Nakłady na przedmiot najmu

Nakłady najemcy na przedmiot najmu są jedną z najbardziej problematycznych kwestii w umowach najmu lokalu komercyjnego, poza zasadami związanymi z regulacją wysokości czynszu najmu, możliwością wypowiedzenia umowy najmu oraz wzajemnymi zobowiązaniami w zakresie użytkowania lokalu. Z tematem tym ściśle związana jest również problematyka sposobu rozliczenia nakładów po rozwiązaniu stosunku najmu.

Kodeks cywilny przewiduje trzy rodzaje nakładów:

• nakłady konieczne,
• nakłady użyteczne,
• nakłady zbytkowne.

Nakłady konieczne na przedmiot najmu obciążają wynajmującego lokal

Zgodnie z orzecznictwem sądów, nakładami koniecznymi na lokal są w istocie naprawy, bez których wykonania lokal nie jest przydatny do umówionego użytku. Chodzi zatem o zapewnienie przeciętnego stanu rzeczy, a nie doprowadzenie do wysokiego standardu przedmiotu najmu (tak przykładowo orzekł Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 19.1.2015 r., sygn. akt I ACa 1427/14). o ile strony nie postanowiły inaczej w umowie najmu komercyjnego, nakłady konieczne obciążają wyłącznie wynajmującego. W praktyce za nakłady konieczne na przedmiot najmu poniesione na rzecz utrzymania budynku można przykładowo uznać naprawę klatki schodowej, szybów windowych, wymianę instalacji gazowej, instalacji elektrycznej, czy wodno-kanalizacyjnej, wymianę stolarki okiennej.

Nakłady użyteczne są nakładami, których skutkiem jest ulepszenie przedmiotu najmu.

Nakładami użytecznymi będą zatem wszelkie działania podjęte przez najemcę w związku z przedmiotem najmu, które w chwili zwrotu przedmiotu najmu wynajmującemu zwiększają jego wartość lub użyteczność. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z 12 kwietnia 2017 r. (sygn. akt I ACa 935/16) wskazał, iż za ulepszenia należy uznać nakłady, których poniesienie nie wynika z chęci czy też konieczności utrzymania rzeczy najętej w stanie przydatnym do umówionego użytku, ale w celu ulepszenia przedmiotu najmu.

Nakładami zbytkownymi (drobnymi) są natomiast nakłady, które obciążają najemcę lokalu

Należą do nich w szczególności: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych, zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody.

Z praktyki Capital Legal wynika, iż do częstych sporów pomiędzy stronami umowy najmu dochodzi na tle tego jak należy zakwalifikować pewne nakłady (prace) na przedmiot najmu wykonane przez najemcę. W przypadku, gdy strony nie uregulują kwestii nakładów w umowie najmu komercyjnego (o czym poniżej), strony powinny wówczas przede wszystkim ustalić standard, który przedmiot najmu powinien spełniać. Standard ten powinien odpowiadać typowemu przeznaczeniu rzeczy (lokal biurowy a lokal handlowy), warunkom rynkowym, racjonalnym oczekiwaniom najemcy, generalnemu stanowi technicznemu lokalu, mając na uwadze takie czynniki ja wiek czy zużycie lokalu. W wyroku z dnia 29.6.2005 r. (sygn. akt V CK 751/04) Sąd Najwyższy uznał, iż za konieczne mogą być uznane nakłady, doprowadzające wynajęty lokal do stanu sprzed dewastacji oraz ewentualnie takie nakłady, które przeciętnie rzecz biorąc służą określonemu wysokiemu standardowi lokalu użytkowego i bez których lokal na cele użytkowe w ogóle mógłby być wykorzystywany, ale które – zważywszy na ewentualnie prestiżowy charakter położenia przedmiotowego lokalu – mogłyby zostać zaliczone do koniecznych w ramach „przydatności do umówionego użytku”.

Co istotne, przepisy dotyczące nakładów ponoszonych na lokal mają jednak charakter dyspozytywny, co oznacza, iż strony w umowie najmu (aneksie do umowy najmu, odrębnej umowie w trakcie trwania stosunku najmu) mogą ustanowić reguły inne niż przewidziane przepisami Kodeksu cywilnego wskazane powyżej. Nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby w kontekście nakładów umowie najmu uregulować, iż najemca zobowiązany jest po ustaniu umowy najmu do pozostawienia w lokalu (w zależności od typu prowadzonej działalności gospodarczej) przykładowo: ścianek działowych, wykończenia posadzek, podwieszenia sufitów, wewnętrznej instalacji nagłośnieniowej, wewnętrznej instalacji RTV, instalacji chłodzenia ogrzewania powietrznego, witryn sklepowych, rolet antywłamaniowych, itd.

