Praca zdalna w Kodeksie pracy – najważniejsze informacje, okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna w Kodeksie pracy – najważniejsze informacje

Praca w trybie zdalnym od kilku lat zyskuje jedynie na popularności, do czego z jednej strony przyczyniły się zmiany na globalnym rynku pracy, a z drugiej – pandemia koronawirusa oraz upowszechnienie się platform służących do porozumiewania się na odległość. Do 1 grudnia 2022 roku w Kodeksie pracy brakowało jednak definicji pracy zdalnej, mieliśmy natomiast do czynienia z pojęciem telepracy. Po ponad dwóch latach od wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego, dnia 7 kwietnia 2023 roku, weszły w życie przepisy dotyczące wykonywania pracy w trybie zdalnym, określające między innymi jej definicję, zasady wnioskowania o nią, a także prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców decydujących się na skorzystanie z takiej formy zatrudnienia.

Definicja pracy zdalnej w Kodeksie pracy

W artykule 67(18) ustawy Kodeks pracy czytamy, iż “praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”, a jej uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę bądź już w trakcie zatrudnienia.

Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w ustalonym przez niego regulaminie pracy, jeżeli jednak pracodawca takich zasad nie sprecyzował, pracownik może zawnioskować o możliwość wykonywania takiej pracy.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę

Pracodawca może polecić (nie uzgodnić z pracownikiem) wykonywanie tego rodzaju pracy w następujących okolicznościach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Należy jednak pamiętać, iż zgodnie z przepisami Kodeksu pracy takie polecenie będzie możliwe jedynie, jeżeli pracownik przed jego wydaniem złoży oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej) potwierdzające, iż posiada lokalowe i techniczne warunki do wykonywania przez niego pracy zdalnej. Pracodawca w każdej chwili może wnieść o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem i nakazać powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy.

§ 1. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia.

Art. 67(19) Kodeksu pracy

Praca zdalna na wniosek pracownika

Jeśli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje regulamin ani porozumienie dotyczące pracy tego rodzaju, pracownik może o nią zawnioskować. Taki wniosek co do zasady musi zostać uwzględniony, jeżeli został złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest: pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w ustawie „Za życiem”, pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy Prawo oświatowe.

Jeśli jednak wykonywanie pracy w formie zdalnej nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy, pracodawca może odmówić przyjęcia wniosku, ciąży na nim jednak obowiązek poinformowania go o przyczynie odmowy.

Obowiązki pracodawcy

Ustawodawca, w nowelizacji przepisów prawa pracy, szczegółowo odniósł się do obowiązków ciążących na pracodawcy w kontekście organizacji pracy zdalnej. Pracodawca jest więc zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym niezbędnych do pracy urządzeń technicznych,
• zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi, w tym niezbędnych do pracy urządzeń technicznych lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, albo porozumieniu,
• zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej umożliwiających wykonywanie tej pracy.

Zgodnie z przytoczonymi powyżej wymaganiami, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi świadczącemu pracę zdalną narzędzia (w tym telekomunikacyjne) niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Istnieje jednak także możliwość wykorzystywania podczas pracy z domu prywatnych narzędzi pracy, pod warunkiem ustalenia zasad ich wykorzystywania przez obie strony. W takim przypadku narzędzia te muszą spełniać wymogi BHP, zaś pracownikowi przysługuje ustalony z pracodawcą ekwiwalent pieniężny. Do ustalenia jego wysokości należy wziąć pod uwagę:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ich udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość i ceny materiałów wykorzystanych na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w § 3, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Art. 67(19) § 4 Kodeksu pracy

Ryczałt za pracę zdalną

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, albo porozumieniu. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca wskazując kwotę ryczałtu powinien ją uzasadnić, opierając się na wymienionych wyżej kryteriach. Brak szczegółowego doprecyzowania zasad obliczania wysokości ekwiwalentu czy ryczałtu za pracę zdalną może zrodzić ryzyko uznania przez organ podatkowy, iż świadczenia te są ukrytą formą wynagrodzenia (bez podatków i składek). Więcej o konsekwencjach błędnie naliczonych świadczeń za pracę zdalną przeczytasz w artykule >

Obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie BHP

Podobnie jak w przypadku wykonywania przez pracowników obowiązków na terenie zakładu pracy, pracodawca podlega przepisom zawartym w dziale dziesiątym Kodeksu pracy, tj. przepisom z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, jednak z wyłączeniem następujących obowiązków:

• organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp,
• dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego,
• dotyczących pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
• dotyczących urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej,
• dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
• zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

To na pracowniku ciąży w tym przypadku obowiązek zorganizowania swojego stanowiska pracy w sposób zgodny z wymaganiami ergonomicznymi. Rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika zdalnie nie ulega wszak zmianie pod wpływem miejsca pracy.

Jeśli chodzi o rozwiązania bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, ustawodawca wprowadził możliwość przeprowadzenia całości szkolenia wstępnego z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla osoby zatrudnionej na stanowisku administracyjno-biurowym w formie online, przy czym ukończenie takiego szkolenia musi być potwierdzone przez pracownika w postaci elektronicznej lub papierowej. W artykule 67(31) § 4 zostały wyszczególnione prace, które nie mogą być wykonywane w miejscu wskazanym przez pracownika. Należą do nich prace:

• szczególnie niebezpieczne,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujące intensywne brudzenie.

