Pełnomocnik w spółce

Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest z wchodzeniem w szereg relacji prawnych. W sytuacji, gdy przedsiębiorca poszerza zakres swojego biznesu, powiększa zespół, czy optymalizuje procesy sprzedażowe, zarząd spółki co do zasady nie jest wówczas w stanie samodzielnie wykonywać wszystkich niezbędnych czynności. W tego typu sytuacjach, zarząd może podjąć decyzję o delegowaniu części czynności na pracowników spółki, z czym ściśle związana jest instytucja pełnomocnictwa. Pełnomocnik w spółce jest zatem osobą umocowaną do tego, aby reprezentować spółkę na zewnątrz – w kontaktach z kontrahentami i klientami, a w wielu przypadkach także z innymi pracownikami.

W niniejszym artykule podjęliśmy próbę odpowiedzi na następujące pytania:

• jakie są rodzaje pełnomocnictw udzielanych w spółkach?
• kto odpowiada za czynności pełnomocnika?
• czy członek zarządu spółki może być pełnomocnikiem?
• jakie są skutki zawarcia umowy przez fałszywego (rzekomego) pełnomocnika?
• kiedy może być odwołane pełnomocnictwo w spółce?
• czym różni się pełnomocnik od prokurenta?

Wskazaliśmy także na szereg praktycznych porad dotyczących udzielania pełnomocnictw w spółkach wynikających z naszego doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców.

Jakie są rodzaje pełnomocnictw udzielanych w spółkach?

Choć zakres umocowania pełnomocnika do reprezentowania spółki zależy przede wszystkim od decyzji samego mocodawcy – spółki, art. 98 Kodeksu Cywilnego wyróżnia trzy rodzaje pełnomocnictw:

• pełnomocnictwo ogólne do reprezentowania spółki obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu,
• pełnomocnictwo rodzajowe (pełnomocnictwo do czynności określonego rodzaju),
• pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Pełnomocnictwo ogólne do reprezentowania spółki jest najszerszym rodzajem pełnomocnictwa przewidzianym przez Kodeks Cywilny, obejmującym umocowanie do dokonywania tak zwanych czynności zwykłego zarządu. Czym jednak w praktyce są czynności zwykłego zarządu? Kodeks Cywilny nie przewiduje definicji tego terminu, co wydaje się być zabiegiem celowym – z uwagi na wiele stanów faktycznych kiedy dochodzi do czynności zwykłego zarządu oraz czynności przekraczających zwykły zarząd. Generalnie jednak za czynności zwykłego zarządu w orzecznictwie i doktrynie uznaje się typowe, bieżące aktywności w spółce, mając na uwadze rodzaj czynności prawnej, kryterium kosztowe, interes mocodawcy, działanie zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki przedsiębiorstwem.

Warto także zwrócić uwagę, iż pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie (art. 99 KC).

• Porada praktyczna: pełnomocnictwo ogólne wyklucza możliwość umocowania pełnomocnika do reprezentowania mocodawcy we wszystkich czynnościach prawnych. Innymi słowy, nie istnieje prawna możliwość udzielenia pełnomocnictwa do „wszystkich czynności”. W praktyce tak szeroki zakres byłby prawdopodobnie sprzeczny z treścią art. 98 kc.
• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Do czynności zwykłego zarządu koniecznym jest legitymowanie się pełnomocnictwem ogólnym, które winno być udzielone w formie pisemnej. Ustawodawca nie wymienił czynności zwykłego zarządu. Jak zauważa się w doktrynie, z czym należy się zgodzić, rozumienie tych pojęć nie może zostać określone in abstracto, w oderwaniu od przedmiotu takich czynności, a także od okoliczności konkretnego przypadku (wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z 27.9.2012 r., sygn. akt I ACa 960/12).

Pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać grupę / kategorię czynności prawnych (na ogół powtarzalnych), do których umocowany został pełnomocnik oraz przedmiot tych czynności. Przykładowo pełnomocnictwo może upoważniać do zaciągania, bądź udzielania w imieniu spółki pożyczek, wystawiania i poręczania weksli. Innym przykładem będzie odbieranie korespondencji w imieniu spółki.

