Praca zdalna w kwietniu – na podstawie przepisów COVID-owych czy Kodeksu pracy? Komentarz prawniczki, Joanny Cur

Dnia 29.03.2023 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Rady Ministrów zmieniające rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego. Na mocy aktu Dziennik Ustaw 2023 poz. 598 stan zagrożenia epidemicznego, obowiązujący w Polsce od maja 2022 r., przedłużony został do 30 kwietnia 2023 r.

• Czy to oznacza, iż do końca kwietnia br. można pracować zdalnie na podstawie tzw. ustawy covidowej?
• Czy pracodawca, który skorzysta z polecenia pracy zdalnej w stanie zagrożenia epidemicznego na mocy art. 67(19) § 1 znowelizowanego Kodeksu pracy będzie zobowiązany do pokrycia kosztów świadczenia pracy zdalnej przez pracownika?

O komentarz poprosiłam prawniczkę Joannę Cur [LinkedIn], ekspertkę prawa pracy, która już 14 kwietnia poprowadzi szkolenie ze zmian w prawie pracy:

Polecenie pracy zdalnej wciąż w mocy!

Tak, potwierdzam – ze względu na przedłużenie stanu zagrożenia epidemicznego do 30 kwietnia 2023 r. pracodawcy będą mieli możliwość dalszego polecania pracy zdalnej (a więc będzie to polecenie, tak jak przez ostatnie 3 lata, a nie wniosek pracownika).

Czyli teoretycznie nic nie musimy zmieniać. Ale właśnie, teoretycznie, gdyż już 7 kwietnia 2023 r. wejdą do Kodeksu pracy, na stałe, nowe przepisy o pracy zdalnej. Co to oznacza?

Okazjonalna praca zdalna

Od 7 kwietnia pracownicy będą mogli składać wnioski o pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni). I pracodawca będzie mógł taki wniosek uwzględnić.

Praca zdalna okazjonalna nie wymaga regulacji regulaminowej, nie ma też tutaj wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu. Wymaga jednak od pracodawcy wypełnienia kilku ważnych formalności:

• uzgodnienia miejsca wykonywania pracy zdalnej,
• przekazania pracownikowi informacji dot. BHP,
• zapoznania pracownika z oceną ryzyka zawodowego,
• zapoznania pracownika z procedurą dot. ochrony danych osobowych,
• odebrania oświadczeń z tym związanych.

Wniosek o pracę zdalną pracownika uprzywilejowanego

Dodatkowo, skoro od 7 kwietnia 2023 wejdą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej (a przedłużenie stanu zagrożenia nie ma na tę datę wpływu), to pracodawcę może zalać fala wniosków o pracę zdalną od pracowników uprzywilejowanych.

I wtedy pojawia się pytanie: czy prawidłowym będzie odmówić takim pracownikom możliwości pracy zdalnej tylko z tego powodu, iż pracodawca stwierdzi “ja jeszcze nie wprowadzam pracy zdalnej po nowemu, mnie jeszcze obowiązuje specustawa”?

Wydaje się, iż na tak postawione pytanie powinna być odpowiedź odmowna. Czyli, iż pracodawca będzie musiał taki wniosek pracownika uprzywilejowanego uwzględnić, jeżeli tylko organizacja pracy i rodzaj pracy pozwalają na pracę zdalną. A wtedy trzeba będzie uzgodnić zasady pracy zdalnej z takim pracownikiem w porozumieniu indywidualnym. No i tutaj pojawia się kolejna wątpliwość – czy jest sens przygotowywania i podpisywania indywidualnych porozumień, skoro i tak przyjdzie taki dzień, iż pracodawca wprowadzi pracę zdalną w swojej organizacji wg nowych przepisów? Czy nie lepiej od razu pochylić się nad tematem i przygotować regulacje w postaci regulaminu pracy zdalnej? Tutaj każdy pracodawca powinen odpowiedzieć sobie sam na to pytanie.

Rekomenduję podejść do tematu kompleksowo – zrobić to raz, a nie pochylać się nad tematem indywidualnie, na fali kwietniowych wydarzeń (dla wniosków o pracę okazjonalną oraz dla wniosków pracowników uprzywilejowanych), by ponownie wykonywać to ćwiczenie po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego.

Jestem więc za tym, aby już teraz wprowadzić nowe regulacje i objąć kodeksową pracą zdalną tych, którzy do tej pory w tym trybie pracują. Tutaj warto zaznaczyć, iż przy regulaminie pracy zdalnej nie mamy wymogu, aby obowiązywał on dopiero po dwóch tygodniach od poinformowania pracowników o nowych regulacjach. A więc taki regulamin może wejść w życie od razu (oczywiście najwcześniej od 7 kwietnia 2023 r.).

Konsultacje z organizacją związkową

Warto też przypomnieć, iż jeżeli w danej firmie funkcjonuje organizacja związkowa to pracodawca zobowiązany jest, aby przeprowadzić z nią konsultacje i podpisać porozumienie. Przepisy nie regulują kiedy dokładnie powinny nastąpić te konsultacje, ważne jest jednak, iż jeżeli już w firmie się odbyły, to nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej będą mogły obowiązywać w firmie dopiero od 7 kwietnia. jeżeli w ciągu 30 dni nie dojdzie do uzgodnień pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową to pracodawca zobowiązany jest aby wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Pracodawca musi uwzględnić w nim te postanowienia, które zdążył wypracować ze związkami). Szykuje się gorący okres przedświąteczny…

Już 14 kwietnia 2023 r. zapraszamy na praktyczne szkolenie “Zmiany w prawie pracy 2023” podczas którego prawniczka Joanna Cur, uznana trenerka i ekspertka prawa pracy, ceniona przez społeczność profesjonalistów HR, omówi nie tylko pracę zdalną i kontrolę trzeźwości, ale również nowelizację Kodeksu pracy w zakresie przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.