Praca zdalna z zagranicy, ale składki w kraju – nowe porozumienie ramowe UE

Od 1 lipca 2023 r. osoba, która pracuje zdalnie w państwie innym niż siedziba jej pracodawcy w wymiarze do 50% całkowitego czasu pracy, może dalej podlegać pod ubezpieczenia społeczne w kraju „macierzystym”.

Nowe porozumienie ramowe UE dotyczące ubezpieczeń społecznych

Pandemia COVID-19 spopularyzowała pracę zdalną, również z zagranicy, a wiele osób wciąż pracuje w tym trybie. Między innymi dlatego organy UE opracowały porozumienie ramowe dotyczące właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych osób wykonujących pracę zdalną z państwa członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii, innego niż państwa, w którym znajduje się siedziba pracodawcy.

Polska podpisała je 29 czerwca 2023 r., a nowe przepisy weszły w życie już 1 lipca.

Praca zdalna z zagranicy – co się zmienia?

Dotychczas, zgodnie z przepisami dotyczącymi koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych, w przypadku wykonywania pracy w dwóch (lub kilku) państwach członkowskich – adekwatnym systemem ubezpieczeń jest ten obowiązujący w państwie zamieszkania. Musiała być tam jedynie wykonywana tzw. znaczna część pracy (powyżej 25%).

Oznacza to, iż wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy często skutkowało zmianą adekwatności systemu ubezpieczeń – z „macierzystego” na system państwa, z którego świadczona jest praca zdalna.

Porozumienie umożliwia utrzymanie adekwatności systemu ubezpieczeniowego państwa „macierzystego” (siedziby pracodawcy), pomimo wykonywania znacznej części pracy w państwie zamieszkania (zagranicą). Tym samym, po spełnieniu odpowiednich warunków, porozumienie umożliwia zastosowanie wyjątku od zasad ogólnych przy wykonywaniu pracy zdalnej w dwóch lub kilku krajach członkowskich.

Z perspektywy pracowników oraz pracodawców to pozytywne zmiany! Pracownicy będą mogli wykonywać pracę zdalną z terytorium miejsca zamieszkania w wymiarze do 50% czasu pracy, bez ryzyka podlegania pod ubezpieczenia społeczne w kraju zamieszkania.

Kogo dotyczą nowe regulacje?

Zmiany objęły pracowników firm z siedzibą w jednym państwie członkowskim, którzy zamieszkują oraz pracują zdalnie w innym państwie. Transgraniczna praca zdalna musi jednak wynieść co najmniej 25% i nie więcej niż 50% całkowitego czasu pracy.

Przykładowo, o ile pracownik zatrudniony u pracodawcy z siedzibą na terytorium Polski postanowił zamieszkać w Hiszpanii i częściowo pracować stamtąd zdalnie (do 50% całkowitego czasu pracy), będzie mógł być wciąż objęty polskim ustawodawstwem.

Co istotne, porozumienie ramowe może mieć zastosowanie, o ile oba państwa – kraju zamieszkania oraz siedziby pracodawcy – są jego sygnatariuszami.

Aktualnie do porozumienia przystąpiły: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Hiszpania, Holandia, Lichtenstein, Luksemburg, Malta, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Słowacja, Szwajcaria, Szwecja.

Wniosek o objęcie nowymi regulacjami

Zastosowanie nowych przepisów wymaga złożenia wniosku o wydanie certyfikatu A1 do instytucji zabezpieczenia społecznego, adekwatnej dla siedziby pracodawcy. Z wnioskiem może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca. Po rozpatrzeniu wniosku, organ ubezpieczenia społecznego, może wydać zaświadczenie potwierdzające adekwatność danego systemu ubezpieczeń maksymalnie na okres 3 lat.

Zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aby zawnioskować o wydanie zaświadczenia A1 na podstawie porozumienia ramowego, należy złożyć wniosek US-36 i jako powód wskazać „Inny”. Następnie jako podstawę wniosku wpisać: „porozumienie ramowe w sprawie telepracy” oraz podać informację o wymiarze pracy zdalnej w kraju zamieszkania oraz ewentualnej innej aktywności tam wykonywanej. Zaleca się także załączenie umowy, z której wynika wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy oraz ewentualnie inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy w deklarowanym wymiarze.

W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczania pracy zdalnej wykonywanych przez pracowników z zagranicy, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem.