Obowiązek wprowadzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Cel i zasady tworzenia ZFŚS

Na pracodawcy ciąży obowiązek stosownie do możliwości i warunków, zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Realizacja tego obowiązku zachodzi między innymi za pośrednictwem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej ZFŚS, fundusz socjalny). Nie ulega wątpliwości, że ZFŚS jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów, czyli osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Nie każdy pracodawca jest jednak zobowiązany do utworzenia oraz prowadzenia ZFŚS.

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wymóg ten nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Należy podkreślić, iż nie każda „budżetówka” będzie zobligowana do utworzenia ZFŚS. Fundusz tworzą tylko jednostki budżetowe, przez które rozumie się jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz samorządowe zakłady budżetowe które mogą być tworzone, przekształcane oraz likwidowane przez organy stanowiące jednostki samorządu terytorialnego (rada gminy, rada powiatu, sejmik województwa). Realizują zadania własne samorządu terytorialnego. W przypadku pozostałych pracodawców, których możemy określić zbiorczo i potocznie „budżetówką” wprowadzają oni fundusz socjalny na zasadach ogólnych, a więc co do zasady po osiągnięciu na dzień 1 stycznia zatrudnienia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Należy zauważyć, iż stan zatrudnienia uwzględnia się na ilośc etatów a nie na ilość samych pracowników. Do stanu zatrudnienia uwzględniamy wszystkich pracowników, niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, a więc uwzględnia się zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, niezależnie od jej rodzaju, mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę. Do tego stanu uwzględnia się także pracowników nieobecnych, albowiem liczy się status pracownika a nie efektywne świadczenie pracy, czyli osoby na urlopach wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich, na warunkach urlopów macierzyńskich, roezicilkich, ojcowskich, wychowawczych, odbywających służbę wojskową, osoby przebywające na zasiłkach chorobowych, opiekuńczych, wyrównawczych, świadczeniach rehabilitacyjnych, na urlopach szkoleniowych oraz w trakcie usprawiedliwionych nieobecności płatnych i niepłatnych, a także nieusprawiedliwionych nieobecności.

W przypadku innych pracodawców zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Istnieje możliwość zwolnienia pracodawcy w stworzenia ZFŚS pomimo osiągnięcia ustawowego limitu zatrudnienia. U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń pracodawca może zawiesić obowiązki między innymi tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS.

Obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem i gospodarowaniem środkami ZFŚS

Na pracodawcy jako na administratorze ZFŚS ciąży szereg obowiązków związanych z utworzeniem, obsługą oraz administrowaniem środkami zgromadzonymi w ramach ZFŚS. W pierwszej kolejności pracodawca zobowiązany jest do utworzenia odrębnego rachunku bankowego funduszu socjalnego, gdzie będą gromadzone środki funduszu. Środki te mogą być wydatkowane tylko i wyłącznie na działalność socjalną pracodawcy. Przez działalność socjalną należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo – rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Skąd się biorą środki na rachunku funduszu? Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego oraz fakultatywnego, a także ze zwiększeń. Odpisy dokonywane są przez pracodawcę z jego środków obrotowych, a więc pracownicy oraz inni uprawnieni do korzystania z funduszu socjalnego w żaden sposób nie partycypują w gromadzeniu pieniędzy, które będą wydatkowane na działalność socjalną. Odpis podstawowy jest naliczany według przeciętnej liczby zatrudnionych. Ten wskaźnik należy odróżnić od zasad ustalania liczby osób zatrudnionych w celu utworzenia ZFŚS.

Odpis podstawowy wynosi:

-37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do dokonania odpisu w danym roku kalendarzowym na jednego zatrudnionego,
-5%, 6%, 7%- tego wynagrodzenia w zależności od lat nauki na pracownika młodocianego,

-50%- tego wynagrodzenia na pracownika wykonującego pracę w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze.

Odpis na ZFŚS w 2023 roku będzie naliczany w oparciu o wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019r. (tj. kwotę 4434,58 zł):

-odpis na pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy wyniesie 1.662,97 zł (37,5% kwoty bazowej),
-odpis na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wyniesie 2.217,29 zł (50% kwoty bazowej),

-na jednego pracownika młodocianego:
– w pierwszym roku nauki wyniesie 221,73 zł (5% kwoty bazowej),
– w drugim roku nauki 266,07 zł (6% kwoty bazowej),
– a w trzecim roku nauki 310,42 zł (7% kwoty bazowej).

