Kontrola trzeźwości w pracy a RODO

2023 rok rozpoczął się długo wyczekiwaną nowelizacją przepisów prawa pracy, m.in. w zakresie kontroli trzeźwości pracowników. Nowe regulacje potwierdziły możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości w pracy (i obecności środków działających podobnie do alkoholu), rozwiewając część wątpliwości pracodawców. Jednocześnie nowe przepisy oznaczają konieczność uregulowania wewnętrznego postępowania kontrolnego. Nowelizacja rodzi też niestety nowe wątpliwości i pytania, między innymi w zakresie ochrony danych osobowych.

Czy dane o trzeźwości pracowników to dane szczególnych kategorii?

Nowelizacja kodeksu pracy nie przesądza, czy wynik badania przeprowadzanego przez pracodawcę stanowi dane osobowe zwykłe, czy dane osobowe szczególnych kategorii. Prezes UODO kilka lat temu, jeszcze na podstawie poprzednich przepisów opublikował stanowisko (aktualnie niedostępne już w Internecie, co może nasuwać pytanie, czy organ nadzorczy nie zmienił zdania), w którym stwierdza, iż dane dotyczące trzeźwości pracownika to dane dotyczące zdrowia, a więc dane szczególnej kategorii, podlegające szczególnej ochronie.

W uzasadnieniu do ustawy nowelizującej kodeks pracy ustawodawca powiela wcześniejsze stanowisko Prezesa UODO, iż są to dane szczególnych kategorii. Mimo tak jednoznacznego podejścia organu nadzorczego i projektodawcy, biorąc pod uwagę najważniejsze w tym przypadku brzmienie RODO, trudno bezrefleksyjnie zgodzić się ze stanowiskiem, iż wynik badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu jest daną dotyczącą zdrowia. Poniżej przedstawiamy argumenty, które mogą przeczyć takiemu rozumieniu przepisów.

Stanowisko PUODO i uzasadnienie nowelizacji

Historyczne stanowisko Prezesa UODO nie doczekało się szczegółowego uzasadnieniaprzyjętej interpretacji. Powyższy pogląd był powszechnie powtarzany przez lata. Podejście Prezesa UODO nie zostało zaktualizowane od 2019 r., a dziś opublikowane na stronie urzędu stanowisko nie jest już dostępne. Przyczyny mogą być oczywiście różne (również prozaiczne), niemniej nie można wykluczyć, iż w ocenie organu dotychczasowe podejście zdezaktualizowało się. Otwiera to furtkę do zadania pytania, czy na pewno sam wynik dotyczący obecności alkoholu w organizmie (lub środków działających podobnie) jest daną osobową dotyczącą zdrowia?

Z podobnym brakiem szczegółowej analizy problemu zderzamy się w uzasadnieniu projektu ustawy – projektodawca nieco upraszcza swoje podejście. W uzasadnieniu możemy wyczytać, iż „informacje o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, choćby mające charakter ogólny, stanowią dane dotyczące zdrowia”[1]. Argumentując takie stanowisko ustawodawca, poza wspomnianym stanowiskiem PUODO, przywołuje również RODO[2], które wskazuje, co tak adekwatnie należy rozumieć jako dane dotyczące zdrowia. I tu pojawia się pojęcie „informacja o stanie fizjologicznym”, do której ustawodawca zalicza również tę dotyczącą trzeźwości pracownika. Uzasadnienie ogranicza się wyłącznie do tego argumentu.

Nowe przepisy a charakter danych

Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości w pracy przewidują nowe uprawnienia dla pracodawców. Jednak przyjęcie, iż wynik badania stanowi dane dotyczące zdrowia może powodować dodatkowe problemy praktyczne. W grę wchodzi tutaj w szczególności konieczność poszukiwania odpowiedniej podstawy, uprawniającej do przetwarzania danych szczególnej kategorii.

Dlaczego można by przyjąć, iż informacja o wyniku kontroli trzeźwości to nie dane dotyczące zdrowia (dane wrażliwe), a dane zwykłe?

• Wynik badania trzeźwości wskazuje jedynie stan aktualny na chwilę przeprowadzenia badania (charakter przejściowy) – w żaden sposób nie wskazuje jakichkolwiek informacji o zdrowiu osoby badanej. Wskazuje jedynie, iż dana osoba spożywała alkohol.

Teoretycznie dopiero powtarzające się i długotrwałe przypadki nietrzeźwości mogą prowadzić do podejrzenia, iż pracownik jest uzależniony od środków odurzających, co może mieć wpływ na jego zdrowie. Jednorazowa sytuacja nie dostarcza pracodawcy informacji o zdrowiu pracownika w tym zakresie.

Prowadzi to do kolejnego wniosku – konieczna jest ocena każdej sprawy odrębnie. Trudno więc przyjąć, iż każda informacja o trzeźwości (jednorazowy wynik badania) stanowi dane dotyczące zdrowia. W praktyce trudno spodziewać się, iż pracodawca w sytuacji powtarzających się przypadków nietrzeźwości pracownika będzie kontynuował stosunek pracy, w efekcie w większości przypadków, zanim można by wiarygodnie stwierdzić jednostkę chorobową u pracownika (chorobę alkoholową), pracownik najpewniej będzie już byłym pracownikiem i nie będzie podlegał kontrolom.

• Regulacje dotyczące danych osobowych szczególnych to wyjątek od ogólnych zasad – nie ma podstaw (a choćby bardziej dosadnie – nie wolno), aby rozszerzać definicje danych szczególnych kategorii. RODO wprost nie wymienia informacji o nałogach jako jednego z rodzajów danych dotyczących zdrowia.

