W polskim systemie prawnym członkowie zarządu oraz główni księgowi są szczególnie narażeni na konsekwencje nieprawidłowości podatkowych występujących w spółkach. Ponosząc odpowiedzialność zarówno na gruncie prawa podatkowego, jak i karnego skarbowego, mogą znaleźć się w sytuacji, gdzie ich osobisty majątek staje się zagrożony, a choćby może im grozić odpowiedzialność karna. Jest to ryzyko, którego nie należy lekceważyć, zwłaszcza w czasach intensywnych kontroli organów skarbowych.
Praktyka pokazuje, iż członkowie zarządu często nie są świadomi pełnego zakresu swojej odpowiedzialności, a główni księgowi nie zawsze prawidłowo interpretują granice swoich kompetencji i odpowiedzialności. Nieznajomość prawa nie stanowi jednak okoliczności łagodzącej, a konsekwencje zaniedbań mogą być bardzo dotkliwe. W niniejszym artykule przedstawimy kompleksowo zakres odpowiedzialności osób zarządzających i głównych księgowych oraz skuteczne sposoby na ograniczenie ryzyka osobistego w kontekście nieprawidłowości podatkowych.
Czym jest odpowiedzialność podatkowa członków zarządu?
Odpowiedzialność podatkowa członków zarządu jest szczególnym rodzajem odpowiedzialności subsydiarnej, uregulowanej w Ordynacji podatkowej. Członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać całym swoim majątkiem osobistym za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.
Warto podkreślić, iż jest to odpowiedzialność solidarna, co oznacza, iż organy podatkowe mogą dochodzić spłaty całej należności od dowolnego członka zarządu, niezależnie od faktycznego zakresu jego kompetencji w spółce. Odpowiedzialność ta obejmuje nie tylko zaległości podatkowe, ale również odsetki za zwłokę oraz koszty postępowania egzekucyjnego.
Zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność ta jest ograniczona do okresu pełnienia funkcji w zarządzie. Oznacza to, iż członek zarządu odpowiada za zaległości podatkowe, które powstały w czasie, gdy faktycznie sprawował tę funkcję.
Jaka jest odpowiedzialność karno-skarbowa zarządu za nieprawidłowości podatkowe?
Niezależnie od odpowiedzialności podatkowej, członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność karno-skarbową za nieprawidłowości podatkowe. Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność za szereg czynów związanych z niewywiązywaniem się z obowiązków podatkowych, takich jak uchylanie się od opodatkowania, nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych czy składanie nieprawdziwych deklaracji podatkowych.
W przypadku przestępstw karno-skarbowych, odpowiedzialność ponosi osoba, która faktycznie podejmowała decyzje lub miała wpływ na dane działanie lub zaniechanie. W praktyce oznacza to, iż odpowiedzialność może ponosić członek zarządu, który zajmował się sprawami finansowymi i podatkowymi spółki, choćby jeżeli formalnie za rozliczenia podatkowe odpowiadał główny księgowy.
Kary za przestępstwa karno-skarbowe mogą obejmować grzywnę, ograniczenie wolności, a w najpoważniejszych przypadkach choćby karę pozbawienia wolności. Dodatkowo, sąd może orzec zakaz zajmowania określonych stanowisk lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Kiedy główny księgowy ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości podatkowe?
Główny księgowy ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości podatkowe w zakresie swoich kompetencji i obowiązków. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, główny księgowy jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe.
Odpowiedzialność głównego księgowego ma charakter karno-skarbowy i może dotyczyć takich czynów jak nierzetelne prowadzenie ksiąg, nieprawidłowe obliczanie podatków czy nieterminowe składanie deklaracji podatkowych. Warto zauważyć, iż odpowiedzialność ta jest niezależna od odpowiedzialności członków zarządu.
Praktyka pokazuje jednak, iż granica między odpowiedzialnością głównego księgowego a odpowiedzialnością zarządu często jest niewyraźna. Szczególnie w mniejszych spółkach, gdzie podział kompetencji nie jest precyzyjnie określony, może dochodzić do sytuacji, w których zarówno główny księgowy, jak i członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za te same nieprawidłowości.
Jak skutecznie podzielić kompetencje w spółce, by ograniczyć ryzyko?
