Praca zdalna w pełnym wymiarze – co zrobić, gdy się nie sprawdza?

Decydując się na wdrożenie pracy zdalnej „po nowemu”, pracodawcy przyjmowali różne podejścia w kwestii liczby dopuszczalnych dni jej świadczenia. Część pracodawców od razu zdecydowała się na wdrożenie limitów, np. świadczenie pracy zdalnej maksymalnie dwa razy w tygodniu, jednak w części zakładów wyjściowo dopuszczono pracę zdalną w pełnym wymiarze czasu pracy.

Po upływie niemal pół roku od wejścia w życie przepisów, pracodawcy dokonują pierwszych podsumowań wdrożonych rozwiązań. Wielu z nich stwierdza, iż praca zdalna w pełnym wymiarze nie sprawdziła się z różnych względów – wpłynęła negatywnie na relacje w zespołach, niekiedy na efektywność lub wydajność pracowników. W innych sytuacjach ograniczenie wyjściowego wymiaru pracy zdalnej podyktowane jest zaleceniami centrali.

Wyjaśniamy, jak najbezpieczniej wprowadzić zmiany w dopuszczalnej liczbie dni świadczenia pracy zdalnej.

Zmiana regulaminu / porozumienia ze związkami zawodowymi, regulującego pracę zdalną

Jeżeli dotychczasowy regulamin / porozumienie nie przewidywały maksymalnego dopuszczalnego limitu wykonywania pracy zdalnej, optymalnym działaniem może być zmiana w dokumencie oraz wprowadzenie takiego limitu – ograniczy to liczbę składanych wniosków o pracę zdalną w wymiarze przekraczającym go.

Zmiana powinna zostać przeprowadzona w takim samym trybie jak zawarcie porozumienia / wdrożenie regulaminu – konieczna jest kooperacja ze związkami zawodowymi lub konsultacja z przedstawicielami pracowników.

Trudności w przypadku pracowników świadczących pracę zdalną w wymiarze przekraczającym nowy limit

Przepisy nie regulują wprost, jak zmniejszyć wymiar pracy zdalnej pracownikom, którzy świadczyli ją wcześniej w wymiarze większym niż dopuszczalny przez nowy regulamin / porozumienie.

Najbezpieczniej posłużyć się przepisem, zgodnie z którym każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia termin ten wynosi 30 dni. Następnie pracownik, któremu wypowiedziano możliwość pracy zdalnej powinien złożyć nowy wniosek o pracę zdalną w dopuszczalnym wymiarze.

Dla większości pracodawców, a szczególnie tych największych, może to być jednak rozwiązanie niepraktyczne pod względem biznesowym. Z kolei inne opcje, wymagające mniejszego zaangażowania działu HR, są obarczone pewnym ryzykiem.

Kluczowe jest adekwatne zakomunikowanie zmiany limitu pracy zdalnej

Zmniejszenie dopuszczalnego limitu dni pracy zdalnej jest zmianą, która może zostać negatywnie przyjęta przez pracowników. Aby ograniczyć niezadowolenie załogi, warto w jasny sposób wyjaśnić jej przyczynę. Wprowadzając nowy limit, trzeba też pamiętać o zachowaniu zasady równego traktowania.

Kiedy nie można zastosować opisanych rozwiązań?

Powyższe informacje dotyczą modyfikacji zasad pracy zdalnej ustanowionych w trakcie zatrudnienia – nie stosuje się ich podczas uzgadniania wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę (w takim przypadku konieczne jest wypowiedzenie zmieniające).