• W zasadzie jedynym argumentem za przyjęciem, iż dane o trzeźwości to dane dotyczące zdrowia, jest motyw 35 RODO i kwalifikowanie wyniku badania trzeźwości pracownika jako informacji o stanie fizjologicznym.

Z uwagi jednak na wyjątkowy charakter przepisów dotyczących danych szczególnych kategorii (traktowanie informacji o stanie trzeźwości jako informacji o stanie fizjologicznym, a w konsekwencji – danych dotyczących zdrowia nie ma podstaw), pojęcie to jest jednak zbyt ogólne, a choćby trudne do zdefiniowania. Słownikowa definicja stanu fizjologicznego określa ten stan jako „związany z fizjologią, procesami życiowymi organizmu, a samą fizjologię jako naukę o czynnościach i procesach zachodzących w organizmach żywych oraz o życiu organizmu”. Trudno przyjąć zatem, iż stan pozostawania pod wpływem alkoholu lub środków odurzających może być uznany za proces życiowy organizmu.

• Na gruncie RODO informacje o trzeźwości nie zostały wymienione wprost, jako jedna z danych wrażliwych. Powinno to stanowić wskazówkę, iż wolą ustawodawcy unijnego nie było objęcie zakresem danych o zdrowiu takich informacji .

Co z informacjami o nałogach?

Od wyniku badania na obecność alkoholu trzeba odróżnić informacje na temat stanu wymagającego zwiększonej częstotliwości – nałogu.

Sama informacja o nadużywaniu alkoholu to jeszcze nie są dane osobowe dotyczące zdrowia. Do tego potrzebne są dodatkowe informacje, np. o przyjmowanych lekach, o leczeniu odwykowym lub o pobycie w zakładzie zamkniętym. Dopiero połączenie tych wszystkich wiadomości pokazuje, jaki wpływ ma nałóg na zdrowie konkretnej osoby i w takim zestawieniu możemy powiedzieć, iż mamy do czynienia z danymi dotyczącymi zdrowia.

Oczywiście pod względem medycznym problem z uzależnieniem / nałogiem może być również uznany w poważnych przypadkach za jednostkę chorobową i wtedy będą one stanowić dane dotyczące zdrowia.

W praktyce mogą pojawiać się także sytuacje, w których pracownik notorycznie będzie stawiał się w pracy pod wpływem alkoholu lub będzie go spożywał na terenie zakładu. Po stronie pracodawcy może pojawić się podejrzenie, iż pracownik cierpi na chorobę alkoholową. Nie oznacza to jednak, iż automatycznie informacje te staną się danymi dotyczącymi jego zdrowia.

Dane o trzeźwości pracowników to nie są dane dotyczące zdrowia – co to oznacza?

Istnieją zatem podstawy, aby przyjąć, iż informacja o trzeźwości pracownika, a tym samym wynik badania na obecność alkoholu w organizmie, nie stanowią danych dotyczących zdrowia, czyli danych szczególnej kategorii. Oczywiście jest to podejście, które z uwagi na istniejące podejście projektodawcy oraz wcześniejsze stanowisko Prezesa UODO, obarczone jest ryzykiem kwestionowania. Niemniej biorąc pod uwagę liczne argumenty, traktujemy takie podejście jako alternatywę.

Zaproponowane podejście odpowiada aspektom praktycznym oraz pozwala pracodawcom na traktowanie wyników badań (zwłaszcza „pozytywnych”) jako dane osobowe zwykłe. Może to zmniejszać ryzyko związane z ich przetwarzaniem, w przypadku ewentualnego naruszenia oraz zwiększać elastyczność w zakresie ich przetwarzania. Możliwe jest np. przyjęcie, iż podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy w postaci obrony przed roszczeniami pracownika będącego w stanie nietrzeźwości / stanie po spożyciu alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.

Jest to ważne choćby w aspekcie okresu przetwarzania danych. W dużym skrócie: przepis umożliwia przechowywanie danych osobowych przez okres max. 1 roku. o ile w tym okresie zostanie wszczęte postępowanie, okres ulega wydłużeniu na czas trwania tego postępowania. Jednocześnie roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się generalnie po upływie 3 lat. To oznacza, iż ewentualne wytoczenie powództwa po upływie pierwszego roku od zdarzenia (a jest to możliwe np. w odniesieniu do żądania zapłaty niewypłaconego wynagrodzenia, którego pracodawca nie wypłacił w związku z odsunięciem od pracy, po przeprowadzonej kontroli), w praktyce może oznaczać, iż pracodawca nie dysponuje już wynikami kontroli. Tym samym nie dysponuje dowodami uzasadniającymi osunięcie od pracy i brak wypłaty wynagrodzenia za ten dzień.

Należy pamiętać, iż do chwili zmiany przez PUODO jego podejścia do kwestii informacji o trzeźwości jako danych dotyczących zdrowia, istnieje ryzyko zakwestionowania działań pracodawców, którzy zdecydują się – wbrew powszechnym trendom – traktować je jako dane zwykłe.

Powyżej pokazujemy jednak, iż istnieją uzasadnione i realne podstawy do przyjęcia koncepcji odmiennej od stanowiska PUODO. Tym bardziej, iż w jednej z niedawnych publikacji sam wskazał on, iż jego stanowiska zamieszczane na stronie internetowej mają jedynie charakter informacyjny i wskazują pewien kierunek, a wiążące są wyłącznie rozstrzygnięcia zawarte w decyzjach wydanych w konkretnych sprawach[3].

[1] https://sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/druk.xsp?documentId=82F4007644FB0E9FC125885B00522D8C

[2] motyw 35

[3] https://uodo.gov.pl/pl/138/2476