Oprócz odpisów podstawowych, które są obowiązkowe pracodawca może dokonywać także odpisów fakultatywnych, dodatkowych, które nie są obowiązkowe. Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Natomiast pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

W przypadku pracodawców, którzy zdecydują się na dokonywanie odpisów fakultatywnych ich wysokość będzie się kształtowała następująco:

-277,16 zł na każdą osobę zatrudnioną, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności (zwiększenie odpisu 6,25%),

-277,16 zł na każdego emeryta i rencistę, nad którym zakład pracy sprawuje opiekę (zwiększenie odpisu 6,25%),
-332,59 zł na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Dotyczy to pracodawców, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5% tego odpisu.

Odpisy to nie jedyne źródła gromadzenia środków na rachunku funduszu, albowiem środki Funduszu zwiększa się także o:

1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej;

2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;

3) odsetki od środków Funduszu;

3) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;

5) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;

6) przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;

7) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;

8) inne środki określone w odrębnych przepisach.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z powyższymi zasadami na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. W sytuacji, gdy pracodawca nie przekaże środków w zakreślonym terminie staje się dłużnikiem ZFŚS i istnieje możliwość przymuszenia go do wykonania ciążącego na nim obowiązku poprzez wytoczenie powództwa przed sądem pracy o włożenie na pracodawcę terminowej realizacji ustawowego obowiązku. Powództwo to może wytoczyć organizacja związkowa jeżeli działa u pracodawcy lub w przypadku jej braku załoga zakładu pracy.

Regulamin ZFŚS

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu socjalnego oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami załogi jeżeli u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Regulamin jest obowiązkowym aspektem działalności socjalnej pracodawcy jednak powinien zostać przemyślany. Nie istnieje żaden uniwersalny wzór regulaminu, u każdego pracodawcy będzie miał on inna treść i kształt. Należy pamietać, żeby regulamin w maksymalny sposób realizował cel ZFŚS, czyli działalność socjalną pracodawcy oraz minimalizował różnice majątkowe pomiędzy uprawnionymi, a nie je pogłębiał. W treści regulaminu powinny znaleźć się świadczenia oraz usługi finansowane z funduszu socjalnego. Nie oznacza to, iż wszyscy pracodawcy będą mieli taki sam katalog świadczeń oraz zasady ich przyznawania. Jeden pracodawca może wypłacać tzw. wczasy pod gruszą, ale kolejny już nie musi. Kolejnym ważnym aspektem regulaminu jest określenie zasad rozdawania świadczeń, albowiem należy stosować kryterium socjalne. Jest to niesłuchanie istotny aspekt działaności socjalne, ponieważ świadczenia wypłacane z ZFŚS są korzystają ze zwolnienia składkowego, nie są opłacane składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i składka zdrowotna oraz ze zwolnienia podatkowego. Brak zastosowania kryterium socjalnego wiązać się będzie z koniecznością opodatkowania i oskładkowania świadczeń do 5 lat wstecz, a także może zostać nałożony mandat na pracodawcę z uwagi na wydatkowanie środków niezgodnie z ustawą. Ponadto związkom zawodowym przysługiwać będzie wtedy prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz. W regulaminie należy także ustalić kret osób uprawnionych. Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS będą pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie prawo korzystania z ZFŚS. Pracodawcy bardzo często wykluczają z grona osób uprawnionych emerytów i rencistów, co jest błędem, ponieważ są oni uprawnieni na mocy samych przepisów. Ustawodawca wskazując na emerytów i rencistów jako osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń funduszu miał na myśli byłych pracowników, którzy przed przejściem na emeryturę lub rentę pracowali w danym zakładzie pracy. Zwrot „emeryt – były pracownik zakładu” należy łączyć tylko z tym zakładem pracy, z którym stosunek pracy ustał bezpośrednio przed powstaniem stanu kwalifikowanego jako posiadanie lub powrót przez daną osobę do statusu emeryta. Emerytem-byłym pracownikiem zakładu jest osoba pobierająca emeryturę w rozumieniu ustawy emerytalnej, będąca uprzednio pracownikiem danego zakładu pracy – w odniesieniu do ostatniego miejsca pracy. Tym samym podstawa rozwiązania stosunku pracy oraz brak wypłaty odprawy emerytalnej nie ma znaczenia dla ustalenia czy dany emeryt- były pracownik będzie miał prawo korzystania ze świadczeń ZFŚS w byłym zakładzie pracy, który był dla niego ostatnim zakładem pracy przed przejściem na emeryturę lub rentę. o ile pracownik przestaje pracować i nabywa prawo do emerytury, to staje się emerytem – byłym pracownikiem tego zakładu pracy, u którego był bezpośrednio (ostatnio) zatrudniony przed nabyciem prawa do emerytury. Nie ma tutaj znaczenia także przerwa pomiędzy ustaniem zatrudnienia a nabyciem praw emerytalnych i podjęciem wypłaty świadczenia. Należy na ten aspekt zwrócić szczególną uwagę, ponieważ bardzo często regulaminach zdarza się postanowienie wskazujące na możliwość korzystania z ZFŚS przez emerytów i rencistów pod warunkiem, iż rozwiązali oni stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.