Rozliczenie nakładów na wynajmowany lokal

Zgodnie z art. 676 Kodeksu cywilnego, wynajmujący jest uprawniony do zatrzymania usprawnień za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu lokalu albo do żądania przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego. Jak zostało jednak wyżej wskazane, strony mogą przyjąć odmienne zasady niż te, które zostały narzucone przez Kodeksy Cywilny. W sytuacji, gdy wynajmujący zaaprobuje, aby najemca wykonał nakłady na nieruchomość, istnieją różne możliwości ich rozliczenia, które uzależnione są przede wszystkim od przewidywanego zakresu i kosztu nakładów, czy okresu najmu komercyjnego. Do najpopularniejszych sposobów rozliczenia nakładów w ramach najmu komercyjnego należą:

• najemca zobowiązany jest do przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego poprzez usunięcie wszystkich nakładów poczynionych w najmowanym lokalu;
• najemca pozostawia nakłady poczynione w najmowanym lokalu, wynajmujący uiszcza zaś najemcy kwotę odpowiadającą wartości nakładów
• najemca pozostawia nakłady poczynione w najmowanym lokalu, wynajmujący nie jest natomiast zobowiązany do uiszczenia kwoty odpowiadającej wartości nakładów, ponieważ wartość nakładów była rozliczana na bieżąco – np. poprzez potrącenia z czynszu;
• opcja mieszana, na którą składają się elementy z pkt 1) – 3) powyżej.

Należy jednak mieć na uwadze sytuację, kiedy charakter usprawnień (nakładów) na przedmiot najmu jest taki, iż nie da się ich usunąć bez uszkodzenia lub istotnej zmiany substancji lokalu lub koszt przywrócenia stanu pierwotnego lokalu będzie nieproporcjonalnie wysoki. W takiej sytuacji, należy uznać iż nakłady stały się częścią składową lokalu. Sytuacja ta może mieć miejsce w szczególności, gdy lokal zostaje wydany najemcy w standardzie „shell and core” – surowej, niewykończonej powierzchni najmu, tj. przykładowo w postaci: ścian głównych, wykonanej wylewki pod posadzką i dostępu do mediów w lokalu (tzn. licznik lub podlicznik: energii elektrycznej, wody, przyłącze telefoniczne). W takiej sytuacji najemca powinien szczególnie uważać i możliwie precyzyjnie wskazać na kwestie sposobu rozliczenia nakładów w umowie najmu lokalu, ponieważ istnieją poglądy orzecznictwa i doktryny w tym zakresie, zgodnie z którymi „gdy chodzi o ulepszenia, które przecież nigdy nie są nakładami koniecznymi, ale zawsze tylko użytkowymi lub choćby jedynie zbytkownymi, należy bardzo szeroko interpretować pojęcie możliwości ich usunięcia bez naruszenia «substancji lokalu», tak, aby możliwe było niemal zawsze wykluczenie usprawnień nie dających się usunąć bez naruszenia «substancji lokalu». W przeciwnym bowiem razie wybór dany przez ustawodawcę mógłby stać się fikcją, a wynajmujący musiałby zatrzymać i zapłacić niekiedy bardzo wysokie kwoty, jeśliby poczynione ulepszenia były szczególnie kosztowne, a wchodziły w skład nakładów zaspokajających tylko indywidualne upodobania najemcy.” [Z. Bidziński, Status prawny lokali i ich dysponentów, Warszawa 1998, s. 122].

Jakie jeszcze inne kwestie powinny zostać uregulowane w umowie najmu w zakresie wykonywania prac przez najemcę?