• Porada praktyczna: wystarczające jest wskazanie rodzaju czynności prawnych objętych pełnomocnictwem, np. zawieranie umów dostawy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby ograniczyć umocowanie pełnomocnictwa poprzez doprecyzowanie cech czynności prawnej, w szczególności jej przedmiotu (umowy dostawy produktów X) lub podmiotu będącego drugą stroną umowy (spółka XYZ sp. z o.o.).
• Praktyczny przykład z orzecznictwa: pełnomocnictwo rodzajowe powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot. o ile rodzaj czynności prawnej nie jest w pełnomocnictwie określony w sposób wyraźny, dla ustalenia rzeczywistej woli reprezentowanego mają zastosowanie reguły interpretacyjne obowiązujące przy tłumaczeniu oświadczeń woli (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 18 kwietnia 2012 r., sygn. akt VI A Ca 1355/11).

Pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej obejmuje upoważnienie do dokonania konkretnej czynności, np. zawarcia umowy sprzedaży danej nieruchomości przez spółkę.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: dokonywanie przez pełnomocnika wielokrotnych sprzedaży tego samego lokalu w oparciu o pełnomocnictwo upoważniające go do sprzedaży takiego lokalu wykracza poza zakres umocowania (wyrok Sądu Najwyższego z 24.7.2003 r., sygn. akt I CKN 571/01, OSP 2004, Nr 8, poz. 100).

Kto odpowiada za czynności pełnomocnika?

Wielokrotnie zdarza się, iż zarząd spółki udzielający pełnomocnictwo liczy na to, iż „przerzuci” na pełnomocnika odpowiedzialność za czynność będącą przedmiotem pełnomocnictwa, na przykład upoważnienie do zawarcia umowy. Przeświadczenie to jest jednak błędne. Pełnomocnik działa w imieniu spółki oraz na jej rzecz, co w praktyce oznacza, iż czynność prawna, którą wykona pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa wywoła skutki prawne / finansowe bezpośrednio dla reprezentowanej spółki, a nie dla pełnomocnika. W praktyce zatem to zarząd spółki (a nie pełnomocnik) może ponieść odpowiedzialność za szkodę, która powstała z uwagi na dokonaną czynność.

• Porada praktyczna: rekomendujemy możliwie precyzyjne formułowanie treści pełnomocnictw, np. pełnomocnictwo do zawarcia umowy sprzedaży produktów kosmetycznych z podmiotem XYZ sp. z o.o. za cenę 100 000 zł.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Stosownie do przepisu art. 95 § 2 KC czynność prawna dokonana przez pełnomocnika w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego (wyrok NSA z 20.4.1999 r., sygn. akt III SA 5178/98, niepubl.)

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Z samej istoty pełnomocnictwa wynika, iż pełnomocnik w celu wywołania bezpośredniego skutku dla mocodawcy swojej czynności dokonanej z osobą trzecią (z którą zawiera umowę) – musi oświadczyć osobie trzeciej, iż działa nie we własnym imieniu, ale w imieniu swego mocodawcy i musi wymienić osobę mocodawcy. W przeciwnym razie należy uznać, iż działał on we własnym imieniu, a nie jako pełnomocnik osoby trzeciej (uchwała Sądu Najwyższego z 6.1.1992 r., sygn. akt III CZP 116/91, OSN 1992, Nr 7–8, poz. 125).

Członek zarządu jako pełnomocnik w spółce

Przez wiele lat zagadnieniem kontrowersyjnym i budzącym szereg wątpliwości prawnych było to, czy możliwe jest, aby członek zarządu spółki pełnił także funkcję pełnomocnika. w tej chwili w orzecznictwie dominuje stanowisko, zgodnie z którym sytuacja ta jest dopuszczalna. W uchwale Sądu Najwyższego z dnia 24 kwietnia 2014 r. (sygn. akt: III CZP 17/14), Sąd stanął na stanowisku, zgodnie z którym członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uprawniony według umowy spółki do jej reprezentowania łącznie z drugim członkiem zarządu, może być ustanowiony pełnomocnikiem do czynności określonego rodzaju. W orzeczeniu SN potwierdził jednoznacznie, iż członkowi zarządu spółki może być udzielone nie tylko pełnomocnictwo do określonej czynności, ale również pełnomocnictwo rodzajowe.

