1 rok temu
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej: VATU), w wystawianych przez siebie fakturach podatnik powinien wskazać m.in. swoją nazwę. Z kolei zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2500; dalej: EwidPodU), podatnicy są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu adekwatnego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Ale dodatkowo także dane uzupełniające, w tym skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub SKOK.
Również formularze rejestracyjne NIP-2 i VAT-R przewidują w swoich pozycjach możliwość wskazania nazwy skróconej. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni więc stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń. Pytanie tylko, czy podobna zasada może dotyczyć wystawianych przez podatników faktur VAT. Odpowiedzi udziela Dyrektor KIS.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik jest spółką z o.o. Podatnik nie wyklucza zintensyfikowania swojej aktywności gospodarczej na rynkach zagranicznych, w związku z czym chciałby dokonać zmiany nazwy spółki, pod którą działa. Zmiana będzie wiązała się ze znacznym wydłużeniem nazwy oraz dodaniem określeń fantazyjnych a to może wiązać się z trudnościami w obrocie. Konieczne byłoby dokładne wpisywanie całej nazwy na fakturach, co często z przyczyn technicznych jest niemożliwe. Dodanie do rdzenia firmy wyrazów obcojęzycznych, fantazyjnych spowoduje komplikacje w przypadku pomyłek kontrahentów. Ale też jednocześnie spółka podejmując działania zmierzające do ekspansji na innych rynkach (w tym zagranicznych) chce mieć możliwość posługiwania się nową, dłuższą nazwą. Widzi w tym również pewne znaczenie marketingowe, reklamowe.
Panaceum na problemy spółki może być posługiwanie się przez nią skrótem nowej nazwy. Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę w przedmiocie stosownej zmiany. Zgodnie z uchwałą, spółka może używać skrótu firmy oraz wyróżniającego ją znaku graficznego. Uchwała została zaprotokołowana w akcie notarialnym. Zarząd spółki nie dokonał jeszcze zgłoszenia zmiany do sądu rejestrowego. Problem w tym, iż nie ma technicznej możliwości ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS skrótu firmy. W związku z powyższym podatnik postanowił potwierdzić, czy może posługiwać się w obrocie gospodarczym, na fakturach oraz wszelkich innych dokumentach księgowych swoim nowym skrótem, zamiast oznaczeniem pełnej firmy oraz przyjmować te dokumenty z wpisaną skróconą nazwą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekt faktur.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w tej sprawie interpretację indywidualną z 6.3.2023 r., 0111-KDIB3-2.4012.847.2022.1.MN, Legalis. Organ zauważył, iż w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. W fakturze ww. podatnicy powinni umieszczać nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R. o ile dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym ulegną zmianie, podatnik jest obowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji. W razie zmiany danych objętych obowiązkiem zgłoszenia identyfikacyjnego oraz zgłoszenia rejestracyjnego, podatnik zobowiązany jest dokonać aktualizacji danych na stosownym formularzu NIP, VAT-R.
Celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych wyżej zasad, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń.
Komentarz
Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach. Celem wystawienia faktury VAT jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, pełni ona bowiem szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT. W sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy na fakturach (w tym fakturach korygujących i notach korygujących) jest prawidłowe. Podobnie podatnik może przyjmować faktury z wpisaną skróconą nazwą bez konieczności ich korygowania.
Omawiana interpretacja jest korzystna i stanowi przejaw odformalizowania obrotu gospodarczego. Po to podatnicy mają nazwy skrócone, aby mogli się nimi posługiwać. choćby na fakturze. Problem w tym, iż tego rodzaju praktyka może niebawem stracić na aktualności. Zgodnie z opublikowanym schematem obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej, obowiązkowym jej elementem będzie nazwa pełna podatnika (oraz jego kontrahenta). Nie ma w niej miejsca na nazwę skróconą. A jedynie na nazwę handlową, stosowaną w celu odróżnienia od innych podmiotów na rynku. Jest to jednak element fakultatywny. W żadnym zakresie nie może on zastąpić nazwy pełnej. Inna sprawa, iż w elektronicznym formacie XML skomplikowana i rozbudowana nazwa podatnika nie będzie odgrywała aż takiego znaczenia.
Inna sprawa, iż kluczowym polem faktury ustrukturyzowanej, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP adekwatnego identyfikatora, obsługa faktury w ramach KSeF nie będzie możliwa. Nie nazwa a numer NIP jest więc w ramach KSeF najważniejszym elementem. Nie zmienia to jednak faktu, iż na nazwę skróconą w fakturze ustrukturyzowanej zwyczajnie zabraknie miejsca.