Dla wynajmującego niezwykle istotne jest, aby w umowie jednoznacznie postanowić, iż dokonywanie jakichkolwiek nakładów przez najemcę w lokalu wymaga każdorazowej zgody wynajmującego. Z punktu widzenia wynajmującego taka „kontrola” najemcy wydaje się niezwykle istotna, pozwala bowiem uniknąć sytuacji, gdy najemca wykona ulepszenia o dużej wartości, które wynajmujący musiałby pokryć w przyszłości zwracając najemcy koszt ich wykonania. o ile zatem najemca wykona nakłady nie mając na to zgody wynajmującego, nie będzie to przedmiotem późniejszych rozliczeń stron. Istotne również, aby najemca został zobowiązany w umowie najmu do wykonania nakładów zgodnie z obowiązującymi przepisami i decyzjami administracyjnymi, z należytą starannością z użyciem materiałów dobrej jakości oraz w całkowitej zgodności z zatwierdzoną przez wynajmującego dokumentacją projektową, a także w terminach określonych w umowie. Najemca powinien być również zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia prac, zapewnić adekwatne kierownictwo robót, zapewniające w szczególności bezpieczeństwo na terenie prowadzenia robót i prowadzenie ich zgodnie z przepisami, w tym min. przepisami BHP przez osoby posiadające odpowiednie uprawniania do kierowania robotami budowlano-instalacyjnymi. Należy również zobowiązać najemcę do poniesienia pełnej odpowiedzialności za ewentualne szkody, które mogą zostać spowodowane bezpośrednio przez najemcę lub przez podmioty, którym powierza wykonanie nakładów w toku prac, jak również za wszelkie szkody na terenie robót powstałe na skutek lub w związku z pracami.
Prawidłową realizację powyższych zobowiązań przez najemcę wynajmujący może oczywiście zabezpieczyć sankcją nałożenia kar umownych albo wypowiedzenia umowy najmu przez wynajmującego. W sytuacji, gdy umowa zostanie rozwiązana przez wynajmującego przedwcześnie z winy najemcy z uwagi na naruszenie powyższych zobowiązań, a najemca będzie zobowiązany do pozostawienia usprawnień w lokalu wynajmującego bez zobowiązania wynajmującego do zwrotu kosztów poniesionych nakładów, może to stanowić wystarczające zabezpieczenie interesów wynajmującego w zakresie tego, aby najemca nie naruszał wskazanych wyżej postanowień umowy najmu w zakresie nakładów.

Przedawnienie roszczeń o nakłady na nieruchomość

Na koniec warto zwrócić jeszcze uwagę, iż zgodnie z art. 677 Kodeksu cywilnego, roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nakładów na przedmiot najmu przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy. Co należy zatem rozumieć przez „zwrot rzeczy”? Wyjaśnił to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 maja 2011 r., sygn. akt II CSK 488/10, w którym stwierdził, iż chodzi o faktyczny zwrot lokalu przez najemcę wynajmującemu, a nie przez umowną datę zwrotu lokalu. W innym orzeczeniu Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, iż za zwrot rzeczy można również uznać sytuację protokolarnego przekazania nieruchomości do dyspozycji wynajmującego, w sytuacji gdy wynajmujący bezpodstawnie odmawia jej odebrania. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż w sytuacji gdy minie wskazany termin przedawnienia, najemca nie będzie mógł dochodzić roszczeń na jakiejkolwiek innej podstawie prawnej, np. z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia przez najemcę – sądy stoją na stanowisku, iż taka sytuacja prowadziłaby do obejścia terminów przedawnienia. Mając na uwadze stosunkowo krótki okres przedawnienia oraz kwestie techniczne związane z wyceną nakładów, w przypadku sporu w zakresie rozliczenia nakładów, rekomendowane jest jak najszybsze podjęcie kroków prawnych.

Podmiot zobowiązany do dokonania rozliczeń nakładów

Polski rynek nieruchomości komercyjnych jest dynamiczny a lokale (biurowe, usługowe, handlowe) są wielokrotnie zbywane w okresie obowiązywania umowy najmu komercyjnego, szczególnie iż umowy najmu komercyjnego zawierane są na okres choćby 30 lat. W świetle powyższego, w momencie gdy najemca wykonał nakłady na lokal komercyjny, wynajmującym może być inny podmiot niż ten, który będzie wynajmującym w momencie rozliczania nakładów. Powstaje zatem praktyczne pytanie – który podmiot powinien dokonać rozliczenia nakładów, które zostały poczynione przez najemcę? Odpowiedź na to pytanie przedstawia art. 678 § 1 KC, zgodnie z którym w razie zbycia rzeczy najętej w czasie trwania najmu nabywca wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy, a zatem najemcy przysługiwać będzie roszczenie do podmiotu, która jest wynajmującym w chwili zakończenia stosunku najmu.

Komentarz Capital Legal

Mając na uwadze, iż ustawodawca przewidział dużą swobodę w zakresie rozliczenia nakładów najemcy na lokal, niezwykle istotne wydaje się, aby w umowie najmu komercyjnego zostało przede wszystkim doprecyzowane co strony rozumieją przez nakłady koniecznie, użyteczne i zbytkowne oraz w jaki sposób strony rozliczą nakłady.

Potrzebujesz pomocy?

Poczyniłeś nakłady na najmowany lokal i nie wiesz jak je rozliczyć? Skontaktuj się z nami, dokonamy analizy Twojego problemu i przedstawimy możliwe rozwiązania.