Precyzyjny podział kompetencji i odpowiedzialności w spółce jest kluczowym elementem ograniczenia ryzyka związanego z nieprawidłowościami podatkowymi. Rekomenduje się stworzenie wewnętrznej procedury podatkowej, która jasno określi, kto jest odpowiedzialny za poszczególne obszary rozliczeń podatkowych.
Procedura taka powinna uwzględniać rolę zarządu w nadzorowaniu procesów podatkowych, zakres odpowiedzialności głównego księgowego oraz mechanizmy weryfikacji i kontroli schematy rozliczeń. Szczególnie ważne jest określenie procesu podejmowania decyzji w sprawach podatkowych, w tym wskazanie, które decyzje wymagają akceptacji zarządu.
Dodatkowo, warto rozważyć wprowadzenie systemu wewnętrznych audytów podatkowych, które pozwolą na wczesne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych, zanim staną się one przedmiotem zainteresowania organów skarbowych.
Jakie dokumenty wewnętrzne mogą ograniczyć odpowiedzialność?
Oprócz procedury podatkowej, istnieje szereg dokumentów wewnętrznych, które mogą pomóc w ograniczeniu odpowiedzialności członków zarządu i głównego księgowego. Do najważniejszych należą:
- Polityka rachunkowości – dokument określający zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych
- Instrukcja obiegu dokumentów – regulująca sposób przekazywania i zatwierdzania dokumentów finansowych
- Regulamin zarządu – określający podział kompetencji między członkami zarządu
- Zakres obowiązków głównego księgowego – precyzyjnie definiujący jego zadania i odpowiedzialność
- Procedury kontroli wewnętrznej – określające mechanizmy weryfikacji schematy rozliczeń podatkowych
Dokumenty te powinny być na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do zmieniających się przepisów podatkowych oraz struktury organizacyjnej spółki. Warto również zadbać o to, by wszyscy pracownicy zaangażowani w procesy podatkowe byli zaznajomieni z obowiązującymi procedurami.
Co zrobić w przypadku wykrycia nieprawidłowości podatkowych?
W przypadku wykrycia nieprawidłowości podatkowych, najważniejsze znaczenie ma szybka i adekwatna reakcja. Pierwszym krokiem powinno być dokładne zidentyfikowanie problemu i oszacowanie jego skali. Następnie należy podjąć działania naprawcze, takie jak korekta deklaracji podatkowych, dopłata zaległego podatku wraz z odsetkami czy wdrożenie nowych procedur zapobiegających podobnym nieprawidłowościom w przyszłości.
W przypadku poważniejszych nieprawidłowości, które mogą skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową, warto rozważyć skorzystanie z instytucji czynnego żalu. Polega ona na dobrowolnym ujawnieniu popełnionego czynu organom ścigania, zanim zostanie on wykryty. Prawidłowo złożony czynny żal może uchronić przed odpowiedzialnością karno-skarbową.
W takiej sytuacji nieocenione będzie wsparcie profesjonalnych doradców prawnych. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni specjalizuje się w prawie karnym skarbowym i podatkowym, oferując kompleksową pomoc w przypadku wykrycia nieprawidłowości podatkowych. Doświadczeni prawnicy pomogą w przygotowaniu czynnego żalu, reprezentacji przed organami skarbowymi oraz minimalizacji negatywnych konsekwencji.
Czy można się uwolnić od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki?
Ordynacja podatkowa przewiduje dwie główne przesłanki egzoneracyjne, które pozwalają członkom zarządu uwolnić się od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki. Są to:
- Wykazanie, iż we adekwatnym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne, albo iż niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub niewszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego nastąpiło bez winy członka zarządu
- Wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części
Wykazanie tych okoliczności może być trudne w praktyce, dlatego najważniejsze znaczenie ma odpowiednie dokumentowanie wszystkich działań podejmowanych przez członków zarządu. Dotyczy to szczególnie decyzji o niezgłaszaniu wniosku o upadłość, które powinny być poparte wiarygodnymi analizami sytuacji finansowej spółki.
W przypadku głównego księgowego, możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności są związane z wykazaniem, iż nieprawidłowości wynikały z działań lub zaniechań innych osób, a główny księgowy dołożył należytej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków.
Jakie znaczenie ma należyta staranność w kontekście odpowiedzialności?