Kryterium socjalne

W zakresie wydatkowania środków ZFŚS najważniejszym aspektem jest kryterium socjalne. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Aby ustalić kryterium socjalne należy wziąć pod uwagę wszystkie kryteria, nie tylko uwzględniając sytuację materialną, co bardzo często się zdarza. W tym zakresie raczej powinno posługiwać się kwotami netto, a nie brutto, uwzględnić także wszystkie przysporzenia, które owszem w rozumieniu prawa podatkowego nie są dochodem, ale realnie wpływają na sytuacje życiową, bytowa i materialną, którymi są świadczenia rodzinne 500+, 300+, rodzinny kapitał opiekuńczy, alimenty, najem i dzierżawa prywatna, renty cywilne, np. dożywocie zmienione na rentę. W orzecznictwie sądowym utrwalił się pogląd, iż środki z ZFŚS winny być rozdysponowane tylko i wyłącznie według kryterium socjalnego, a nie jakiegokolwiek innego. Dlatego też niewłaściwym będzie uzależnianie wypłaty świadczeń od innych kryterium, co jest bardzo popularne w przypadku wczasów pod gruszą i powiązania tego świadczenia z ilością wykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego. Urlop wypoczynkowy nie wpisuje się w badanie sytuacji życiowej, bytowej lub materialnej, a może także krzywdzić pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, pracowników nabywających prawo do urlopu lub zatrudnionych tylko na część roku kalendarzowego. Co więcej należy pamietać, iż wypłata świadczeń i dopłat z ZFŚS następuje na wniosek osoby zainteresowanej, albowiem fundusz nie jest roszczeniowy. Wysokość świadczenia musi być uzależniona od kryterium socjalnego,. Dlatego też błędnym postanowieniem regulaminu będzie wskazanie w nim, iż osoba uprawniona, która nie ujawni swojej sytuacji życiowej, bytowej i materialnej zostanie zaliczona do najlepiej zarabiających, a co za tym idzie otrzyma świadczenie w najniższej kwocie. Taka wypłata będzie bez zastosowania kryterium socjalnego, a. Więc nie będzie mogła być dokonania z rachunku bankowego ZFŚS, będzie musiała być opodatkowana jako przychód ze stosunku pracy i oskładkowana na zasadach ogólnych. W przypadku, gdy uprawniony nie będzie chciał przedstawić swojej sytuacji będzie musiał spotkać się z odmową wypłaty świadczeń. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, np. w postaci PIT- 37, 36 z poprzedniego roku.

Oskładkowanie i opodatkowanie świadczeń i dopłat z ZFŚS

Wypłaty i dopłaty z ZFŚS są świadczenia nieoskładkowanymi, w tym zakresie nie istnieją żadne limity w skali roku kalendarzowego. Wynika to z tego, iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast jeżeli chodzi o opodatkowanie tychże świadczeń tutaj już pojawia się limit wypłat zwolnionych z podatku dochodowego. Skali roku. Co do zasady jest to 1000 zł, ale jeśli w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii, podatnik otrzyma świadczenia rzeczowe lub pieniężne, związane z finansowaniem działalności socjalnej, sfinansowane w całości ze środków ZFŚS, będzie korzystał z preferencji podatkowej do wysokości 2000 zł w roku podatkowym, a więc ten limit będzie obowiązywał także w roku 2023. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Inny limit preferencji podatkowej jest w przypadku świadczeń otrzymywanych przez emerytów, rencistów lub osoby pobierające nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych – limit ten jest do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4 500 zł.