraz znajomość typowych błędów może znacząco zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji kontroli. W niniejszym artykule omówię najczęstsze problemy, z którymi mierzą się spółki logistyczne i e-commerce podczas kontroli celno-skarbowych, oraz przedstawię sprawdzone metody ochrony interesów przedsiębiorstwa.
Czym dokładnie jest kontrola celno-skarbowa i kto ją przeprowadza?
Kontrola celno-skarbowa to procedura weryfikacyjna prowadzona przez organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jest to jeden z najbardziej rygorystycznych rodzajów kontroli podatkowej, charakteryzujący się szerokimi uprawnieniami organów kontrolujących. Naczelnik urzędu celno-skarbowego wraz z funkcjonariuszami mają prawo do szczegółowej weryfikacji dokumentacji, systemów informatycznych oraz działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.
W przeciwieństwie do standardowej kontroli podatkowej, kontrola celno-skarbowa może być wszczęta bez wcześniejszego zawiadomienia, co czyni ją szczególnie skutecznym narzędziem dla organów skarbowych. Zakres kontroli może obejmować weryfikację schematy rozliczeń w zakresie podatku VAT, akcyzy, ceł, a także przestrzegania przepisów prawa dewizowego czy handlowego.
Warto podkreślić, iż kontrole te często koncentrują się na branżach wysokiego ryzyka, do których zaliczają się właśnie sektor logistyczny i e-commerce – ze względu na ich międzynarodowy charakter oraz wysoką wartość przepływów finansowych.
Jakie są najczęstsze powody wszczęcia kontroli w spółkach logistycznych?
Organy celno-skarbowe szczególną uwagę zwracają na spółki logistyczne z kilku kluczowych powodów. Po pierwsze, firmy te często uczestniczą w międzynarodowym łańcuchu dostaw, co wiąże się z wieloma operacjami celnymi i transgranicznymi przepływami towarów. Po drugie, złożoność operacji logistycznych stwarza przestrzeń do potencjalnych nieprawidłowości w dokumentacji czy klasyfikacji towarów.
Najczęstszymi przyczynami wszczęcia kontroli są:
- Rozbieżności w dokumentacji celnej i transportowej
- Nieprawidłowości w deklarowaniu wartości celnej towarów
- Podejrzenia dotyczące optymalizacji podatkowej na granicy prawa
- Nieścisłości w rozliczeniach podatku VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych
- Naruszenia przepisów dotyczących akcyzy
Warto zauważyć, iż analiza ryzyka prowadzona przez KAS staje się coraz bardziej zaawansowana, a organy skarbowe dysponują narzędziami umożliwiającymi skuteczne wykrywanie anomalii w rozliczeniach podatkowych.
Specyfika kontroli w sektorze e-commerce – na co zwracają uwagę urzędnicy?
Firmy e-commerce mierzą się z unikalnymi wyzwaniami podczas kontroli celno-skarbowych. W tym sektorze urzędnicy szczególną uwagę zwracają na prawidłowość rozliczeń podatku VAT w transakcjach transgranicznych, zwłaszcza po wprowadzeniu pakietu e-commerce w lipcu 2021 roku. Procedura OSS (One Stop Shop) oraz IOSS (Import One Stop Shop) to obszary, które są szczegółowo weryfikowane.
Podczas kontroli funkcjonariusze celno-skarbowi koncentrują się na:
- Weryfikacji prawidłowego zastosowania stawek VAT w różnych krajach UE
- Sprawdzeniu kompletności dokumentacji dotyczącej eksportu i importu towarów
- Badaniu poprawności rozliczeń w ramach procedur celnych uproszczonych
- Analizie transakcji z podmiotami z rajów podatkowych
Dodatkowo, organy skarbowe coraz częściej sprawdzają zgodność działalności platform sprzedażowych i marketplace’ów z obowiązkami pośredników w pobieraniu podatku VAT. Odpowiedzialność solidarna platform za zobowiązania podatkowe sprzedawców to stosunkowo nowe zjawisko, które zwiększa ryzyko kontrolne w sektorze e-commerce.
Typowe błędy w dokumentacji celnej i podatkowej – jak ich uniknąć?
Praktyka zawodowa pokazuje, iż wiele nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli wynika z prostych błędów, które można stosunkowo łatwo wyeliminować. W spółkach logistycznych i e-commerce do najczęstszych uchybień należą:
Nieadekwatna dokumentacja transakcji – brak kompletnych dowodów potwierdzających dostawę towarów czy wykonanie usług transportowych. Aby uniknąć tego problemu, warto wdrożyć system podwójnej weryfikacji dokumentów oraz regularnie szkolić personel odpowiedzialny za dokumentację.
Nieprawidłowa klasyfikacja celna towarów – błędy w kodach CN/TARIC mogą prowadzić do zastosowania niewłaściwych stawek celnych i podatkowych. Rozwiązaniem jest korzystanie z wiążących informacji taryfowych (WIT) w przypadku wątpliwości co do klasyfikacji produktów.
