Pieczęć elektroniczna + KSeF – jak zgodnie z prawem przyspieszyć proces fakturowania online?

Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz coraz szerszym zastosowaniem narzędzi identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, polskie firmy stanęły przed realną koniecznością transformacji procesów finansowo-księgowych. Kluczowym elementem skutecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania w nowej rzeczywistości jest pieczęć elektroniczna – cyfrowe narzędzie umożliwiające uwierzytelnianie dokumentów firmowych w sposób zautomatyzowany, bez konieczności angażowania osób fizycznych.

W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego pieczęć elektroniczna jest nieodzownym wsparciem dla pracy z KSeF, jakie daje korzyści oraz jak ją wdrożyć w zgodzie z aktualnymi przepisami prawa, w tym z rozporządzeniem eIDAS i ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 r.

Czym jest KSeF i jakie stawia wymagania?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma, która od 2024 roku stała się centralnym miejscem wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur elektronicznych w Polsce. System ten ma zapewnić pełną cyfryzację fakturowania, zwiększyć transparentność transakcji gospodarczych i ułatwić fiskusowi kontrolę rozliczeń VAT.

Dla firm oznacza to konieczność:

• wystawiania faktur w jednolitym formacie XML (FA_VAT),
• podpisywania ich dzięki kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• wysyłania faktur do KSeF bezpośrednio z systemów księgowych.

Potrzebujesz pieczęci elektronicznej? Skorzystaj z kompleksowej oferty eSIGN!

Pieczęć elektroniczna a faktury – czy to konieczne?

Zgodnie z wymaganiami KSeF, każda faktura przesyłana do systemu musi być uwierzytelniona – tj. podpisana w sposób umożliwiający weryfikację nadawcy dokumentu. Przepisy dopuszczają trzy metody autoryzacji:

1. Podpis kwalifikowany (osoby fizycznej),
2. Podpis zaufany (np. w przypadku jednoosobowej działalności),
3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla osoby prawnej lub organizacji).

Dla większości firm – zwłaszcza spółek kapitałowych i większych organizacji – kwalifikowana pieczęć elektroniczna to najbardziej naturalny, skalowalny i wygodny wybór. Dlaczego? Bo umożliwia automatyczne pieczętowanie dokumentów bez udziału człowieka, co jest niezbędne przy masowej wysyłce faktur.

Czym dokładnie jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna to – zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. (eIDAS) – dane w postaci elektronicznej dodane do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane, służące do zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności dokumentów.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna:

• służy osobie prawnej, nie fizycznej,
• oparta jest na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej, wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania,
• jest składana dzięki kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej (np. HSM, karta kryptograficzna, token USB),
• jest weryfikowana dzięki certyfikatu i uznawana we wszystkich krajach UE.

To narzędzie z założenia automatyczne i bezobsługowe, dzięki czemu idealnie współgra z systemami fakturowania i księgowości.

Korzyści z używania pieczęci elektronicznej w procesie fakturowania z KSeF

1. Automatyzacja i wydajność

Firmy wystawiające setki faktur dziennie nie mogą sobie pozwolić na manualne podpisywanie każdego dokumentu. Dzięki pieczęci elektronicznej proces fakturowania można zautomatyzować – system ERP lub księgowy samodzielnie podpisuje i przesyła faktury do KSeF.

Nie trzeba angażować pracowników ani utrzymywać ręcznych procesów autoryzacji. Pieczęć jest dostępna 24/7 i działa w tle.

2. Zgodność z przepisami prawa

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna oparta na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej spełnia wymagania zarówno rozporządzenia eIDAS, jak i krajowych przepisów o fakturowaniu. Zastosowanie pieczęci gwarantuje, iż dokument:

• ma moc dowodową,
• jest zgodny z wymogami technicznymi KSeF,
• może być archiwizowany w formie elektronicznej.

3. Bezpieczeństwo i integralność danych

Dzięki pieczęci elektronicznej:

• możliwe jest powiązanie dokumentu z firmą, która go wystawiła,
• każda późniejsza zmiana danych po złożeniu pieczęci jest łatwo wykrywalna,
• faktura nie może zostać zmanipulowana po wysłaniu do KSeF.

Chroni to zarówno firmę wystawiającą dokument, jak i odbiorcę.

