Nowe obowiązki w zakresie akt osobowych w związku z prewencyjną kontrolą trzeźwości pracowników

Nowelizacja kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości wprowadza dodatkowe obowiązki dla działów HR związane z prowadzeniem akt osobowych pracowników.

Nowa część akt osobowych

Obowiązująca dotychczas 4-częściowa „teczka” akt osobowych, poszerzona została o część piątą, która otrzymała oznaczenie literką „E”. Część ta jest przeznaczona do archiwizacji dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jakie konkretnie dokumenty mają być przechowywane w nowej części „E”?

• informacje dotyczące:

1. kontroli trzeźwości / kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę (tj. informacje o dacie, godzinie i minucie badania, a także wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości / obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu);
2. badania stanu trzeźwości / badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (policję).

Jak długo takie dokumenty mają być archiwizowane w aktach osobowych?

• Nie dłużej niż rok od ich zebrania. Pracodawca może jednak usunąć takie dokumenty wcześniej, jeżeli uzna, iż ich przechowywanie nie realizuje już celów, w jakich kontrola prewencyjna została przeprowadzona (np. ochrona życia, zdrowia pracowników i innych osób, ochrona mienia).

Czy istnieją wytyczne dotyczące sposobu archiwizowania takich dokumentów?

• Tak – dokumenty powinny być archiwizowane w taki sposób, jak dokumenty dotyczące kar stosowanych wobec pracowników. Dokumentacja dotycząca danej kontroli powinna mieć przyporządkowane swoje oznaczenie rozpoczynając od: E1, E2 itd. oraz analogicznie, podobnie jak w przypadku pozostałych dokumentów archiwizowanych w aktach osobowych pracowników, każdy dokument powinien być opatrzony indywidualnym numerem wpisywanym zgodnie z porządkiem chronologicznym. Wykaz dokumentów tworzy się w odniesieniu do każdej z utworzonych części. Nowe przepisy opisują również zasady usuwania informacji dotyczących kontroli.

Czy w przypadku pozostałych części akt osobowych cokolwiek się zmienia?

• Tak – w części „B” trzeba będzie archiwizować dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, grupach pracowników nią objętych i sposobie jej przeprowadzania.

Jaki jest termin na dostosowanie dokumentacji pracowniczej do wprowadzonych zmian?

• Pracodawcy mają na to czas do 4 kwietnia 2023 r. Dotyczy to również kontroli przeprowadzonych przed tą datą.

To jednak nie koniec. Po wejściu przepisów dotyczących wykonywania pracy zdalnej (7 kwietnia 2023), pracodawcy będą musieli przygotować się na kolejne zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania zapraszamy do kontaktu. Z chęcią wesprzemy w zakresie stosowania znowelizowanych przepisów prawa pracy, w tym przy weryfikacji poprawności prowadzenia akt osobowych pracowników.