Jakie są skutki zawarcia umowy przez fałszywego / rzekomego pełnomocnika?

Jak zostało wskazane wyżej, co do zasady pełnomocnik nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za czynności, które wykonał w imieniu spółki. o ile jednak pełnomocnik działa bez umocowania (tj. bez ważnego pełnomocnictwa) lub przekroczy zakres umocowania do dokonania czynności (tj. dokona czynność nieobjętą pełnomocnictwem), wówczas odpowiada wobec osób trzecich.

Do przykładowych sytuacji działania bez umocowania może należeć sytuacja, gdy:

• pełnomocnictwo nie zostało podpisane,
• pełnomocnictwo zostało podpisane przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania spółki,
• pełnomocnictwo zostało udzielone innej osobie,
• osoba udzielająca pełnomocnictwa znajdowała się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli,
• pełnomocnictwo nie zostało udzielone w formie szczególnej, od której zależy ważność danej czynności.

Natomiast przekroczenie zakresu umocowania może nastąpić przykładowo w sytuacji, gdy:

• pełnomocnik będzie umocowany do zawarcia umowy sprzedaży za cenę 100 000 zł, a zawrze umowę sprzedaży za inną cenę, np. 90 000 zł,
• pełnomocnik będzie umocowany do zawarcia umowy sprzedaży, a zawrze umowę najmu.

Aby ograniczyć stan niepewności pomiędzy stronami, istnieje możliwość potwierdzenia czynności dokonanej przez fałszywego pełnomocnika przez osobę (spółkę), w której imieniu umowa została zawarta, a do czasu potwierdzenia czynność będzie dotknięta tak zwaną bezskutecznością zawieszoną (art. 103 Kodeksu Cywilnego). Czynność nie wywoła zatem skutków prawnych dla rzekomego mocodawcy, który będzie mógł potwierdzić umowę – wówczas stanie się ona skuteczna od chwili jej zawarcia przez rzekomego pełnomocnika.

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Czas do momentu potwierdzenia umowy jest więc stanem zawieszenia, w czasie którego strony pozostają związane umową jednakże nie wywołuje ona zamierzonych skutków prawnych (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 października 2010 r. sygn. akt IV CSK 95/10)

Alternatywnie, osoba (spółka) może nie potwierdzić czynności, wówczas umowa będzie nieważna. W praktyce oświadczenie dotyczące potwierdzenia, bądź niepotwierdzenia może zostać złożone w dowolnej formie. Wyjątek wynika jedynie z art. 63 § 2 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym o ile do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, potwierdzenie powinno być dokonane w tej samej formie (również pod rygorem nieważności).

• Praktyczny przykład z orzecznictwa: ponieważ żaden przepis Kodeksu Cywilnego nie zastrzega dla oświadczenia woli mocodawcy o potwierdzeniu czynności fałszywego pełnomocnika wymogu zachowania określonej formy, potwierdzenie może być dokonane w formie dowolnej (np. ustnie, a choćby w sposób dorozumiany), wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23.5.2014, sygn. akt I ACa 1793/13).

Zgodnie z art. 103 § 2 Kodeksu Cywilnego, druga strona umowy może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu. Praktyczne pytanie, które może powstać dotyczy tego jak długi może być termin? Przepisy nie przewidują żadnego terminu, w doktrynie wskazuje się, iż termin powinien być „odpowiedni”, tj. umożliwić adresatowi decyzji w okolicznościach konkretnego wypadku – na przemyślenie, podjęcie decyzji, wyrażenie i przesłanie swojej decyzji drugiej stronie.

