Okres wypowiedzenia. Jeden miesiąc czy już trzy?

“Przyznaję, kadry to trudny temat. Proszę o pomoc. Na prośbę zarządu muszę sprawdzić okres wypowiedzenia osób zatrudnionych w moim zespole. Utknąłem przy tym przypadku – pracownik zatrudniony 01.12.2023 r. Kiedy wchodzi w 3 miesięczny okres wypowiedzenia? Czy jeżeli (hipotetycznie) pracownik złoży wypowiedzenie 01.10.2026 to ma jeszcze 1 miesięczny okres wypowiedzenia czy już 3 miesięczny? Czy 30 listopada upływają 3 lata zatrudnienia i wchodzi 3-miesięczny okres zatrudnienia?“
Napisał do mnie Marek [imię zmienione], początkujący przedsiębiorca ze start-upu z branży medycznej, czytelnik mojego bloga. Z chęcią odpowiem, ponieważ z tym problemem często borykają się początkujący specjaliści ds. kadr i płac.

Od czego zależy długość okresu wypowiedzenia?

Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. W przypadku umowy na okres próbny okres wypowiedzenia jest uzależniony od okresu na jaki została ona zawarta i wynosi:

• 3 dni robocze jeżeli okres próbny nie przekracza dwóch tygodni
• 1 tydzień jeżeli okres próbny jest dłuższy niż dwa tygodnie
• 2 tygodnie jeżeli umowa została zawarta na 3 miesiące.

W przypadku umów na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia jest uzależniony od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio:

• 2 tygodnie jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy
• 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy
• 3 miesiące – jeżeli pracownik pozostawał w zatrudnieniu co najmniej 3 lata

Okres wypowiedzenia nie może być krótszy od okresów ustanowionych przez Kodeks pracy. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby strony w umowie ustaliły, iż będzie on dłuższy niż ten wynikający z ustawy. Wydłużenie okresu wypowiedzenia jest możliwe w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie (art. 36 §5 kp). Wówczas okres wypowiedzenia przy zatrudnieniu do 6 miesięcy może zostać wydłużony do 1 miesiąca, a przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy do 3 miesięcy.

Jak ustalić staż pracy potrzebny do określenia okresu wypowiedzenia? Sprawdź pułapki!

Warto tu podkreślić, iż przy ustalaniu stażu pracy należy wziąć pod uwagę wszystkie okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy pomiędzy poszczególnymi umowami, jeżeli takie wystąpiły, a także rodzaj wcześniej zawieranych umów. Może się zatem okazać, iż pracownik, który podejmuje ponownie zatrudnienie u tego samego pracodawcy, ma od samego początku tego zatrudnienia 1-miesięczny, czy choćby 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Również w przypadku zmiany pracodawcy na skutek przejęcia zakładu pracy lub jego części w trybie art. 23¹ k.p. okres zatrudnienia przed przejęciem wlicza do stażu pracy u nowego pracodawcy.

Okres wypowiedzenia wliczany jest do okresu zatrudnienia pracownika (stażu pracy), który determinuje długość wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony i nieokreślony. jeżeli w trakcie okresu wypowiedzenia staż pracy pracownika przekroczy 3 lata zastosowanie będzie miał 3-miesięczny okres wypowiedzenia.

Kiedy następuje zmiana długości okresu wypowiedzenia? Praktyczny przykład

Zasady określone przez ustawodawcę wpływają na ustalanie okresów wypowiedzenia i moment, w którym następuje zmiana ich długości. Użycie sformułowania „zatrudniony na najmniej 6 miesięcy”, czy „co najmniej 3 lata” oznacza, iż zmiana długości okresu wypowiedzenia następuje z upływem tego okresu, czyli w dniu, w którym mija odpowiednio 6 miesięcy lub 3 lata zatrudnienia. Skutkiem tego możliwa jest sytuacja, w której pracownik w dniu zaplanowanego rozwiązania umowy z upływem krótszego okresu wypowiedzenia, nabędzie prawo do dłuższego okresu. Wtedy należy zastosować już ten dłuższy okres wypowiedzenia.