Błędy w określaniu wartości celnej – nieprawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania często skutkuje zaniżeniem należności publicznoprawnych. Przedsiębiorcy powinni szczegółowo dokumentować czynniki wpływające na wartość celną, w tym koszty transportu, ubezpieczenia czy opłaty licencyjne.
Jakie uprawnienia mają funkcjonariusze podczas kontroli celno-skarbowej?
Kontrole celno-skarbowe charakteryzują się szerokimi kompetencjami funkcjonariuszy, które często zaskakują przedsiębiorców. Do najważniejszych uprawnień należą:
Możliwość wstępu na teren firmy bez wcześniejszego zawiadomienia, co stanowi znaczącą różnicę w porównaniu do standardowych kontroli podatkowych. Funkcjonariusze mogą przeprowadzać czynności kontrolne o każdej porze dnia i nocy, jeżeli wymaga tego charakter działalności przedsiębiorstwa.
Organy kontrolne mają prawo do dostępu do wszystkich pomieszczeń i dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Mogą również żądać udostępnienia systemów informatycznych i baz danych. W przypadku e-commerce funkcjonariusze często weryfikują dane z platform sprzedażowych, systemów magazynowych oraz rozliczeń z dostawcami usług kurierskich.
Funkcjonariusze celno-skarbowi mogą również przesłuchiwać świadków, w tym pracowników i kontrahentów, a także zabezpieczać dowody na potrzeby postępowania. Postępowanie dowodowe w kontroli celno-skarbowej jest znacznie bardziej rygorystyczne niż w przypadku zwykłej kontroli podatkowej.
Strategia obrony – jak przygotować się do kontroli celno-skarbowej?
Właściwe przygotowanie do kontroli celno-skarbowej może znacząco zminimalizować jej negatywne skutki. Przedsiębiorcy z sektora logistycznego i e-commerce powinni rozważyć następujące działania:
Audyt podatkowy przeprowadzony przed kontrolą pozwala zidentyfikować potencjalne obszary ryzyka i skorygować nieprawidłowości. Warto rozważyć zaangażowanie zewnętrznych ekspertów, którzy obiektywnie ocenią procedury firmowe. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe usługi w zakresie audytów przedkontrolnych, które pomagają zidentyfikować potencjalne ryzyka i przygotować przedsiębiorstwo na wizytę funkcjonariuszy celno-skarbowych.
Opracowanie procedur na wypadek kontroli – jasno określone zasady postępowania podczas kontroli, w tym wyznaczenie osób odpowiedzialnych za kontakt z kontrolującymi, przygotowanie pomieszczeń do kontroli oraz zasady udostępniania dokumentów. Procedury te powinny być znane wszystkim kluczowym pracownikom.
Uporządkowanie dokumentacji podatkowej i celnej, w tym archiwizacja dokumentów potwierdzających transakcje międzynarodowe. W przypadku e-commerce szczególnie istotne są dowody potwierdzające dostawy transgraniczne oraz prawidłowe stosowanie procedur VAT-owskich.
Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli – o czym warto pamiętać?
Mimo szerokich uprawnień organów kontrolnych, przedsiębiorcy posiadają określone prawa, które mogą i powinni egzekwować. Do najważniejszych należą:
Prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych i składania wyjaśnień. Aktywny udział w postępowaniu pozwala na bieżąco wyjaśniać wątpliwości i przedstawiać argumenty na swoją korzyść.
Możliwość korzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który nie tylko zadba o formalne aspekty kontroli, ale również zapewni merytoryczne wsparcie w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy podatkowej i celnej.
Prawo do składania zastrzeżeń do protokołu kontroli. Etap ten jest szczególnie istotny, gdyż dobrze przygotowane zastrzeżenia mogą wpłynąć na ostateczne ustalenia kontroli i zmniejszyć wymiar ewentualnych sankcji.
Co grozi za wykryte nieprawidłowości w branży logistycznej i e-commerce?
Konsekwencje wykrytych podczas kontroli nieprawidłowości mogą być dotkliwe zarówno finansowo, jak i reputacyjnie. W przypadku spółek logistycznych i e-commerce sankcje obejmują:
Dodatkowe zobowiązania podatkowe wraz z odsetkami za zwłokę – w przypadku stwierdzenia zaniżenia należności publicznoprawnych. W transakcjach międzynarodowych kwoty te mogą być znaczące ze względu na wartość operacji.
Odpowiedzialność karnoskarbowa dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe i celne, która może skutkować karami grzywny, a w skrajnych przypadkach choćby karą pozbawienia wolności.
Sankcje administracyjne, w tym możliwość zawieszenia lub cofnięcia pozwoleń celnych (np. status AEO, pozwolenia na procedury uproszczone), co może znacząco utrudnić działalność operacyjną firm logistycznych.