4. Wiarygodność i profesjonalizm

Posługiwanie się pieczęcią elektroniczną w komunikacji z klientami, partnerami i instytucjami publicznymi podnosi wiarygodność firmy i wskazuje na jej nowoczesne podejście do bezpieczeństwa oraz zgodności regulacyjnej.

Jak wygląda proces wdrożenia pieczęci elektronicznej do systemu fakturowania?

Krok 1: Wybór kwalifikowanego dostawcy usług zaufania

Tylko podmioty wpisane do unijnego rejestru mogą wydawać kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Taki dostawca zapewnia:

• certyfikat przypisany do firmy,
• urządzenie do składania pieczęci elektronicznej (np. token USB, HSM),
• oprogramowanie lub API integrujące pieczęć z systemem KSeF.

Krok 2: Konfiguracja systemu ERP lub księgowego

Większość nowoczesnych systemów (np. Comarch, enova, Symfonia) umożliwia integrację z KSeF i automatyczne podpisywanie faktur. Należy wskazać lokalizację urządzenia i klucza pieczęci, aby system mógł składać podpisy samodzielnie.

Krok 3: Testy i uprawnienia w KSeF

Firma musi zarejestrować użytkownika technicznego w KSeF i przypisać mu odpowiednie uprawnienia. Pieczęć elektroniczna może służyć zarówno do uwierzytelniania, jak i do potwierdzania autentyczności dokumentów przesyłanych do systemu.

Wymagania techniczne i prawne – o czym trzeba pamiętać

• Dany certyfikat został wydany jako kwalifikowany certyfikat pieczęci – sprawdź jego ważność, wystawcę i powiązanie z firmą,
• Dane służące do walidacji pieczęci elektronicznej muszą być dostępne dla odbiorców dokumentu – często publikowane są automatycznie w systemie,
• Użycie danych służących do składania pieczęci musi być pod kontrolą – dostęp do urządzenia powinien być chroniony przed nieautoryzowanym użyciem,
• Pieczęć elektroniczna oparta na kwalifikowanym certyfikacie nie może być dzielona pomiędzy różne podmioty – przypisana jest do konkretnej osoby prawnej.

Czy pieczęć może zastąpić podpis kwalifikowany?

Tak. W przypadku KSeF, jeżeli firmą zarządza kilka osób lub potrzebna jest automatyzacja, kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest lepszym rozwiązaniem niż podpis kwalifikowany osoby fizycznej. Można jej używać 24/7, bez konieczności obecności konkretnej osoby podpisującej.

Przyszłość fakturowania i rola pieczęci elektronicznej

Wraz z obowiązkowym KSeF, rynek będzie zmierzał w stronę pełnej automatyzacji fakturowania. W tym kontekście pieczęć elektroniczna stanie się standardem dla każdej organizacji. Już teraz wiele firm wdraża pieczęcie również w innych obszarach – przy archiwizacji dokumentów, zabezpieczaniu załączników e-mail, czy walidacji dokumentów HR.

Chcesz pieczętować faktury lub dokumenty online? Skorzystaj z oferty eSIGN

eSIGN to najlepszy wybór dla firm, które chcą wdrożyć pieczęć elektroniczną szybko, bezpiecznie i zgodnie z prawem. Otrzymasz kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, pełne wsparcie przy konfiguracji i możliwość łatwej integracji z systemami finansowo-księgowymi. Dzięki eSIGN Twoja firma zyska narzędzie, które przyspieszy obieg dokumentów, zapewni ich integralność i spełni wszystkie wymogi prawne – zarówno w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej.

Podsumowanie

Połączenie pieczęci elektronicznej z KSeF to gwarancja zgodności z przepisami, automatyzacja procesów księgowych oraz bezpieczeństwo danych. Dla każdej firmy, która chce efektywnie działać w cyfrowym obiegu dokumentów, wdrożenie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej nie jest już wyborem, a koniecznością.

Zarówno z perspektywy prawnej, jak i technologicznej, pieczęć elektroniczna + KSeF to duet, który usprawnia biznes, zwiększa jego odporność na zmiany legislacyjne i redukuje koszty operacyjne. Warto działać już teraz, zanim obowiązkowe e-fakturowanie stanie się codziennością każdej firmy.