Należyta staranność jest kluczowym pojęciem w kontekście odpowiedzialności zarówno członków zarządu, jak i głównego księgowego. W przypadku członków zarządu, dochowanie należytej staranności polega na aktywnym nadzorze nad sprawami podatkowymi spółki, w tym na regularnym monitorowaniu jej sytuacji finansowej i terminowym wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych.
Dla głównego księgowego należyta staranność oznacza rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, prawidłowe obliczanie podatków oraz terminowe składanie deklaracji podatkowych. Obejmuje również obowiązek sygnalizowania zarządowi potencjalnych problemów podatkowych i proponowania rozwiązań zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Warto podkreślić, iż standard należytej staranności jest oceniany przez pryzmat profesjonalnego charakteru działalności. Oznacza to, iż od członków zarządu i głównego księgowego wymaga się wyższego poziomu staranności niż od przeciętnego obywatela.
Jakie ubezpieczenie może chronić członków zarządu przed odpowiedzialnością?
Jednym z efektywnych sposobów ograniczenia osobistego ryzyka członków zarządu jest wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia. Na rynku dostępne są polisy D&O (Directors and Officers Liability Insurance), które chronią osobisty majątek członków organów spółki przed roszczeniami wynikającymi z ich działalności zawodowej.
Standardowe polisy D&O obejmują ochroną roszczenia cywilnoprawne, natomiast w przypadku odpowiedzialności za zaległości podatkowe czy odpowiedzialności karno-skarbowej, konieczne może być rozszerzenie zakresu ochrony o dodatkowe klauzule. Warto dokładnie przeanalizować warunki oferowanej polisy i dostosować jej zakres do specyfiki prowadzonej działalności i związanych z nią ryzyk podatkowych.
Należy pamiętać, iż polisa D&O nie zwalnia z obowiązku dochowania należytej staranności w zarządzaniu spółką. Jest to raczej ostatnia linia obrony, która może uchronić osobisty majątek członków zarządu w przypadku materializacji ryzyka.
Jak ważna jest bieżąca kooperacja z profesjonalnymi doradcami podatkowymi?
Regularna kooperacja z profesjonalnymi doradcami podatkowymi jest jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczenia ryzyka związanego z nieprawidłowościami podatkowymi. Doradcy podatkowi posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, które pozwalają im na identyfikację potencjalnych problemów zanim staną się one przedmiotem zainteresowania organów skarbowych.
Współpraca ta może obejmować takie obszary jak bieżące doradztwo podatkowe, przegląd rozliczeń podatkowych, opiniowanie planowanych transakcji pod kątem podatkowym czy przygotowanie do kontroli podatkowych. Szczególnie cenne może być korzystanie z opinii doradcy podatkowego w przypadku skomplikowanych lub nietypowych transakcji, które mogą budzić wątpliwości interpretacyjne.
Warto również rozważyć periodyczne audyty podatkowe przeprowadzane przez zewnętrznych specjalistów, które pozwolą na obiektywną ocenę schematy rozliczeń podatkowych spółki i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Podsumowanie – jak budować bezpieczeństwo podatkowe w spółce?
Odpowiedzialność członków zarządu i głównego księgowego za nieprawidłowości podatkowe jest zagadnieniem złożonym, wymagającym kompleksowego podejścia. Skuteczne ograniczenie ryzyka osobistego wymaga działań na wielu płaszczyznach, obejmujących zarówno aspekty organizacyjne, jak i prawne.
Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób, wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych, dokumentowanie podejmowanych decyzji oraz regularna kooperacja z profesjonalnymi doradcami. Istotne jest również budowanie w organizacji kultury compliance podatkowego, w której prawidłowe wypełnianie obowiązków podatkowych jest traktowane jako priorytet.
W przypadku pojawienia się problemów podatkowych, nieocenione będzie wsparcie doświadczonych prawników. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe doradztwo w zakresie prawa podatkowego i karnego skarbowego, pomagając członkom zarządu i głównym księgowym skutecznie ograniczyć ryzyko osobiste związane z nieprawidłowościami podatkowymi.
Bibliografia:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.)
- Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego i Sądu Najwyższego w zakresie odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki
Autor: r.pr. Piotr Kubala, Szef Praktyki Przestępczości Podatkowej
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