Korekta deklaracji w trakcie kontroli – czy to dobra strategia?
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy w trakcie kontroli warto korygować deklaracje podatkowe. To złożone zagadnienie, które wymaga indywidualnej analizy, jednak można wskazać kilka ogólnych zasad:
Korekta deklaracji przed zakończeniem kontroli może zmniejszyć wymiar potencjalnych sankcji, szczególnie w zakresie odpowiedzialności karnoskarbowej. Czynny żal złożony we adekwatnym momencie może uchronić przed najpoważniejszymi konsekwencjami.
Z drugiej strony, pochopna korekta może zostać zinterpretowana jako przyznanie się do winy, co warto rozważyć zwłaszcza w sytuacjach, gdy istnieją argumenty przemawiające za prawidłowością pierwotnego rozliczenia.
Decyzja o korekcie powinna być poprzedzona szczegółową analizą prawną i podatkową, najlepiej przy wsparciu doświadczonego doradcy. Warto rozważyć również moment złożenia korekty – czasem korzystniej jest poczekać na zakończenie określonych czynności kontrolnych.
Jak skutecznie zakwestionować ustalenia kontroli celno-skarbowej?
W przypadku niekorzystnych ustaleń kontroli, przedsiębiorcy mają prawo do ich kwestionowania. Skuteczna strategia obejmuje:
Szczegółową analizę protokołu kontroli i identyfikację słabych punktów w argumentacji organów skarbowych. Zastrzeżenia do protokołu powinny być merytoryczne i poparte odpowiednimi dowodami.
Wykorzystanie orzecznictwa sądów administracyjnych i TSUE, szczególnie w obszarach, gdzie interpretacja przepisów nie jest jednoznaczna. W sektorze e-commerce i logistycznym istnieje wiele wyroków, które mogą wspierać stanowisko podatnika.
W razie wydania niekorzystnej decyzji, warto rozważyć odwołanie do organu drugiej instancji, a następnie skargę do sądu administracyjnego. Statystyki pokazują, iż sądy administracyjne często przyznają rację podatnikom, szczególnie w skomplikowanych sprawach dotyczących międzynarodowego obrotu towarowego.
Najnowsze trendy w kontrolach celno-skarbowych – na co przygotować się w 2023 roku?
Kontrole celno-skarbowe ewoluują wraz ze zmieniającym się otoczeniem gospodarczym i technologicznym. W 2023 roku można zaobserwować następujące trendy:
Zwiększony nacisk na kontrole transakcji elektronicznych i płatności online, co jest szczególnie istotne dla sektora e-commerce. Organy skarbowe coraz skuteczniej pozyskują dane z platform sprzedażowych i systemów płatności elektronicznych.
Rosnące znaczenie automatycznej wymiany informacji podatkowych między krajami UE i poza nią. Mechanizmy takie jak MOSS, OSS i IOSS są coraz dokładniej monitorowane, co zwiększa ryzyko wykrycia nieprawidłowości w transakcjach transgranicznych.
Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi analitycznych i AI przez administrację skarbową do identyfikacji anomalii w rozliczeniach podatkowych. Sprawia to, iż tradycyjne metody ukrywania nieprawidłowości stają się nieskuteczne.
Profesjonalne wsparcie prawne – kiedy warto skorzystać z pomocy eksperta?
Biorąc pod uwagę złożoność przepisów celnych i podatkowych oraz potencjalne konsekwencje kontroli, wsparcie profesjonalnego doradcy jest często nieocenione. Pomoc eksperta jest szczególnie wskazana:
Na etapie przygotowania do kontroli – profesjonalny audyt może zidentyfikować i wyeliminować nieprawidłowości, zanim zostaną one wykryte przez organy skarbowe.
W trakcie kontroli – doradca pomoże zarządzać procesem kontroli, przygotować odpowiednie dokumenty i udzielać adekwatnych odpowiedzi na pytania funkcjonariuszy.
Po zakończeniu kontroli – ekspert wesprze w przygotowaniu zastrzeżeń do protokołu, korekty deklaracji lub odwołania od decyzji. Profesjonalne wsparcie prawne znacząco zwiększa szanse na korzystne rozstrzygnięcie w postępowaniu odwoławczym lub sądowym.
W obliczu skomplikowanych kontroli celno-skarbowych warto rozważyć współpracę z kancelarią specjalizującą się w prawie podatkowym i celnym. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorstw z sektora logistycznego i e-commerce, łącząc doświadczenie procesowe z dogłębną znajomością specyfiki branży.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. 2021 poz. 422)
- Ustawa z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 2021 poz. 408)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2021 poz. 685)
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/2454 z dnia 5 grudnia 2017 r. zmieniające rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej
- Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz Wojewódzkich Sądów Administracyjnych w sprawach celnych i podatkowych (2018-2023)
Autor: r.pr. Piotr Kubala, Szef Praktyki Przestępczości Podatkowej
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
