Podpisywanie umów online stało się powszechną praktyką w dzisiejszym świecie, gdzie szybki obieg dokumentów jest niezbędny zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Dzięki podpisom elektronicznym możliwe jest zawarcie umowy w zaledwie kilka minut, bez potrzeby spotykania się osobiście. Jednak aby proces ten był bezpieczny i zgodny z przepisami, należy korzystać ze sprawdzonych rozwiązań i wziąć pod uwagę kilka istotnych elementów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie, na które warto zwrócić uwagę przy podpisywaniu umów przez Internet, by móc cieszyć się pełnym poczuciem bezpieczeństwa i pewności co do ważności złożonych podpisów.
Wybór platformy do podpisywania umów
Podstawowym krokiem przy podpisywaniu umowy online jest wybór odpowiedniej platformy, która umożliwia składanie podpisów elektronicznych. Wybór tego rozwiązania ma najważniejsze znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami prawa. Podpisy elektroniczne oferowane na platformie, z której korzystamy, powinny spełniać wymagania prawne opisane w rozporządzeniu eIDAS w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.
Platforma do podpisu elektronicznego SIGNIUS to rozwiązanie, które gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Narzędzie to pozwala na szybkie i intuicyjne składanie podpisów kwalifikowanych oraz zaawansowanych, które są w pełni zgodne z regulacjami prawnymi. Co więcej, SIGNIUS nie wymaga instalacji dodatkowego systemu do składania podpisów, ale umożliwia korzystanie z platformy w pełni online, co ułatwia i przyspiesza cały proces podpisania umowy.
Wybór odpowiedniej formy podpisu – kwalifikowany czy zaawansowany?
Wyróżniamy trzy rodzaje podpisów elektronicznych – najczęściej stosowane są podpisy kwalifikowane i zaawansowane. Wybór odpowiedniego podpisu zależy od rodzaju umowy oraz jej wymagań prawnych.
- Podpis elektroniczny kwalifikowany to podpis, który ma pełną moc prawną i jest równoważny z podpisem własnoręcznym. Jest stosowany przy podpisywaniu dokumentów, które wymagają formy pisemnej, np. umów o pracę, dokumentów urzędowych, czy umów kredytowych.
- Podpis elektroniczny zaawansowany to podpis o wysokim poziomie zabezpieczeń, stosowany głównie w przypadku mniej formalnych umów, najczęściej w relacjach biznesowych.
Wybór odpowiedniego rodzaju podpisu zależy od indywidualnych potrzeb organizacji, z którą podpisujemy dokumenty oraz od wymagań prawnych umowy.
Poza wyborem platformy do podpisania umowy online oraz rodzajem podpisu elektronicznego, warto też zwrócić na elementy w samej umowie, zanim złożymy na niej podpis. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
Dokładne przeczytanie treści umowy
Zanim zdecydujesz się na podpisanie umowy online, zawsze dokładnie zapoznaj się z jej treścią. choćby jeżeli proces podpisania umowy online jest szybki i wygodny, nie warto pomijać tego kroku. Wiele osób skupia się tylko na finalnym podpisie, jednak to właśnie w treści umowy mogą kryć się zapisy, które później mogą stanowić problem.
Sprawdzenie warunków odstąpienia od umowy
Upewnij się, iż znasz warunki, na jakich możesz odstąpić od umowy. W umowach online powinny znaleźć się zapisy dotyczące prawa do odstąpienia od umowy, zwłaszcza w przypadku zakupów przez Internet. Znajomość tych warunków pomoże Ci uniknąć nieprzyjemnych sytuacji w przyszłości.
Sprawdzenie zapisów dotyczących danych osobowych (RODO)
Zgodnie z przepisami RODO każda umowa powinna zawierać zapisy dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych. Sprawdź, czy umowa zawiera odpowiednie informacje na temat tego, w jaki sposób Twoje dane będą wykorzystywane, przechowywane i chronione. Warto upewnić się, iż podmiot, z którym zawierasz umowę, przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych.
Ocena wiarygodności drugiej strony umowy
Warto także sprawdzić wiarygodność drugiej strony. Zweryfikowanie danych firmy, organizacji lub osoby, z którą chcesz zawrzeć umowę, jest najważniejsze dla uniknięcia oszustw i nieporozumień. W przypadku dużych transakcji warto również sprawdzić opinie innych użytkowników lub zasięgnąć porady prawnej.
Przeczytanie regulaminów i polityki prywatności powiązanych z umową
Umowy zawierane online często wiążą się z akceptacją regulaminów i polityk prywatności. Zanim przejdziesz do podpisania, upewnij się, iż zapoznałeś się z tymi dokumentami. Zawierają one informacje o tym, jak firma będzie przetwarzać Twoje dane, jakie prawa przysługują Ci w przypadku problemów z realizacją umowy i inne ważne kwestie.
Analiza ewentualnych kar umownych i opłat dodatkowych
Pamiętaj, by dokładnie przeanalizować zapisy dotyczące kar umownych i ewentualnych opłat dodatkowych. Zdarza się, iż niektóre umowy zawierają wysokie opłaty za odstąpienie od umowy lub inne działania, które mogą okazać się kosztowne. Przeczytaj te zapisy i upewnij się, iż są one dla Ciebie jasne i zrozumiałe.
Sprawdzenie, czy umowa jest zgodna z warunkami ustalonymi ustnie lub mailowo
Upewnij się, iż zapisy w umowie odpowiadają ustnym lub mailowym ustaleniom. Umowa powinna być zgodna z wcześniejszymi negocjacjami, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.
Weryfikacja wymaganych załączników i dokumentów
Sprawdź, czy do umowy dołączono wszystkie wymagane załączniki i dokumenty. Czasem konieczne jest dołączenie dodatkowych formularzy, certyfikatów lub innych materiałów, które mogą wpłynąć na ważność umowy.
Zapoznanie się z terminami płatności i metodami ich realizacji
Upewnij się, iż dokładnie wiesz, kiedy i jak będziesz zobowiązany do dokonania płatności na podstawie zawartej umowy. Zrozumienie terminów płatności pomoże uniknąć nieporozumień związanych z realizacją zobowiązań finansowych.
Upewnienie się, iż w umowie nie ma ukrytych kosztów lub opłat serwisowych
Warto również zwrócić uwagę na ewentualne ukryte koszty lub opłaty serwisowe, które mogą pojawić się w trakcie realizacji umowy. Upewnij się, iż umowa nie zawiera takich niejasnych zapisów, które mogą Cię później zaskoczyć.
Na co zwrócić uwagę, przy podpisywaniu umów przez internet — podsumowanie
Podpisywanie umów przez Internet to wygodne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność procesów biznesowych. Jednak, aby cały proces przebiegł sprawnie i bezpiecznie, warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Wybór odpowiedniej platformy, jak SIGNIUS, oraz odpowiedniego rodzaju podpisu (np. kwalifikowany lub zaawansowany), dokładne przeczytanie umowy, sprawdzenie zapisów dotyczących danych osobowych i wielu innych punktów, które wymieniliśmy powyżej, to niezbędne kroki, które pozwolą Ci czuć się bezpiecznie przy zawieraniu umowy online.
