Kwestionariusz osobowy dla kandydata i pracownika. Czy przez cały czas obowiązuje?

Nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej

Do końca 2018 roku kwestionariusze (dla pracownika i kandydata) stanowiły obligatoryjną dokumentację pracowniczą a ich wzory były załącznikami do „starego” rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Aktualnie po zmianach przepisów nowe rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie określa już wzorów kwestionariuszy. Niezbędne dane osobowe mogą być potencjalnemu pracodawcy przekazane w innej formie, np. w oświadczeniu czy CV. Wypełnienie kwestionariusza osobowego przez kandydata na pracownika lub pracownika nie jest obowiązkowe. Nie oznacza to jednak, iż nie możemy ich stosować w praktyce. Ważne jest, by zakres danych wskazanych w kwestionariuszach spełniał wymogi RODO, czyli uwzględniał wyłącznie zakresy danych jakie pracodawca może aktualnie pozyskiwać i przechowywać w ramach stosunku pracy.

Dane osobowe, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie:

• imię (imiona) i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane osobowe, których pracodawca ma prawo dodatkowo żądać od osoby zatrudnionej:

• adresu zamieszkania
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju oraz numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość
• innych danych osobowych pracownika, o ile podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
• danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy
• numeru rachunku bankowego, o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
• innych danych osobowych niż powyższe, pod warunkiem iż obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Istotna aktualizacja formularzy

Jeśli zatem zdecydujesz się na stosowanie kwestionariusza dla pracownika lub kandydata do pracy pamiętaj, aby dostosować go do aktualnego zakresu danych, jakie od 2019 roku – po zmianach w przepisach – pracodawca może/powinien gromadzić, przechowywać i archiwizować w ramach stosunku pracy. Reasumując, możesz więc bezpiecznie stosować zarówno:

• Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Nie są one absolutnie zabronione, a wręcz przeciwnie – są rekomendowane przez MRiPS na stronach urzędowych gov.pl.