Do jednego z najistotniejszych obowiązków pracodawcy w zakresie BHP należy także ocena ryzyka zawodowego, która w przypadku pracy z użyciem środków komunikacji elektronicznej powinna przede wszystkim uwzględniać jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Pracodawca jest więc obowiązany do opracowania informacji zawierającej:

• zasady i sposoby adekwatnej organizacji stanowiska pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy,
• czynności, które należy wykonać po zrealizowaniu obowiązków na danym stanowisku,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracownik powinien potwierdzić fakt zapoznania się z informacjami zawartymi w ocenie ryzyka zawodowego w formie papierowej lub online. Warto także nadmienić, iż pracodawca może opracować ocenę ryzyka zawodowego oddzielnie dla różnych grup stanowisk.

Kontrola w miejscu świadczenia pracy – zadbaj o regulamin pracy

Nowe przepisy określają także prawa pracodawcy, do których należy przeprowadzenie kontroli w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych na odległość. Dotyczy to przede wszystkim przestrzegania wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych). Taką kontrolę należy przeprowadzić:

• w porozumieniu z pracownikiem,
• w miejscu i godzinach pracy pracownika.

Pracodawca powinien określić zasady przeprowadzania kontroli w porozumieniu lub regulaminie pracy, możliwym jest także zawarcie ich w poleceniu pracy zdalnej. Kontrola pracownika nie może naruszać prywatności podwładnego ani innych osób, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Powinna być także dostosowana do miejsca wykonywania obowiązków służbowych oraz jej rodzaju, a zasady te mogą także dotyczyć kontroli trzeźwości. W przypadku stwierdzenia uchybień pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w formie zdalnej. Wówczas pracownik będzie zobowiązany do rozpoczęcia pracy na terenie zakładu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Warto podkreślić, iż przepisy Kodeksu pracy dotyczące postępowania w razie wypadku przy pracy nie różnią się od kroków, które należy podjąć w razie wypadku przy pracy stacjonarnej. Ustawodawca w art. 67(31) Kp wskazuje, iż w przypadku pracy w miejscu wskazanym przez pracownika ooględzin miejsca wypadku dokonuje się w terminie z nim uzgodnionym, a w przypadku jego niedyspozycji – z innym domownikiem. jeżeli jednak okoliczności oraz przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości zespołu powypadkowego, może on zrezygnować z przeprowadzenia oględzin.

Praca zdalna okazjonalna – limit, wniosek, zasady ogólne

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzają także pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Jest to możliwość udzielenia pracownikowi 24 dni pracy tego rodzaju w danym roku kalendarzowym, przy czym pracodawca nie musi przychylić się do wniosku pracownika. Okazjonalna praca zdalna może być udzielona wyłącznie z inicjatywy pracownika oraz musi mieć charakter incydentalny, na przykład konieczność doraźnej opieki nad chorym domownikiem lub potrzeba załatwienia spraw osobistych. Właśnie ze względu na incydentalność tej formy pracy nie mają tu zastosowania zasady dotyczące organizacji materiałów i narzędzi technicznych do wykonywania pracy zdalnej oraz zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy w tej formie. Pracodawca nie jest też zobowiązany do określania zasad pracy na odległość w porozumieniu, regulaminie bądź poleceniu.

FAQ, czyli pytania i odpowiedzi o pracę zdalną i okazjonalną pracę zdalną

1. Komu przysługuje 24 dni pracy zdalnej?
   24 dni pracy zdalnej przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę, niezależnie od wymiaru czasu pracy. Mogą o niego wnioskować zarówno osoby zatrudnione na całość, jak i na część etatu, pracodawca nie jest jednak zobowiązany do uznania wniosku pracownika.
2. Kto może skorzystać z pracy zdalnej?
   Z takiej formy pracy może skorzystać każdy pracownik, który pracuje w miejscu umożliwiającym wykonywanie obowiązków służbowych na odległość oraz złoży oświadczenie, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Przejście na tryb zdalny jest ustalane w porozumieniu z pracodawcą podczas podpisywania umowy bądź w czasie jej trwania na wniosek pracownika bądź polecenie pracodawcy.
3. Czy pracodawca może odmówić 24 dni pracy zdalnej?
   Tak, pracodawca może odmówić pracownikowi skorzystania z 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Możliwość ta została wprowadzona do Kodeksu pracy jako pewnego rodzaju ukłon w stronę pracowników, którzy w uzasadnionych, wyjątkowych sytuacjach mogą wykonywać swoje obowiązki z miejsca innego niż zakład pracy, jednak pracodawca musi wyrazić na to zgodę.
4. Komu nie będzie można odmówić pracy zdalnej?
   Pracodawca nie może odmówić pracy w trybie zdalnym pracownicom w ciąży, pracownikom wychowującym dziecko do lat 4, a także pracownikom sprawującym opiekę nad osobą z niepełnosprawnością, będącym rodzicem dziecka z zaświadczeniem, o którym mowa w ustawie “Za życiem”, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w Prawie oświatowym.