Praca zdalna w praktyce wciąż rodzi problemy

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe regulacje o wykonywaniu obowiązków na odległość. To efekt nowelizacji kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 6 lutego 2023 r. poz. 240). Uchyliła ona przepisy o telepracy. Zamiast nich w kodeksie pojawiła się praca zdalna oraz związane z nią obowiązki.

Okazuje się, iż nowe regulacje są kłopotliwe dla biznesu. Tak wynika z raportu firmy doradczej Grant Thornton. Z jej ustaleń wynika, iż od momentu wprowadzenia pracy zdalnej inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) zdążyli przeprowadzić 248 kontroli, czy pracodawcy wdrożyli jak należy nowe regulacje. Aż w 149 przypadkach (czyli w 60 proc.) stwierdzono nieprawidłowości. Brak uchybień inspektorzy odnotowali podczas 99 kontroli (40 proc.).

Wiele ze wskazanych uchybień odnosi się do niewypełnienia obowiązków informacyjnych. Odnotowano także przypadki nieodebrania oświadczeń od pracowników m.in. dotyczących bhp. Naruszano też obowiązek pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Katarzyna Wilczyk, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski, wskazuje, iż zgodnie z przepisami pracodawca powinien poinformować zdalnego pracownika o: jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się jego stanowisko, a także o osobie lub organie odpowiedzialnym za współpracę z nim oraz o podmiotach upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania obowiązków na odległość.

– Forma przekazania informacji zależy od sposobu uzgodnienia pracy zdalnej. o ile dzieje się to przy zawarciu umowy o pracę, to powyższe kwestie powinny zostać wskazane w dodatkowym dokumencie, o którym mowa w art. 29 § 3 kodeksu pracy.

Jeśli natomiast uzgadniamy pracę zdalną w trakcie zatrudnienia lub wykonywana, jest ona na polecenie pracodawcy, to firma przekazuje takie informacje najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika zadań w nowej formie – wyjaśnia ekspertka.

Przepisy obligują również do zebrania od pracowników określonych oświadczeń z zakresu bhp.

Jak tłumaczy mec. Wilczyk, chodzi o oświadczenie pracownika zawierające potwierdzenie, iż na stanowisku pracy zdalnej w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Ponadto od zatrudnionego należy odebrać inny dokument. Chodzi o oświadczenie o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego, informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie do ich przestrzegania.

– Obydwa dokumenty muszą zostać złożone przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej. Mogą mieć postać papierową lub elektroniczną – wskazuje mec. Katarzyna Wilczyk.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie pracownikowi kosztów związanych z taką organizacją pracy.

– Ich zwrot, a także ekwiwalent mogą być zastąpione ryczałtem. Jest to najczęstsza praktyka wśród firm. Ustalenie kwoty ryczałtu jest bowiem zdecydowanie prostsze niż regularne rozliczanie się z faktycznie poniesionych wydatków. Nie dotyczy to pracy zdalnej okazjonalnej – dodaje prawniczka.