Obowiązki informacyjne pracodawców w praktyce

Nowelizacja Kodeksu Pracy, nazywana ,,work-life balance”, okazała się w wielu kwestiach problematyczna dla pracodawców. Jedną ze zmian, która spowodowała najwięcej wątpliwości było znaczne rozszerzenie zakresu informacji dodatkowej do umowy o pracę (art. 29 § 3 KP). Przepis został rozbudowany, a biorąc pod uwagę, iż informacja dodatkowa z natury powinna być zindywidualizowana, dopasowana do sytuacji danego pracownika – obawy pracodawców co do znacznego obciążenia tym obowiązkiem nie były bezpodstawne. Dodatkowo niektóre sformułowania są w nim na tyle niejednoznaczne, iż pracodawcy mieli i wciąż mają duże problemy z określeniem jak szczegółowe dane powinni podawać.

W ostatnim czasie Główny Inspektor Pracy (GIP) i MRiPS wydały jednak kilka nieoficjalnych stanowisk w tym zakresie. Poniżej przedstawiamy wnioski z ich analizy oraz praktyczne wskazówki, które mogą pomóc w przygotowaniu tych informacji.

1) Zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią

Pracodawca ma obowiązek wskazania informacji o zasadach wykonywania i rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych, uwzględniając w szczególności specyfikę swojej działalności. W ramach informacji dodatkowej musi podać w szczególności ewentualne korzystniejsze zasady wynagradzania za nadgodziny, wynikające z aktów wewnątrzzakładowych.

W ostatnim czasie można jednak spotkać się ze stanowiskiem, iż informacja ta powinna uwzględniać też ewentualne ustawowe ograniczenia co do pracy w nadgodzinach. Chodzi tu przede wszystkim o te, które wynikają z art. 178 § 2 KP, zgodnie z którym pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno, bez jego zgody, zatrudniać m.in. w godzinach nadliczbowych.

W praktyce podanie takiej informacji może być trudne. Pracodawca nie zawsze musi przecież wiedzieć o tym, czy dany pracownik ma dzieci w takim wieku (a informacja powinna być indywidualna dla wszystkich pracownika).

Można mieć też wątpliwości, na ile wskazanie tego punktu w informacji dodatkowej jest faktycznie niezbędne (szczególnie, iż to pracodawca i tak musi zadbać o posiadanie odpowiednich zgód i ich przechowywanie w aktach pracowniczych, jeżeli chce powierzyć wspomnianej grupie pracowników pracę w godzinach nadliczbowych). Warto mieć jednak na uwadze, iż pojawiają się tak rygorystyczne stanowiska.

2) Przemieszczanie się między miejscami wykonywania pracy

Obowiązek informowania o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy dotyczy oczywiście tylko przypadków, gdy faktycznie wyróżnia się ich więcej niż jedno. Tutaj można spotkać się ze stanowiskiem, iż w informacji powinny zostać określone kwestie:

1) sposobu przemieszczenia się (środek transportu),

2) ponoszenia kosztów związanych z przemieszczaniem się,

3) tego, czy czas przejazdu wlicza się do czasu pracy.

W niektórych sytuacjach jednoznaczne określenie, jakim środkiem transportu ma posługiwać się pracownik może być trudne (wybór może być uzależniony od konkretnej sytuacji i potrzeb pracodawcy). Warto więc zachować tu pewien stopień elastyczności, rozsądnie podejść do określenia tego punktu.

Z pozytywnych punktów – potwierdzono, iż w przypadku pracowników, których miejsce pracy zostało określone jako obszar, nie mówimy o przemieszczaniu się między miejscami wykonywania pracy. Nie ma tu więc konieczności uwzględniania tego punktu w informacji dodatkowej.

3) Wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego

O ile podanie informacji o wymiarze urlopu wypoczynkowego nie jest kontrowersyjne – to jednak wątpliwości budziło to, jakie inne urlopy należy wskazać w nowej informacji dodatkowej.

Według aktualnego podejścia GIP chodzi tu jedynie o płatne urlopy udzielane przez pracodawcę. Nie ma więc obowiązku opisywania np. urlopów związanych z rodzicielstwem. Nie trzeba również informować o zwolnieniach od pracy, które przysługują według Kodeksu Pracy (jak np. zwolnienie ze względu na siłę wyższą, które nie stanowi urlopu).

4) Inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe

W praktyce może być to jeden z najbardziej rozbudowanych punktów informacji – szczególnie, jeżeli uwzględnić dość rygorystyczne stanowisko GIP. Pracownik powinien uzyskać kompleksową informację o tym, jakie składniki wynagrodzenia, a także świadczenia pieniężne lub rzeczowe przysługują mu na podstawie przepisów i regulacji wewnątrzzakładowych (innych niż umowa o pracę).

GIP podchodzi szeroko do zakresu niezbędnych informacji i wskazuje, iż należy poinformować pracownika o wszystkich świadczeniach (w tym rzeczowych, takich jak pakiety medyczne czy sportowe), jak również np. o odprawach emerytalnych, dodatkach do pracy w porze nocnej, wynagrodzeniu za przestój.

W naszej ocenie najłatwiej jest podać wyżej wskazane informacje przez odesłanie do odpowiednich przepisów prawa (inaczej informacja dodatkowa może stać się wyjątkowo rozbudowana).

Przekazywana przez pracodawcę informacja o warunkach zatrudnienia nie obejmuje natomiast kwestii prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej. Oznacza to, iż pracodawca nie ma obowiązku informowania o świadczeniach przysługujących z ZFŚS.

5) Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego

Zgodnie z pojawiającymi się stanowiskami, za instytucje zabezpieczenia społecznego , którą należy wskazać w informacji dodatkowej, nie uznaje się instytucji finansowych zarządzających środkami zgromadzonymi w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych. Nie ma więc potrzeby ich wskazywania.

Oczywiście należy pamiętać, iż są to jedynie wskazówki organów, często nieoficjalne. Warto więc dopasować je do działalności i możliwości każdego z pracodawców. Aktualnie wykroczeniem (zagrożonym karą od 1 000 do 30 000 PLN) jest nieinformowanie pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, rażąco naruszając przepisy o informacji dodatkowej.

W naszej ocenie, przynajmniej w pierwszej fazie stosowania przepisów, gdy przez cały czas wiele kwestii jest niewyjaśnionych, ewentualne nieprawidłowości przy formułowaniu informacji nie powinny być uznawane jako rażące naruszenie przepisów przez pracodawcę. Niemniej z całą pewnością istotne jest dochowanie należytej staranności oraz ewentualne aktualizowanie informacji zgodnie z praktyką czy też wyjaśnieniami organów.