W sytuacji jednak, gdy strona reprezentowana przez rzekomego pełnomocnik odmówi potwierdzenia umowy lub upłynie termin wskazany przez kontrahenta, spowoduje to powstanie po stronie kontrahenta dwóch roszczeń o:

• zwrot tego, co rzekomy pełnomocnik otrzymał w wykonaniu umowy;
• naprawienie szkody.

Okolicznością istotną dla rzekomego pełnomocnika jest to, iż jego odpowiedzialność powstaje niezależnie od jego winy, a także od świadomości dotyczącej tego czy działał bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu.

• Porada praktyczna: o ile druga strona umowy reprezentowana jest przez pełnomocnika, rekomendujemy szczegółową weryfikację czy pełnomocnik jest należycie umocowany, aby wykonać czynność ze skutkiem dla mocodawcy. Rekomendujemy sprawdzenie zarówno samej treści pełnomocnictwa, jak i odpisu z KRS wskazującego, kto po stronie mocodawcy był / jest upoważniony do udzielenia pełnomocnictwa.
• Porada praktyczna: będąc pełnomocnikiem spółki, dokonaj szczegółowej analizy tego, do czego jesteś umocowany. o ile pełnomocnictwo jest nieprecyzyjne lub masz wątpliwości dotyczące zakresu umocowania do zawarcia czynności prawnej, zwróć się do osoby, która udzieliła Ci pełnomocnictwa. W przeciwnym razie, możesz działać jako „rzekomy pełnomocnik”.

Kiedy może być odwołane pełnomocnictwo w spółce?

Zgodnie z art. 101 Kodeksu Cywilnego istnieją trzy zdarzenia prawne, które powodują wygaśnięcie pełnomocnictwa:

• jego odwołanie przez mocodawcę,
• śmierć mocodawcy (w przypadku udzielenia pełnomocnictwa przez osobę fizyczną),
• śmierć pełnomocnika.

Do innych okoliczności mogą należeć także:

• nadejście terminu końcowego, którym pełnomocnictwo było ograniczone,
• utrata osobowości prawnej przez mocodawcę lub pełnomocnika,
• dokonanie czynności prawnej przez umocowanego (w przypadku udzielenia pełnomocnictwa do określonej czynności) oraz
• wygaśnięcie stosunku podstawowego, z którego pełnomocnictwo wynikało jako skutek ustawowy.

Odwołanie pełnomocnictwa następuje z chwilą dojścia do pełnomocnika oświadczenia o odwołaniu w taki sposób, iż mógł on się zapoznać z jego treścią.

• Porada praktyczna: Odwołanie pełnomocnictwa jest niesformalizowaną, jednostronną czynnością prawną. Oświadczenie mocodawcy może być złożone w dowolnej formie, choć rekomendujemy złożenie go w formie pisemnej.

Pełnomocnik a prokurent

Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura jest zatem odmianą pełnomocnictwa, udzielaną wyłącznie przez przedsiębiorców. Zakres umocowania wynika z samego Kodeksu Cywilnego, a nie z woli reprezentowanego, jak ma to miejsce przy pełnomocnictwach. Co więcej, prokurent posiada szczególnie szerokie granice umocowania, znacznie przekraczające obszar umocowania przewidzianego przez przepisy w odniesieniu do pełnomocnika. Należy jednak mieć na uwadze, iż udzielenie prokury powinno nastąpić na piśmie, pod rygorem nieważności.

• Porada praktyczna: niezbędne jest wpisanie prokury do KRS. Jest to czynność deklaratoryjna – nie wpływa na ważność prokury, a jedynie ją potwierdza.
• Praktyczny przykład z orzecznictwa: Niedopuszczalny jest wpis do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym jednego prokurenta z zastrzeżeniem, iż może on działać tylko łącznie z członkiem zarządu (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30.01.2015 r., sygn. akt III CZP 34/14).

Pełnomocnik w spółce – nasze usługi

Od lat świadczymy usługi prawne na rzecz przedsiębiorców. Zapewniamy stałą obsługę spółek, w ramach której doradzamy we wszelkich sprawach związanych z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstw, obejmujących także kwestię udzielania pełnomocnictw.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia prawnego w zakresie bezpiecznego funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa, zapraszamy do kontaktu.