O długości okresów wypowiedzenia (art. 36 § 1 kp) decyduje okres zatrudnienia u danego pracodawcy liczony od dnia zawarcia umowy o pracę do daty jej rozwiązania z upływem okresu wypowiedzenia (art. 32 § 2 kp). Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 1999 roku, sygnatura: I PKN 34/99:
Wypowiedzenie w dniach przyjmuje się ze datę początkową należy uznać dzień następujący po dniu złożenia wypowiedzenia. Zatem za dzień roboczy uznaje się dni od poniedziałku do soboty. Okres wypowiedzenia umowy o pracę ustalony na 3 dni kończy się z upływem ostatniego dnia roboczego.
Wypowiedzenie w tygodniach początek jest liczony od najbliższej niedzieli następującej po dniu złożenia wypowiedzenia i kończy się zawsze w sobotę.
Wypowiedzenie w miesiącach : będzie on obowiązywać od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego i skończy się z ostatnim dniem kolejnego miesiąca kalendarzowego. Przy czym za początek uznaje się nie miesiąc, w którym złożono wypowiedzenie, ale następny.

Przykład rozwiązania umowy o pracę z wydłużonym okresem wypowiedzenia

Dla zilustrowania tego posłużmy się przykładem: pracownik został zatrudniony 1 marca 2021 roku i w tej chwili ma umowę na czas nieokreślony. Pracodawca podjął decyzję o wypowiedzeniu mu umowy i zamierza wręczyć pracownikowi wypowiedzenie. Intencją pracodawcy jest, aby umowa uległa rozwiązaniu z zastosowaniem jeszcze jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. W takiej sytuacji powinien dokonać wypowiedzenia najpóźniej w grudniu i wskazać jako dzień rozwiązania umowy 31 stycznia 2024 r.

Jeżeli pracodawca wręczyłby wypowiedzenie już w styczniu i wskazał dzień zakończenia umowy na 29 lutego 2024 r., wypowiedzenie odbyłoby się w sposób nieprawidłowy. Z dniem 29 lutego 2024 r. upływają bowiem 3 lata zatrudnienia i w tym dniu pracownik nabywa prawo do dłuższego, 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Dlatego wręczając wypowiedzenie w styczniu, pracodawca powinien od razy zastosować dłuższy okres wypowiedzenia, a umowa rozwiąże się dopiero na koniec kwietnia 2024 r.

Do stażu zakładowego przyjmuje się wszystkie okresy pracy u danego pracodawcy, bez względu na przerwy między nimi. Tak też wynika z uchwały Sądu Najwyższego w składzie 7 sędziów z dnia 15 stycznia 2003 r., sygn.akt III PZP 20/02. Okresy zatrudnienia ulegają zsumowaniu również w przypadku, kiedy obecny pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego. Wynika to wprost z art. 36 §1(1) kp. Warto również przywołać fragment z wyroku Sądu Najwyższego (SN z 11.05.1999 r., I PKN 34/99), który stanowi: „Nie ma żadnego uzasadnienia prawnego, założenie, iż staż zatrudnienia u danego pracodawcy znaczy co innego niż okres trwający od chwili nawiązania stosunku pracy do jego ustania (rozwiązania), które w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę następuje z upływem okresu wypowiedzenia”. Okres wypowiedzenia jest zatem wliczany do zakładowego stażu pracy. Przy ustalaniu zakładowego stażu pracy, aby określić długość okresu wypowiedzenia, bierzemy pod uwagę również okres wypowiedzenia tej umowy (uchwała Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PZP 33/78). Staż zatrudnienia, od którego zależy okres wypowiedzenia, trwa do końca rozwiązania umowy, a nie do dnia jego rozpoczęcia (wyrok Sądu Najwyższego z 6 lipca 2011 r., sygn. akt II PK 12/11).